浅析档案信息资源的开发利用

1浅析档案信息资源的开发利用摘要:档案信息作为一种重要的资源,对其开发利用不仅是社会发展的要求,也是档案工作服务社会的必然选择。本文从档案信息资源开发利用的含义、档案信息资源开发利用存在的问题及对策三个方面进行了论述。 关键词:档案信息 资源开发 利用 档案信息作为一种资源已成为共识,开发档案信息资源,服务和谐社会已成为档案工作的一个中心课题,这是信息时代的要求,也是档案事业发展的必然结果。 一、档案信息资源开发利用的含义 1.信息资源 信息资源是经过人类选取、组织、序化的有用信息的集合。信息资源是信息的一部分,是信息世界中与人类需求相关的信息,信息资源是可利用的信息,是当前生产力和研究水平下人类所开发与组织的信息;信息资源是通过人类的参与而获取的信息,人类的参与在信息资源的形成过程中具有重要作用,特别是人类步入信息时代,科学的进步、社会的繁荣已离不开信息,信息资源的贫富状况和开发利用程度已成为衡量一个国家或地区文明水平的标准,是检验其经济、文化、科技乃至综合国力的重要指标。因此,重视与加强信息资源建设已成为人类的共识。 2.档案信息资源开发利用 档案信息资源的开发利用就是在档案工作领域运用现代信息技术采集、处理、传递和使用信息资源,提升档案工作质量的过程。顾名思义,档案信息资源的开发利用,包括开发和利用两个方面。开发的任务是生成有用信息,通过信息的生产来2确保信息的供给。利用是实现信息的价值,确保信息能够在各项活动中发挥作用,形成效益。可以说,档案信息资源开发是基础,利用是目的,二者互为因果,相辅相成。在信息技术快速发展、档案信息化程度日益提高的形势下,档案信息资源开发利用又呈现出许多新的特点:一是技术含量高,工作程序复杂,信息资源从感知、收集到加工处理和传输交换,需要复杂的技术手段;二是信息种类多,工作量浩大,随着知识的爆炸性增长,海量信息会造成工作量无限地扩大,无论是处理文书档案数据还是科技、专门档案数据,都是一项长期、复杂的系统工程。 二、档案信息资源开发利用存在的主要问题 随着档案信息化建设的快速起步和不断深入,档案信息资源开发利用逐步得到各级档案部门的重视。但是,档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滞后,是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节,在一定程度上造成了“有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享”的现象。总体感到,存在以下四个方面的问题。 1.“重硬轻软、重建轻用”的思想认识偏差 档案信息资源开发利用之所以滞后于档案信息化建设,主要还是思想认识问题。特别是“重硬轻软”思想比较突出,“重建轻用”问题十分普遍。近些年来,档案部门自行开发建设的信息系统,硬件档次越来越高,但相应的应用软件没有跟上,使已建硬件设施效能得不到充分发挥,使得档案信息资源的开发利用没有依托。 2.信息基础设施建设发展不够平衡 档案信息基础设施主要包括档案信息网络管理系统、数据库、信息安全防护设备等等。这些方面发展的不平衡,直接导致档案信息资源开发利用受到了诸多限制。33.标准体系尚未全面建立 档案信息资源的开发必须在统一的技术体制和标准下进行,这是实现档案信息资源利用和共享的基础。由于档案信息资源开发利用缺乏相对统一的标准,加上开发方法不统一,档案信息资源开发利用存在着规范性和惟一性不强、各自为政等问题,没有很好地依据标准进行数据源建设,使人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍、不失真地进行沟通和交换信息,档案信息资源在互连、互通、互操作方面存在明显问题,直接影响其作用的发挥。 4.信息安全防护存在隐患 在信息化程度不断提高的今天,信息安全是国家安全的重要组成部分,也是档案信息资源开发利用的首要问题。从实际情况看,核心硬件、软件和技术主要依赖进口,严重影响了档案信息化建设的质量与安全,直接导致在档案信息资源的开发利用中“有网不敢用、不放心”,给开发利用的深入发展带来了很大困难。 三、档案信息资源开发利用的对策 积极推进档案信息资源开发利用既是档案信息化建设的客观要求,也是提升档案服务能力的需要。依据档案信息化建设的发展大势,应重点做好以下四个方面的工作。 1.更新观念,提高认识 在档案信息化建设中,没有信息资源的开发利用,信息化建设就等于无源之水、无本之木;信息设施离开信息资源,就不会有存在的价值。只有把档案信息资源通过完善的信息系统和信息网络进行高效互通、有效交链,才能达成信息共享,从而提高档案利用水平。因此,在推进档案信息资源开发利用中,必须确立三个观念:一4是“信息制胜”的观念。切实认清信息就是战斗力,信息资源就是最重要的战争资源,把档案信息资源开发利用置于提高打赢能力的战略高度,抓好全面落实工作。二是“信息共享”的观念。信息的最大优势就是便于共享,只有在充分共享中才能发挥最大效益。但在档案工作的传统观念中,条块分割、自成体系的做法,是不能适应档案信息资源开发利用工作的。只有树立“信息共享”的观念,才会以统一的标准格式开发信息,才能积极主动地建立信息交换协调机制,把不同档案部门档案信息资源开发利用统一起来,充分发挥整体优势,尽快提高档案信息资源开发利用的工作效益。三是“需求牵引”的观念。档案信息化建设的首要问题是搞清需求、明确方向。档案信息资源开发利用更是如此,信息资源的内容、格式、存储方式、传输流程都需要需求的牵引。需求不清是档案信息化建设的薄弱环节,也是档案信息资源开发利用的薄弱环节。必须把需求论证放在重要位置,建立稳定的需求研究队伍,加强各档案部门信息资源开发利用总体需求的论证,特别是在量化、细化、具体化上下功夫,提高需求的可操作性和指导性,确保档案信息资源开发利用工作能够有正确的目标、明确的方向。 2.统一规划,分步实施 档案信息资源开发利用是个庞大的系统工程,必须要在统一的规划和组织下,才能形成合力,加快发展。首先要坚持自上而下的原则,搞好顶层设计,打牢发展基础。顶层设计最为重要的是要有信息资源的宏观规划,各个档案部门要在上级的统一规划下,确定自己的信息资源开发利用框架。同时,要制定档案信息资源开发利用的法规和标准,明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任,明确协调共享机制,确定数据格式和接口规范,保证各部门的档案信息资源开发利用工作是在统一规划和标准下进行的,为信息系统的综合集成,打下坚实的基础。 53.加强力量,完善机制 档案信息资源开发利用在信息化建设中的突出地位,要求我们必须加强力量,加大投入,加速档案信息资源开发利用的发展。首先要承认档案信息资源开发利用的价值和工作量,舍得投入。要增加档案信息资源开发利用作为各单位信息化建设或日常工作的经费,保证档案信息资源开发利用工作的顺利开展,保证数据工程建设能够尽快起步、顺利实施。其次,要增加一定数量的信息资源开发利用专职人员。尽管档案信息资源开发利用贯穿到档案工作的方方面面,不同单位、不同业务部门的人员都有职责参与到这项工作中,但信息录入、整理、分析和处理工作量大,需要人员多,必须有一定数量的专职人员从事这项工作。在经费、人员落实之后,最为重要的就是建立机制。档案信息资源开发利用工作重点要建立三项机制:一是数据更新机制,要不断更新数据库,确保提供给用户的是最新、最准确的数据;二是数据共享机制,要站在全局的高度,制定规章制度,建立日常的信息交换机制,公共信息资源必须全面共享,专用信息资源必须在一定范围内共享,用严格的制度来避免各单位信息封锁、难以互通的现象发生;三是日常应用机制,开发的档案信息资源只有在应用中才能发挥作用,要鼓励各档案部门用新的手段来研究问题、处理工作,要深入推广网上作业、无纸化办公、智能化管理等工作方式,使档案信息资源开发利用工作在实际应用中,不断完善,良性发展。 4.确保安全,提高效益 安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证,没有安全,档案信息资源就不可能发挥效益,甚至是反面效益。但是,共享和安全保密又是一对不可回避的矛盾。首先,档案信息资源开发利用的根本是实现信息资源共享,信息资源得不到有效共享就体现不出档案信息资源开发利用的价值和信息系统的服务效益,因此,档案信息化建设必须要一体化建设,真正达到系统互连、互通、互操作。但是,共享又在一6定程度上给安全保密造成了隐患,给自己方便的同时,也可能给敌人提供了可乘之机。必须强化安全保密意识,要确保档案信息资源在安全保密的前提下发挥效益;要强化档案信息资源安全保密的监督管理;要切实落实数据加密、加强防火墙等安全保密措施,严格管理制度,做到防患于未然;要加强对自主知识产权设备的应用,提高信息安全保密的主动权。总之,我们要采取一切措施确保档案信息资源开发利用的安全可靠,确保在安全保密的前提下提高档案信息资源开发利用的效益。