组织协调的内容、手段和措施

组织协调的内容、手段和措施本工程组织协调的内容包括协调委托人、承包人、设计单位、材料供应商及安装单位之间的关系，因此相关协调工作是非常繁琐的，同时对于工程也是非常重要的。在工程项目的实施过程中，监理工程师要不断地进行组织协调，它是实现项目目标不可缺少的方法和手段，协调的目的就是为了实现目标。 特别是在本工程施工过程中，施工作业面大，参与本工程的单位种类也会较多。现场监理项目部将及时与业主进行沟通，对工程的施工过程尽量实施预控；协调施工总包单位，要求加强对各分包单位及材料、构配件供应商等单位的管理；对施工过程中发生的与设计、勘察、质监、安监等部门的关系协助业主做好本职工作。1 工程监理组织协调概念和层次 1.1组织协调的概念协调就是联结、联合、调和所有的活动及力量，使各方配合得适当，其目的是促使各方协同一致，以实现预定工程建设目标。协调工作应贯穿于整个建设工程实施及其管理过程中。   建设工程系统就是一个由人员、物质、信息等构成的人为组织系统。用系统方法分析，建设工程的协调一般有三大类：一是“人员人员界面”；二是“系统系统界面”；三是“系统环境界面”。 1.2组织协调的范围和层次 从系统方法的角度看，项目监理机构协调的范围分为系统内部的协调和系统外部的协调，系统外部协调又分为近外层协调和远外层协调，近外层和远外层的主要区别是，建设工程与近外层关联单位一般有合同关系，与远外层关联单位一般没有合同关系。2 项目监理机构组织协调的工作内容 2.1项目监理机构内部的协调 1、项目监理机构内部人际关系的协调 （1）在人员安排上要量才录用。 （2）在工作委任上要职责分明。 （3）在成绩评价上要实事求是。 （4）在矛盾调解上要恰到好处。 2、项目监理机构内部组织关系的协调 项目监理机构内部组织关系的协调可从以下几方面进行： (1)在职能划分的基础上设置组织机构，根据工程对象及委托监理合同所规定的工作内容，确定职能划分，并相应设置配套的组织机构。   (2)明确规定每个部门的目标、职责和权限，最好以规章制度的形式作出明文规定。   (3)事先约定各个部门在工作中的相互关系。   (4)建立信息沟通制度   (5)及时消除工作中的矛盾或冲突。 2.2与业主的协调   监理实践证明，监理目标的顺利实现和与业主协调的好坏有很大的关系。   监理工程师应从以下几方面加强与业主的协调：   1、监理工程师首先要理解建设工程总目标、理解业主的意图。对于未能参加项目决策过程的监理工程师，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，否则可能对监理目标及完成任务有不完整的理解，会给他的工作造成很大的困难。   2、利用工作之便做好监理宣传工作，增进业主对监理工作的理解，    3、尊重业主，让业主一起投入建设工程全过程。2.3与承包商的协调 监理工程师对质量、进度和投资的控制都是通过承包商的工作来实现的，所以做好与承包商的协调工作是监理工程师组织协调工作的重要内容。   1、坚持原则，实事求是，严格按规范、规程办事，讲究科学态度。   2、协调不仅是方法、技术问题，更多的是语言艺术、感情交流和用权适度问题有时尽管协调意见是正确的，但由于方式或表达不妥，反而会激化矛盾。而高超的协调能力则往往能起到事半功倍的效果，令各方面都满意。   3、施工阶段的协调工作内容   施工阶段协调工作的主要内容如下：   (1)与承包商项目经理关系的协调。从承包商项目经理及其工地工程师的角度来说，他们最希望监理工程师是公正、通情达理并容易理解别人的；希望从监理工程师处得到明确而不是含糊的指示，并且能够对他们所询问的问题给予及时的答复；希望监理工程师的指示能够在他们工作之前发出。他们可能对本本主义者以及工作方法僵硬的监理工程师最为反感。这些心理现象，作为监理工程师来说，应该非常清楚。一个既懂得坚持原则，又善于理解承包商项目经理的意见，工作方法灵活，随时可能提出或愿意接受变通办法的监理工程师肯定是受欢迎的。       (2)进度问题的协调。由于影响进度的因素错综复杂，因而进度问题的协调工作也十分复杂。实践证明，有两项协调工作很有效：一是业主和承包商双方共同商定一级网络计划，并由双方主要负责人签字，作为工程施工合同的附件；二是设立提前竣工奖，由监理工程师按一级网络计划节点考核，分期支付阶段工期奖，如果整个工程最终不能保证工期，由业主从工程款中将已付的阶段工期奖扣回并按合同规定予以罚款。   (3)质量问题的协调。在质量控制方面应实行监理工程师质量签字认可制度。对没有出厂证明、不符合使用要求的原材料、设备和构件，不准使用；对工序交接实行报验签证；对不合格的工程部位不予验收签字，也不予计算工程量，不予支付工程款。在建设工程实施过程中，设计变更或工程内容的增减是经常出现的，有些是合同签订时无法预料和明确规定的。对于这种变更，监理工程师要认真研究，合理计算价格，与有关方面充分协商，达成一致意见，并实行监理工程师签证制度。   (4)对承包商违约行为的处理。在施工过程中，监理工程师对承包商的某些违约行为进行处理是一件很慎重而又难免的事情。   (5)合同争议的协调。对于工程中的合同争议，监理工程师应首先采用协商解决的方式，协商不成时才由当事人向合同管理机关申请调解。只有当对方严重违约而使自己的利益受到重大损失且不能得到补偿时才采用仲裁或诉讼手段。如果遇到非常棘手的合同争议问题，不妨暂时搁置等待时机，另谋良策。   (6)对分包单位的管理。主要是对分包单位明确合同管理范围，分层次管理。将总包合同作为一个独立的合同单元进行投资、进度、质量控制和合同管理，不直接和分包合同发生关系。   (7)处理好人际关系。在监理过程中，监理工程师处于一种十分特殊的位置。业主希望得到独立、专业的高质量服务，而承包商则希望监理单位能对合同条件有一个公正的解释。因此，监理工程师必须善于处理各种人际关系，既要严格遵守职业道德，礼貌而坚决地拒收任何礼物，以保证行为的公正性，也要利用各种机会增进与各方面人员的友谊与合作，以利于工程的进展。否则，便有可能引起业主或承包商对其可信赖程度的怀疑。 2.4与设计单位的协调 监理单位必须协调与设计单位的工作，以加快工程进度，确保质量，降低消耗。   (1)真诚尊重设计单位的意见；    (2)施工中发现设计问题，应及时向设计单位提出，以免造成大的直接损失；    (3)注意信息传递的及时性和程序性。监理工程师联系单、设计单位申报表或设计变更通知单传递，要按设计单位(经业主同意)一监理单位一承包商之间的程序进行。  2.5与政府部门及其他单位的协调  1、与政府部门的协调    (1)工程质量监督站是由政府授权的工程质量监督的实施机构，对委托监理的工程，质量监督站主要是核查勘察设计、施工单位的资质和工程质量检查。监理单位在进行工程质量控制和质量问题处理时，要做好与工程质量监督站的交流和协调。    (2)重大质量事故，在承包商采取急救、补救措施的同时，应敦促承包商立即向政府有关部门报告情况，接受检查和处理。    (3)建设工程合同应送公证机关公证，并报政府建设管理部门备案；征地、拆迁、移民要争取政府有关部门支持和协作；现场消防设施的配置，宜请消防部门检查认可；要敦促承包商在施工中注意防止环境污染，坚持做到文明施工。   2、协调与其他单位的关系   这是一种争取良好社会环境的协调。   对本部分的协调工作，从组织协调的范围看是属于远外层的管理，监理单位有组织协  调的主持权，但重要协调事项应当事先向业主报告。根据目前的工程监理实践，对外部环境协调，应由业主负责主持，监理单位主要是针对一些技术性工作协调。3 建设工程监理组织协调的方法 监理工程师组织协调可采用如下方法：   1、会议协调法   会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括 第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议等。   2、交谈协调法   在实践中，并不是所有问题都需要开会来解决，有时可采用“交谈”这一方法。交谈包括面对面的交谈和电话交谈两种形式。   无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都是相当高的。   3、书面协调法   当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己的意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几方面：   (1)不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等。   (2)需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。   (3)事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。   4、访问协调法   访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。   5、情况介绍法   情况介绍法通常是与其他协调方法紧密结合在一起的，形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。 总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能，如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样，监理工程师才能进行有效的协调。 建设工程监理组织协调中，主要用于外部协调的方法是：会议协调法、交谈协调法、书面协调法和访问协调法。4 协调管理工作内容（1）协调建设单位与设计单位以及与工程建设有关的其它单位之间的关系；（2）协调建设单位与承建单位的关系；（3）协调总包单位与材料、设备供应单位之间的关系；（4）协调总包单位与分包单位之间的关系。5 协调管理职能5.1加强与业主的沟通（1）项目监理部应充分理解工程项目总目标，理解业主的意图，充分理解合同及项目任务文件。项目监理部在工程实施过程中尊重业主，及时向业主报告情况，在业主决策过程中提供充分的信息；（2）积极支持业主的现场代表参与工程的建设过程，充分沟通理解项目和项目实施过程，避免责权的交叉和越级指挥。5.2加强与设计单位的联系（1）正式施工前，相关单位应对图纸进行预审，报经监理、业主认可后送相关设计单位。由设计单位在图纸交底和会审时提出答复或说明，形成纪要；（2）施工过程中，业主方对工程提出变更时，应通知设计单位，由设计单位发出相应设计变更通知单，经业主、监理签认后，发至相关施工单位；（3）施工过程中，如施工方提出工程变更，施工方应先将该变更事项通知监理，监理方同意并征得业主同意后，再经设计确认后正式生效；（4）施工过程中，如分包单位提出工程变更，需先报经总承包单位同意后，再按上述程序办理。5.3充分发挥合同作用（1）在业主的工程施工招标文件中明确施工范围，即明确由总承包单位直接自行组织完成的工程内容范围，业主另行发包的工程内容范围；规定业主另行发包的工程内容承担者，除与业主签定相应的工程施工合同外，还要与本工程总承包单位签订总包管理合同，将业主另行发包的工程都纳入工程施工总承包管理范围，由总承包单位对其施工质量、进度、安全文明施工等负责；（2）将业主与工程总承包单位签订的施工合同的有关条款要求分另纳入相对应的分包合同中，使分包合同对其工程质量、进度、安全文明施工情况纳入总包管理范围；（3）各分包单位应按与总包单位签订的合同要求编制分包工程分部、分项施工组织设计，报总包方审批后才能进行施工；（4）各分包单位应按总包单位的总工期安排及节点控制计划为依据，编制相应分包工程的详细施工进度计划，报总包单位同意后严格执行；（5）总包单位应对各分包单位所施工的工程施工过程进行质量监控。按照本工程的要求实施有关质量检验的规定，并做好质量检