印章管理指引

印章管理指引1. 目的 1.1 强化公司印章管理，规范公司印章的使用、保管、刻制、停用和销毁，确保用章无误，合理提高用章效率，维护印章的严肃性与权威性。2. 适用范围2.1 适用范围：本制度适用于区域公司公章、部门印章、业务专用章、法人章的使用与管理。3. 术语和定义3.1 公章:指公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。3.2 部门印章：刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。3.3 业务专用章:指对外代表和行使公司某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、报关专用章等。3.4 法人章：指刻有公司法定代表人姓名并具有法人效应的法人专用章。4. 职责4.1 人力行政部4.1.1 根据公司需要，确定公司印章的种类、数量及使用范围；4.1.2 负责印章的刻制、停用、销毁处理；4.1.3 制定公司印章管理规章制度；4.2 资金管理部4.2.1 负责公司公章和业务专用章（财务专用章除外）用印和保管；4.2.2 严格审查并核对用印审批手续，对不合手续或不合规定的用印，以及不正当的用印有权拒绝。4.2.3 完整保存盖章审批表，直接提取重要盖章资料原件（或复印件）如承诺书、对外函件、合同、结算书等资料交档案室存档；4.3 财务管理部4.3.1 负责财务专用章的刻制、停用、销毁处理；4.3.2 负责财务专用章用印和保管。4.4 申请用印部门4.4.1 部门经办人按公司要求备齐盖章文件并完整填写审批表（表单）；4.4.2 部门负责人核实盖章文件事由和内容，无异议后按公司程序办理相应用章手续。4.5 分管领导4.5.1 根据职责权限审查文件并签署意见。4.6 区域总经理/总裁4.6.1 根据职责权限签署批准意见。5. 印章管理原则5.1 确保印章安全：设立独立的印章室。公章必须存放于保险柜内妥善保管，使用完毕必须立即锁入柜内，防止被滥用或盗用，确保印章安全。如有遗失，必须及时向公司报告，并到对应公安部门报备。部门印章也须锁入柜内保管。5.2 坚持用印原则：印章管理员必须有高度的原则性，严格按照集团印章管理制度及有关办法用印。如遇制度规定外的特殊情况，必须书面或电话请示具有审批权的公司领导，不允许出现公司规定权限以外的非正常用印。5.3 规范使用印章：涉及印章管理每一个环节必须规范有序。6. 印章管理制度6.1 分级保管制度6.1.1 公司对印章采取分级保管的办法，集团系统各公司公章由资金管理部印章管理员管理，法人代表私章、财务专用章由财务管理部管理，部门业务专用章由各中心、部门指定印章管理员妥善保管。6.1.2 印章管理人员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上签名，交接单须存档处理。6.1.3 遗失印章，须填写印章刻制销毁申请表，并呈公司领导批准，签批遗失处理意见及处罚办法。遗失公章和法人代表私章都必须到公安部门报备。6.2 用印审批制度6.2.1 所有印章用印，都必须严格执行印章管理相关办法，按照公司现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，须以董事长书面签署的意见为准。6.2.2 印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责任人均已签字确认才能用印。6.2.3 用印审批权限表详见附件一。6.3 使用登记制度6.3.1 印章工作有关表格均按照公司统一制表规范使用。6.3.2 用印前，印章管理员必须认真检查用印文书有否进行登记及登记内容是否完整，包括：用印日期、用印申请人、用印份数、用印类别、用印事由、审批人等，确认无误后方可用印。6.3.3 部门自行保管的各类业务章也须严格履行登记审批手续。7. 用印程序7.1 盖章文件准备7.1.1 文件完备，字迹清晰、正确，不得有涂改，不得用传真件、空白件；7.1.2 两页以上文件要求装订完好且标注页码；7.1.3 重要文件如承诺函、合同、结算书要求份数准备充足，包含一份存档；7.1.4 复杂资料，要求铅笔标注盖章位置；7.1.5 完整填写审批表，注明经办事由、文件名称、份数、用章类别。7.2 文件盖章审批流程7.2.1 经办人准备好盖章件后报本部负责人审核，以核实盖章事由及审核其文件内容，无异议后正式报批；7.2.2 各审核环节时限为2小时完成，批准环节为0.5个工作日,盖章环节为0.5个工作(仅限符合要求的文件)；7.2.3 各类文件资料报批流程权限表见附件一；7.2.4 交印章管理员核准用印并登记。印章管理员审阅核实用印内容与公司领导批示意见是否相符；在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。8. 用印要求8.1 基本管理规定8.1.1 任何部门在启用印章前，均需办理领取手续，填写印章领取登记表，接受相应的责权告知。8.1.2 所有与印章有关的业务，如印章刻制、领取、换发、使用、携带出外、废止等，均须到印章室领取公司制定的统一表格。8.1.3 印章室应严格管理，非本公司人员严禁进入印章管理室。如确因工作需要，须由经办部门人员陪同。8.1.4 用印前必须履行用印程序，且立项审批环节完备。申请使用的印章必须与文件、材料的落款名称一致，不符者不得用印。8.1.5 印章管理员严禁违规使用印章。凡违规使用印章的，一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它任何形式的纠纷，均由违规使用印章者承担全部法律责任。同时，公司将视其情节轻重，给予相应的行政或经济处罚，触犯法律的移送司法机关处理。8.2 用印事项要求8.2.1 用印申请人须认真、详细填写印章使用审批表里的各项内容，字迹工整，而且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。8.2.2 同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝“一次审批，重复使用”的投机行为。8.2.3 若遇情况紧急，相关审批人不在时，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。8.2.4 用印后，该印章使用审批表作为用印凭据，由印章管理人员留存，定期整理后交档案室存档，任何人严禁私自涂改、篡改、损坏或者撕毁原始记录。8.2.5 员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核，并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关董事局领导同意后方可用印。8.3 有关业务要求8.3.1 使用公司证照复印件需加盖公章时，必须写明用途，且印章须骑压公司名称。8.3.2 复印件与原件相符的文件，只要注明用途（政府部门等有特别要求的除外），报本部门负责人签字确认即可用印。8.3.3 涉及合同类用印，须仔细核对合同文本五大关键要素：1) 甲乙双方名称是否与审批表内填写内容完全一致；2) 合同文本金额是否与审批表内合同金额完全一致；3) 该合同审批是否符合最新管理权限要求；4) 合同审核流程是否完备，最终审批人是否都已经签署明确的“同意”意见；5) 合同文本落款处必须由立项部门负责人或者公司董事长签名，并核对签订日期是否填写。8.3.4 公司原则上不允许在空白证明、介绍信等凭证或便笺上加盖印章。特殊使用情况必须经公司总经理批准，并指定用途，规定有效期限，方可用章，在有条件的情况下需要将盖有印章的空白签中填写的内容复印交回印章管理人备查。没用完的及时送还公章保管人，并在审批表上注明，申请人签字确认。8.3.5 携公章外出工作规定：1) 公司印章一般不得携带外出使用。如遇特殊情况，确需携带外出，由需求部门提出申请(填写审批单),经部门分管领导审核,区域总经理批准后由至少两人共同携带使用，原则上印章保管人须亲自至现场监印。2) 如经董事长同意，由其他部门人员自行携印章外出用印的，印章管理员须封装后交给带章人。用章部门必须有两人同时在场，用印时当众拆封。用印完毕，现场封装，两人均须在印章封装口处签名确认。归还时，印章管理员须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。若借用印章超出预计归还的时间，则应注明延迟的原因。3) 凡借用印章外出用印，均须严格按照印章借用审批表上所填事项规范用印。如遇超出申请范围以内的事项，均须电话请示该事项有审批权的审批人，事后须及时补办手续。否则，一律视作越权用印，一经查实严肃处理。9. 用印标准9.1 印章保管人对文件内容和印章审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；9.2 签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则；9.3 除特殊规定外，一律用朱红印泥。9.4 印章一般盖于公司名称、部门名称的中部，印泥要匀，落印要稳，确保印迹端正清晰，不漏盖、不多盖。印痕骑压年月。9.5 介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。9.6 一页以上重要文件必要时应盖骑缝印。9.7 重要用印资料收档9.7.1 承诺书、对外函件、合同、结算书在盖章完成后直接提取一份归档；9.7.2 用章审批表按月度整理成册并编制资料目录交档案室归档。10. 印章刻制、停用、销毁10.1 下列情况之下,需办理印章刻制:10.1.1 新成立公司；10.1.2 印章遗失或被盗；10.1.3 印章破损,影响使用；10.1.4 公司信息变更，印章更换；10.2 刻制、停用、销毁印章申请办理程序10.2.1 由印章保管部门根据事由提出申请(填写印章刻制销毁申请表)；10.2.2 部门分管领导审核；10.2.3 区域总经理/总裁审核/审批（依公司权责文件）；10.2.4 公司批准后,由印章保管部门根据国家规定在当地管理机关办理刻章或注销手续。10.3 停用或废止印章由总经理办公室在获准当日统一公告各单位。废止印章（当地公安部门收回的除外）交由档案室封存三年，然后按照档案管理指引中的相关销毁规定进行处理。11. 印章管理处罚规定11.1 对于印章管理人员11.1.1 印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，无论是在印章室内使用还是携印章外出工作，如果是因人为保管不当、责任意识不强导致遗失印章，每次扣罚印章管理员或携章外出的临时印章保管员当季奖金40%。11.1.2 用印须严格执行公司各类管理文件的规定，未执行审批流程或者流程未执行完毕便用印，按公司失职问责处理。11.1.3 坚持原则是印章管理工作的关键，任何因迫于压力、原则性不强导致的错误用印，按公司失职问责处理。11.1.4 明知违规而用印。明知相关手续不齐全却仍然违规用印，造成工作失误，每次扣罚当季奖金500元，情节严重的一律予以辞退。11.1.5 公司下发的最新文件是印章管理的工作准绳，没有及时、认真和深入学习，不了解审批权限又没有积极求证便胡乱用印，导致出现工作失误，按公司失职问责处理。11.1.6 不负责任而用印。印章管理员在核准用印时，没有仔细核对用印文书名称、涉及金额与审批表是否完全一致，盲目用印导致用印失误，按公司失职问责处理。11.1.7 印章管理工作的各类原始审批记录均须存档保管，擅自涂改、篡改、损坏、撕毁印章工作各类用表，每次扣罚当季奖金300-1000元，情节严重的给予降职降薪处理。11.1.8 使用印章须谨慎严格规范，因粗心大意导致印章错盖，每次扣罚当季奖金200元。11.2 对于公司其他员工