成文信息管理程序（塑料制品）
*有限公司 成文信息管理程序 文件编号 BW/QP-001 版本 A/0 共 3 页 第 4 页 实施日期2023-03-201.0 目的对成文信息的批准、发布、使用、更改、作废、回收等予以控制，确保质量体系成文信息都能得到有效管理。2.0 范围适用于与质量管理体系有关的任何媒体形式的文件、记录及适当范围的外部文件的控制。3.0 定义3.1 质量体系的受控文件共3类3.1.1 质量手册;3.1.2 程序文件;3.1.3 工作文件,包括如下:A 作业指导、技术标准等;B 质量计划(检验计划、检验标准、检验规程);C 外来文件(如标准及顾客或相关方提供的文件/资料等)。4.0流程图 工作流程责任部门/者使用表单相关说明制（修）订制（修）订部门审 核制（修）订部门主管批 准总经理/管理者代表发放执行行政部受控文件清单文件分发记录查 阅存 档使用部门/行政部评审管理者代表/相关部门更改作废确认制订部门/行政部5.0 要求5.1 总则成文信息的编制、审核、批准、分发、更新、存档等，按本程序4.0流程图说明执行。5.2文件编号5.2.1 质量手册编号为BW/QM发布年份5.2.2 程序文件编号为BW/QP- 其中为从01开始的流水号。5.2.3 工作文件编号方法为 BW/ WI- - - 其中为部门别代码：工程部R、营销部X 、品管部Q、生产部P、采购部M、行政部H，储运部C等。 为从001开始的流水号，依照工作流程、顺序自然编号。5.2.4 质量记录表格的编号方法为 BW/QR- - - 其中 为部门别代码，同工作文件部门别代码。 为从001开始的流水号，编号方法同工作文件。5.3文件的批准和分发5.3.1 文件的编写、审核、批准、引用权限如下 文件层次编 制审 核批准/引用备 注质量手册管理者代表-总经理行政部分发和原稿存档程序文件相关部门分管领导管理者代表作业指导书相关部门分管领导管理者代表外来文件-管理者代表同上5.3.2行政部按文件批准者确定的分发范围复印文件，在每份文本上加盖“受控”章，以便控制和追溯。5.3.3未经授权不得复制受控文件，如确因实际需要,可以向文件批准者申请，列入分发名单中，正式拥有受控文件。5.3.4受件人在“文件分发记录”上签字作记录。5.3.5 如分发文件属更新版本,行政部要求受件人出示失效文件,盖作废章进行作废处理,作废文件统一由行政部销毁，并在“文件分发记录”单签字作出处理失效文件记录。原稿如需保留，加盖“作废”标识后保留于行政部2年，否则直接销毁即可。5.4 文件的更改5.4.1除非有特别指定，受控文件的更改应由该文件的原审批部门/人进行审批。5.4.2文件更改的标识：在文件更改处用下划线标识。5.4.3如涉及文件内容的更改，由更改者报告原审批部门或原批准人,同意后进行更改作业；如果只是错字、笔误或字数的删减等的更改，则可由文控人员直接在文件上手写更改，并在更改处签章。5.4.4 文件更改后,须更换更改内容页次及版本页(第一页),若涉及到增加页次者,则在原页次后加.1，.2······ 。5.4.5 文件及表格版次更改准则 凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，及对表格格式的更改，每更改一次，对文件的版次应顺次提升末位，如由A/0改为A/1，由A/1改为A/2等文件，更改十次时应顺次提升版次首位，新版次的末位应从0开始；表格的版本采用R0、R1、R2、R3的方式。5.5 受控文件的管理5.5.1 行政部需对文件做到归档完整，归档文件原则上应为原版文件，并列入“受控文件清单”。5.5.2 文件须按类别、编号、时间顺序保存，做到层次分明、标识明显、便于存取和查阅。5.5.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件清晰、整洁和完好。5.5.4 受控文件未经总经理批准，不得外借。5.5.5 保密文件由行政部编号后统一由品管部编制、保存。5.6 文件的评审质量体系文件在管理评审时，以及在内部质量审核发现文件不适用时，由管理者代表组织复审，必要时予以修订、更新并重新批准。5.7外来文件管理 5.7.1文件接收、评审：各部门文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审。5.7.2 文件提交、转化：5.7.2.1评审人员将评审后的外来文件提交行政部，说明发放范围。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。5.7.2.2如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交行政部受控发行。5.7.2.3行政部将所接收到的外来文件登记在外来文件清单中。5.7.3 文件发放：如由外来文件转化后的内部文件，文控按照5.3.2的要求进行发放。 5.7.4外来文件更新：外来文件识别部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，提交给文控申请更新或废止，行政部对旧版文件进行更新或者回收。5.8电子文档5.8.1 电子文档的管理、保存、更改控制按此纸质文件控制要求执行，行政部需保证体系文件的电子文档与现行版次的纸质文件一致。（旧版电子档存于旧版文件夹中）5.8.2 当电子文档与纸质文档同时存在时，具有同等效力。5.8.3 各部门分别对存档于服务器及本机电脑中的本部门所属的电子文档进行日常维护，确保电子文档的齐全及准确性。5.9 质量记录的归档和处理5.9.1 各部门应依据质量记录的所属性质，定期分类归档。5.9.2 质量记录名称、编号、保存期、使用部门等在“质量记录一览表”中明确，行政部负责存档备案记录的原件格式。5.9.3 各部门的质量记录在本部门的保存期限为六个月，超过六个月需交行政部归档。行政部按质量记录的保存期限予以集中保存，并于保存期限终了后，经管理者代表批准，资料员方可销毁过期的记录。6.0 相关文件（略）7.0 相关表单7.1 受控文件清单 7.2 文件分发记录 7.3 质量记录一览表7.4 印章: 受控、作废
