旅游景区物资采购标准化管理工作手册

旅游景区物资采购标准化管理工作手册第一节 机构设置与岗位职责第二节 采购管理制度第三节 景区物资仓储管理制度第四节 物品采购常用管理表格一、 物品申购单二、 领料单三、 市场调查登记表四、 供应商情况登记表五、 供应商商品明细表六、 物品验收登记表七、 仓库盘点表第一节 机构设置与岗位职责一、 机构设置采购部经理采购主管仓储主管食品采购员物品采购员统计员物料仓管理员食品仓管理员收货员运输员二、 岗位职责(一) 采购部经理1、 负责制定采购、仓储方面的管理制度与工作流程等。2、 负责所有采购单和订购单的审批工作。3、 负责组织制定年度采购计划和月度采购计划。4、 负责采购合同的审核、签署及执行的监督工作。5、 负责指导库存各类商品的周转，并随时掌握库存情况。6、 负责组织对大宗采购物资的质量检查工作。7、 负责本部门员工培训与考核工作。8、 负责指导各类采购、仓储资料及合同文件的整理、汇总与归档工作。9、 完成上级交办的其他工作。(二) 采购主管1、 负责景区物资采购方面的调度和督导工作。2、 负责掌握和沟通供货渠道，确保所需物资的正常供应。3、 负责审查各部门的采购申请计划，合理安排采购时间。4、 负责定期走访供应商，协调个方面关系。5、 负责采购人员的业务与技能培训工作。6、 负责起草和审查有关采购合同，参与大宗订货的业务谈判和订货合同的签署，并监督合同的执行和落实，解决合同执行过程中的问题。7、 加强对采购人员的思想教育，确保在采购过程中遵纪守法。8、 完成领导交办的其他工作。(三) 仓储主管1、 负责景区一级库房的日常管理工作。2、 负责仓库物资保管和收发的日常督导工作，严格审查部门领用物品数量，对不符合规定或超出规定的领用，有权询问和不予签发。3、 及时掌握存货情况，了解货物的消耗量，督促管理员及时填制仓库补充申购单。4、 负责抽查仓库物品保管状况，检查物帐是否相符。5、 定期巡查库房，负责库存物资安全保卫工作，做好防腐、防盗、防火、防虫害、防鼠等工作，确保物资完好无损。6、 检查物资码放，做到整洁美观。7、 及时填报积压、废旧物资处理报表，减少资金占压。8、 负责仓管人员的业务培训与考核工作。9、 完成领导交办的其他工作。(四) 采购员1、 负责食品、物品的询价和采购工作。2、 严格执行采购程序，认真按照经过审批的采购申请单进行，不超计划购货，不延误进货，不购进假货。3、 保证采购物品质量好、价格低、份量足、能适用。4、 严格执行财务制度，各种票据要严格保管，及时做好采购记录。5、 完成领导交办的其他工作。(五) 统计员1、 负责统计各部门采购工作计划，及时收集仓储、采购工作总结及相关业务报告。2、 严格按照财务规定办事，做好帐务工作。3、 经常深入库房，与管理员配合，做好帐、卡、物符合。4、 认真做好统计工作，确保日常记录清楚，单据齐全。5、 负责各种报表填报工作。6、 完成领导交办的其他工作。(六) 仓库管理员1、 负责库存物资逐项建立登记卡片，每天将出入库物品在卡上做加减，结出余数，做到物卡相符。2、 收发货后，负责物品的重新码堆整理。3、 对易腐蚀、易燃、有毒害物品要分类重点保管。4、 负责做好仓库防火、防盗、防腐、防鼠、防虫害等防范工作。5、 及时检查物资库存情况，并协助财务做好定期盘点工作。6、 坚持每天巡视库房，保持库房整齐清洁。7、 完成领导交办的其他工作。(七) 收货员1、 熟练掌握所进货物性能、质量标准、卫生标准和数量要求等。2、 严格执行验货手续与有关规定，严肃认真验货，不徇私情。3、 对暂由其他部门临时购入的物资，应到现场验货，不准委托他人办理。4、 负责做好验货日常记录，单据清楚齐全。5、 完成领导交办的其他工作。(八) 运输员1、 严格按照工作指令，认真完成运输任务。2、 各类单据要认真填写和保管。3、 熟悉各种运输工具的使用，定期维修和保养。4、 严格按照工作流程和规章制度实施操作，确保运输工作安全。5、 完成领导交办的其他工作。第二节 采购管理制度一、制定采购计划1、 由公司各部门根据年度物资消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算，报财务部审核。2、 计划外采购或临时增加的项目，应制定相应计划和书面说明，一并上报财务部审核。3、 采购计划一式二份，自存一份，交财务部一份。二、审批采购计划1、 财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。2、 财务部根据企业本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率，第二年的营业指标和营业预测等情况做出年度采购物资的预算。3、 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。4、 经批准的采购计划交财务经理监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。三、物资采购1、 采购员根据核准的采购计划与申请，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位等要求，适时进行采购，以保证及时供应。2、 大宗用品或长期需要的物资，根据核准的计划可以向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的数量、质量、规格、品种和供货需求。3、 计划外或临时少量急需品，经总经理或总经理授权人批准后可以进行采购，以保证需要。四、物资验收入库1、 无论是直拨还是需要入库的采购物资，都必须经仓库验收员验收。2、 验收时根据订货的样板，按照质量对照发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。五、报销和付款1、 付款（1） 采购大宗物资的付款需通过会计审核，并经确认批准后方可付款。（2） 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填写支票，若由采购员领空百支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内。（3） 按企业财务制度规定，付款在200以上者，要使用支票或委托银行付款结帐，200元以下者可支付现款（参照执行）。（4） 超过200元要求付现金者，必须经财务部经理审查批准后方可付款，但现金必须控制在1000元范围内（参照执行）。2、 报销（1） 采购员报销必须凭仓库验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可予以报销。（2） 采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开发票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出收获证明并签名盖章，有采购员及随行人员两人以上证明，及仓库验收员的验收证明，经部门经理和财务经理批准后方可给予报销。六、关于采购用车1、 常规情况采购人员外出采购，原则上自己解决交通问题，公司给与采购员每月100元交通补助（参照执行）。2、 应急情况应急采购需公司派遣车辆的，采购人员须向公司总经办或行政后勤部申请，批准后指派车辆协助采购。七、采购管理流程使用部门填写采购申请单部门经理核实并签名确认采购员多方询价、选择、填写价格、质量使用部门确认，分管领导审核总经理审批采购员实施采购验收，入库采购员根据有关财务规定办理报销或结算手续仓库通知使用部门领用第三节 景区物资仓储管理制度一、物品的保管规定1、 物品验收合格后，即进入保管程序。2、 仓管员负责将物品按特性分类分区保管、按先进先出调整物品摆放、码放整齐，并做好防火、防虫、防潮、防压、防盗等保护措施。3、 将每一种物品设立进销存卡或存卡及明细帐，及时登记收发情况，并按永续盘存制盘点，每月与财务核对。4、 代售品、退货、危险品、瑕疵品及折旧品分开库存，以便每月定期向上级汇报，并会同财务部门处理。5、 严格注意物资保质期限，做到先进先出。外包装有保质期的储存期限与保质期相同、无保质期的散装物料储存期限根据其一般可使用期限而定，一般的原材料（包括：药材、调料、酒水、小吃、香烟、冻品等）为六个月；物料用品（包括餐饮及客房用品、清洁及办公用品、厨具等）为十二个月；低值易耗品（包括工服、维修用具、厨房用具、康体用品、餐厅用品、家具电器等）为十八个月。6、 仓管员应每日巡查仓库，发现毁损、变质、丢失物品立即填写报损单。由于人为原因造成的毁损、丢失将追究当事人责任并负责赔偿，如因其他原因造成的则根据相关财务规定处理。7、 所有仓储物品按实际成本计价。二、物品的发出程序1、 仓库保管员根据有效的领料单发货，并及时登记仓库明细帐。2、 领料单需有申领部门经理以上人员或其授权人签名认可，经手人领料时需在领料人处签名。3、 仓库有固定的发货时间；每月最后一日为仓库盘点日，当日停止物资的收发。4、 发货以先进先出为原则,即先入库物品的先出库；仓库可用不同的货物标签标识新货旧货。5、 仓库保管员对异常的发货或超额发货必须请示上级核准方可。三、退库1、 从仓库领用之物资若有质量问题，可在三日内退回。2、 仓库主管应了解退库的原因,若有异常应及时处理, 做好相关记录，并上报主管部门和公司财务部门，以便查明原因与责任人。3、 不合格货品如在验收时应发现而未发现者，责任由保管验收人负责；如属假冒伪劣商品则转采购负责处理。4、 各部门领用物资（营运物资、工程物资）使用过程中如有剩余，可根据相关规定到仓库办理退库手续。四、盘点1、 总仓每月最后一日为盘点日，按永续盘存制对仓库所有货品实地盘点；二级仓库根据具体情况约定盘点日期，公司财务安排人员监盘。2、 仓库主管按盘点数编制仓库盘点表，仓库存档一份，交财务二份,交采购部一份。3、 仓库主管将盘点数与仓库物品明细帐核对，若有帐实不符，需书面说明情况，并向直属上级和主管领导汇报。4、 各二级仓库盘点结存数可根据实际情况退回总仓处理。五、物品的存量控制程序1、 仓库会同使用部门根据各种物品的存储特性、保存时间、使用及采购周期，制定最低库存量和最高库存量。2、 当某一物品临界于最低库存量时，仓库应马上填写申购单进行补仓，以保证日常经营所需；最高库存量时，仓库应查找原因后向上级报告并提出处理意见。3、 对于仓库呆滞品、临期品、到期品以及变质、毁损物品，仓库主管应提供书面报告，向直属上级汇报，并经公司财务处理，以便加速存货周转。六、有二级仓库的部门参考一级仓库的管理模式，制定本部门及属下各功能组别分管的二级仓库相应的管理制度。财务部于每月底偕同使用部门一起进行盘点。第四节 物资采购常用管理表格一、物品申购单申购部门： 申购日期：物品名称用途/规格单位数量单价金额备注总金额大写： 万 仟 佰 拾 元 （小写： 元）总经理： 主管领导： 财务经理： 采购经理： 部门