记录控制程序（五金配件）

XX塑胶有限公司 记录控制程序文件编号QP/YM-02版次B-1页 面2-1发行日期20236101、目的:制定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置方法，为质量/环境管理体系符合要求以及有效性提供证据。2、范围:所有与质量/环境管理活动相关的证据（包括供方提供的证据）。记录包括表格、图片、光盘、磁盘、表单等媒体。3、职责:3.1使用部门负责制定本部门所有使用的记录形式和格式。3.2各部门负责做好质量/环境记录，并指定专人负责质量/环境记录的收集、整理、归类和保管4、控制程序:41记录的媒体形式：记录包括：报告、图表、纪要、档案等反映具体的质量/环境活动结果的信息。 记录可以采用文字、表单、照片、光盘等媒体形式储存。为了方便完成规定的活动，完整、详细 地反映质量活动，以书面为媒体的记录应填入规范的表格。各职能部门负责设计编制本部门所需 的记录表格，表格的格式内容应能达到相关文件的要求。42记录的标识及检索：4.2.1文字形式的记录应保持清晰便于识别检索，记录标识应反映活动的名称、编号、识别码、日期、 编页等实际相关内容,记录按照活动的类别及时间次序归类,以便检索。4.2.2照片形式的记录必须附带文字说明，应标识活动的内容及时间，若照片是文字形式记录的附件 应随同文字记录一并归档。4.2.3所有的质量记录不得用铅笔填写，记录表格的相关栏目应填写完整，且应有做记录人员的签名 和记录日期。4.3记录的储存和保护：记录按照记录一览表中规定的方法储存、保管人应保持记录的完好。文字、图片形式的记录应储存在适宜的环境条件下。4.4记录的处置及保存期限:记录必须便于组织内部相关部门查阅，记录人应及时将记录传递分发给有关人员使用。记录保存期限在质量记录一览表内规定,若该表没有规定的, 最少保存期限不低于一年，记录不能丢失、毁坏，质量记录每月分类整理，每年进行装订或装箱存。超过保存期的记录由记录保管人销毁。5、相关文件：文件控制程序QP/YM-016、记录及表格：记录一览表 QP/YM-02-01-B1(附表1)批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 记录控制程序文件编号QP/YM-02版次B-1页 面2-2发行日期2023610附表1 记录一览表序号记录编号文件名称存放地点存放期限XZ:行政部 PG:品保部 CW:财务部SC：生产部 YW:业务部CG:采购部 XC:鞋材部表单编号 ： QP/YM-02-01-B1 保存期限：三年批准：审核：拟案：