利用word邮件合并批量导入照片

利用 word 邮件合并批量导入照片文章类型：办公技能张辛：办公技能专家微软视窗应用技能专家，微软授权视图应用学习中心（MLC）认证讲师，微 软认证技术专家（MCP），微软认证讲师（MCT），微软中国新品巡展特约讲 师，微软中国 Office 2007 增值服务精英讲师，专注于微软视窗应用系统、终 端用户技能等方面的培训服务。以其幽默的授课方式及其高度责任感收到客 户广泛赞许，现为嘉为 IT 培训学院专职培训讲师和咨询顾问。【摘要】“邮件合并”是 Word 的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。【正文】一、素材准备一、素材准备首先要有员工照片。我们建立一个员工信息的文件夹，将所有员工照片放在里面，照片以员工姓名命名。建立一个 Excel 表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg”，很容易就搞定了。在 word 中创建一个工作证的模版文件，如图所示。将照片、Excel 员工信息表、Word 模版文件都放在“员工信息”文件夹下。二、利用二、利用 WORDWORD 邮件合并制作工作证件邮件合并制作工作证件1. 链接数据源将 word 模版和 Excel 信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。打开选取数据对话框，在硬盘上找到 Excel 员工信息表，选择打开。确认数据源是“OLE DB 数据库文件”。在打开的数据源中选择 sheet1 表格。此时，word 模版和 Excel 信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。2. 插入合并域将 Excel 信息表中数据导入到 Word 模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到 Word 员工卡模版相应的位置。3. 批量插入照片接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。源文件的最终效果如下图所示。此时照片控件与 Excel 表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按 alt+F9 切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9 再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。4. 查看合并效果最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。这时候会出现一个新的 WORD 文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按 F9 刷新，这时候就已经成功了。但是我们发现两个问题：（1）照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？（2）比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？下面我们来解决这两个问题。三、后期调整三、后期调整1. 调整邮件合并文档的图片大小很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按 F9 刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。2. 选择邮件合并的文档类型回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。（注：该操作一定要在最初的主文档主文档中进行）此时合并文档的效果如下图：注：后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：（1）设置文档类型为“目录”。（2）链接数据源（3）插入合并域及照片域（4）调整照片大小（5）完成合并，查看合并效果