合同及信息管理的内容、手段和措施

合同及信息管理的内容、手段和措施工程项目的实施过程实质上是项目相关的各个合同的执行过程。要保证项目正常、按计划、高效率地实施，必须正确地执行各个合同。按照法律和工程惯例，业主的项目管理者负责各个相关合同的管理和协调，并承担由于协调失误而造成的损失责任。如市政承包商、安装承包商、供应商都与业主签订合同，由于供应商不能及时交付设备，造成工程的推迟，这时就会有可能引起承包商向业主索赔。所以在现场需委托专人来负责各个合同的协调和控制。 工程合同是经济合同的一种，它将工程中的技术、经济、法律三方面有机的结合，并以合同的形式加以固定。在项目实施过程中各方将依据合同进行工作。投标人认为合同管理的关键在于如何选用合适的合同形式及发包方式，以减少今后施工中的争议，并利用合同对工程项目的质量目标、进度目标、成本目标加以控制。同时在发生争议时，如何运用合同条款解决争端，以保证工程项目目标的实现。 监理工程师应采取预先分析、调查的方法经常跟踪合同执行情况和施工中的问题，及时通过监理通知督促和纠正承包商不符合合同约定的行为和提前向承包商发出预示，防止偏离合同约定事件的发生。1 合同信息管理内容（1）建立项目合同体系、合同目录、编码和档案；（2）对合同中各类条款进行研究和解释，提出合同的缺陷和弱点以发现和提出需要解决的问题，并提出相应措施；（3）根据监理合同的要求，对工程承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同双方的争议进行调解和处理，以保证合同的依法签订和全面履行；（4）对合同履行进行监督检查并合同后评估。2 合同信息管理原则（1）专业监理工程师应采取预先分析、调查的方法，并经常跟踪合同的执行情况及时发现施工中出现的问题,对可能出现的问题应提前向建设单位和承包单位发出预示，防止偏离合同约定的事件发生；（2）通过监理工程师通知单督促和纠正承包单位履约过程中不符合合同约定的行为。3 合同信息管理主要工作手段3.1合同管理主要工作手段（1）合同分析：对各类合同条款进行分门别类的认真研究和解释，提出合同的缺陷和弱点，以发现和提出需要解决的问题。同时，更重要的是对引起合同变化的事件进行分析研究，以便采取相应措施。（2）建立合同目录、编码和档案。（3）合同履行的监督检查。（4）做好索赔管理。3.2信息管理主要工作手段方法作用建立信息的编码系统1、可以为事物提供一个精炼而不含混的记号2、可以提高数据处理的效率明确信息流程可以反映工程项目建设中各参加部门、各单位间的关系制定信息采集制度所收集原始资料的全面性和可靠性直接关系到信息管理工作的质量好坏利用高效的信息处理手段来处理信息供监理工程师作规划和决策，以对项目的投资、进度、质量三大目标进行控制4 合同信息管理措施4.1合同管理的措施（1）拟订本工程项目合同体系及合同管理制度，包括合同草案的拟订、会签、协商、修改、审批、签署、保管等工作制度及流程；（2）协助业主拟订项目的各类合同条款，并参与各类合同的商谈；（3）对合同执行情况的进行分析和跟踪管理；（4）协助业主处理与项目有关的索赔事宜，调解合同纠纷。4.2信息管理的措施信息管理是进行目标控制的基础,专业监理工程师要把所有的信息进行收集、处理、储存、并传递给相应的监理人员进行应用,成为监理工作的依据。5 施工合同管理的其它工作管理规定一、工程暂停及复工1、总监理工程师有权根据施工合同及委托监理合同规定签发工程暂停令。2、工程暂停令在发生下列情况之一时签发：2.1业主要求暂停，且总监理工程师也认为工程需要暂停施工；2.2为了保证工程质量而需要进行停工处理；2.3施工出现了安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐患；2.4发生了必须暂停施工的紧急事件；2.5承包商未经许可擅自施工，或拒绝监理机构管理。3、当总监理工程师签发工程暂停令后，在签发复工令前，承包商擅自施工，总监理工程师应再次签发工程暂停令，并采取进一步措施保证项目施工和监理的正常秩序。4、总监理工程师在签发工程暂停令时应根据停工原因的影响范围和程度确定工程项目停工范围。5、总监理是因非承包商原因签发工程暂停令之前，应就有关工期及费用等事宜与承包商进行协商，监理机构并应如实记录所发生的实际情况。6、总监理工程师应在工程暂停原因消失，具备复工条件时及时签署工程复工报审表，指令承包商继续施工。7、总监理工程师在签发工程暂停令到签发工程复工报审表之间的时间内，应会同有关各方尽快按施工合同的约定，处理因工程暂停引起的与工期，费用等有关的问题。8、除特别紧急情况外，签发工程暂停指令前应征求委托人的意见。二、工程变更管理1、在总监理工程师签发工程变更单之前，承包商不得实施工程变更。2、监理机构应在委托监理合同授权范围内处理工程变更，并应协助业主与承包商签定工程变更的补充协议。3、未经总监理工程师审查同意而实施的工程变更，监理机构不得予以计量。4、工程变更无论由谁提出和批准，均须按下列基本程序进行管理：4.1变更内容应及时反映在施工图纸上；4.2必须经监理机构签认后，承包商方可执行；4.3填写的内容必须表述准确、图示规范并符合有关规范、规程和技术标准；4.4分包工程的设计变更应通过承包商办理；4.5变更费用由承包商填报监理机构，专业监理师审核后由总监理工程师签认；4.6变更的工程完成并经监理机构验收合格后，应按正常的支付程序办理变更费用的支付手续。三、费用索赔的处理1、监理机构处理费用索赔的依据主要有：1.1国家有关法律、法规和项目所在地的地方法规；1.2本工程的施工合同；1.3国家、部门和地方有关标准、规范和定额；1.4施工合同履行过程中与索赔事件有关的凭证。2、监理师处理费用索赔管理的主要任务：2.1对导致索赔的原因有充分的预测和防范；2.2通过有力的合同管理防止干扰事件的发生；2.3对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低它的影响及损失；2.4参与索赔的处理过程，审核索赔报告，反驳承包商不合理的索赔要求或索赔要求中不合理的部分，使索赔得到圆满解决。3、当承包商提出费用索赔的理由同时满足以下条件时，监理机构应该受理：索赔时间造成了承包商直接经济损失；3.1索赔事件是由于非承包商的责任发生的；3.2承包商已经按照施工合同规定的期限和程序提出费用索赔申请表，并附有索赔凭证。4、承包商向业主提出费用索赔，监理机构应按下列程序处理：4.1承包商在施工合同规定的期限内向监理机构提交对业主的费用索赔意向通知书；4.2总监理工程师制定专业监理师收集与索赔有关的资料；4.3承包商在施工合同规定的期限内向监理机构提交对业主的费用索赔申请表；4.4总监理工程师审查索赔理由是否成立，并明确是否受理申请表；4.5总监理工程师进行费用索赔审查，并在初步确定一个额度后与承包商和业主进行协商；4.6总监理工程师应在施工合同规定的期限内签署费用索赔审批表，或在施工合同规定的期限内发出要求承包商提交有关索赔的进一步详细资料的通知。5、总监理工程师在初步确定索赔批准额时，监理机构主要要审查的有：5.1索赔时间发生的合同责任；5.2由于索赔事件的发生，施工成本及其他费用的变化和分析；5.3索赔事件发生后，承包商是否采取了减少损失的措施，承包商报送的索赔额中是否包含了让索赔时间任意发展而造成的损失额。6、监理机构在确定索赔批准额时，可以采用实际费用法：索赔批准额等于承包商为了某项索赔事件所支付的合理实际开支减去合同中的计划开支，再加上应得的管理费和利润。7、总监理工程师签署费用索赔审批表时，可附一份索赔审查报告，主要内容包括：正文：受理索赔的日期，工作概况，确认的索赔理由及合同依据，经过调查、讨论、协商而确定的计算方式及由此而得的索赔批准额和结论。附件：总监理工程师对索赔的评价，承包商的索赔报告及其有关证据和资料。8、当承包商的费用索赔要求与工期延期要求相关联时，总监理工程师在作出费用索赔批准决定时，应与工程延期的批准联系起来，综合作出费用索赔和工期延期的决定。9、反索赔：由于承包商原因造成业主的额外损失，业主向承包商提出费用索赔时，总监理工程师在审查索赔报告后，应公正地与业主和承包商进行协商，并及时作出答复。四、工程延期及延误的处理1、监理机构应对施工合同规定的下列原因造成的工期延期事件予以受理：非承包商的责任使工程不能按原定工期开工；非承包商原因停水、停电、停气造成一周内停工累计时间超过8小时；工程量变化和设计变更；国家和地方有关部门正式发布的不可抗力事件；业主同意工期相应顺延的其他情况；工期延期事件发生后，承包商在合同约定的的期限内，提交了工程延期报告，以及有关工程延期事件的详细资料和证明材料。2、在工程延期事件发生后，项目总监理工程师应做好以下工作：向业主转发承包商提交的工程延期意向报告；对工程延期事件随时收集资料，并做好详细记录；对工程延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议；监理机构在处理工程延期的过程中，还要书面通知承包商采取必要的措施，减少对工程的影响程度。3、当影响工期事件具有连续性时，监理机构可在收到承包商提交的阶段性工程延期申请表并经审查后，先有总监理工程师签署工程临时延期审批表并通报业主，到承包商提交最终的工期延期申请后，监理机构应复查工程延期及临时延期情况，并由总监理工程师签署工程最终延期审批表。4、监理机构在作出临时工程延期批准或最终工程延期批准前，均应与业主和承包商进行协商。5、监理机构确认工程延期的原则主要有：施工合同中有关工程延期的约定；工程延期事件的事实和程度；工程延期事件必须发生在被批准的进度网络计划的关键线路上；量化因该工程延期事件的影响，以及因此而受到延误的作业工种；对照事先批准的详细的施工进度计划，分析、查明工期影响程度，确定批准工期延期的时间。6、当承包商未能按照施工合同要求的工期竣工交付造成工期延误时，监理机构应按施工合同规定从承包商应得款项中扣除误期损害赔偿费。7、工程延期造成承包商提出费用索赔时，监理控制同费用索赔处理方式。五、合同争议的调解1、监理机构接到任何一方关于合同争议的调解要求后，应进行以下工作：及时了解合同争议的全部情况并在合同规定的期限内进行调查和取证；总监理工程师应及时与合同争议的双方进行磋商并进行争议调解；当调解未成时，总监理工程师应在合同规定期限内提出处理该争议的意见；调解过程中，除合同规定条件之外，监理机构应要求施工合同的双方继续履行各自的义务。2、在总监理工程师签发合同争议处理意见后，如果施工合同争议双方在施工合同规定的期限内对监理机构作出的意见未提出异议，在符合施工合同的前提下此意见为最后决定，双方必须执行。3、合同争议任何一方不同意监理机构的处理意见时，可按合同约定办理。4、在仲裁（或诉讼）期间，监理机构有资格、有义务作为证人，公正地向仲裁机关（或法院）提供与有争议有关的证据。六、合同的解除1、施工合同的解除必须符合法律程序。2、当业主违约导致施工合同最终解除时，监理机构应就承包商按施工合同规定应得到的款项与业主和承包商进行协商，并按施工合同的规定从下列应得的款项中确定承包商应得到的全部款项，书面通知双方：承包商已经完成的工程量表中所列的各项工作所应得款项；按批准的采购计划订购工程材料、设备、构配件的款项；承包商撤离施工设备至原基地或其他目的地的合理费用；承包商所有人员的合理遣返费用；合理的利润补偿；施工合同规定的业主应支付的违约金。3、当承包商违约导致施工合同终止后，监理机构应按下列