公司文件管理制度（2份）

编号：Q/LD-GL-TG-01 公司文件管理制度 拟 制：审 核：批 准：1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。2.范围本制度适用于公司所有有效文件。3.职责3.1体系管理办公室3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2 负责公司文件的下发及管理。3.1.3 负责本制度的实施。3.2 其它各部门 3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。 3.2.2负责按本制度规定执行4程序内容 4.1公司文件的分类 4.1.1 公司文件进行以下分类：A层文件：手 册B层文件：程序文件C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。4.1.2外来文件（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。4.2公司文件的管理4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。4.3文件编制与审批4.3.1文件格式要求（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。（3）文件应字迹清楚，标示明确。4.3.2文件的编制与审批各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。4.4文件编号公司文件按照如下规则编号：Q/LD-XX-XX-XX 文件顺序号，按01、02等依次编号区分。 部门汉语拼音名称缩写。代表公司管理文件类型缩写。代表公司内部文件。各部门汉语拼音名称缩写为：体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。公司管理文件类型缩写：作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收4.5.1公司所有文件的下发，均需填写文件发放回收记录。4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。 4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供文件发放回收记录，交相关收文人员签收。4.6文件的保存4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在文件、资料废弃记录表上加以注明。4.7文件的修改文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写文件更改申请表送交体系管理办。 4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原文件更改申请单上注明，报管理者代表审批。 4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。 4.8文件的废弃与销毁4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。4.8.2文件被作废后，文件控制部门在文件发放回收记录上作有关文件编号的删除标识，登记在文件、资料废弃记录表上，并整理文件目录。4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。4.9 文件的复制任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。5相关记录文件发放回收记录文件借阅、复制记录文件、资料废弃记录表文件更改申请单文件销毁申请文件有效性检查表公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。1 管理原则1.1 行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。1.2 公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2 基本要求2.1 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司内部文件及档案管理的制度。2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。3 内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。3.3文件签发文件形成后，由董事长或总经理签发。行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。4 外来文件外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。5 业务流程5.1文件管理业务流程分为收文和发文。5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5.1.2 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。5.2发文程序与要求拟稿主办部门负责人审核总经理审核相关部门会签领导签发编文号校对打印公文盖章分发立卷归档。5.2.1拟稿 各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。5.2.2 审核 主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 行政人事部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。 董事长或总经理审核董事长或总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。5.2.3会签需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。5.2.4签发文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。5.2.5复核 公司级文件正式印刷（打印）前，行政人事部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。部门内文件由各部门制定人员复核。5.2.6印刷（打印）、用印、分发 签发后的文件由行政人事部按内部文件及档案管理的制度对文件正式编号、印刷（打印）。印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。 印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名; 公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。 上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。 以公司名义发出的文件，底稿与正本1份由行政人事部收存备查。 文件打印后,由行政人事部负责分发并检查落实情况。5.3 收文程序与要求收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。5.3.1 文件签收凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由行政人事部前台文员登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。5.3.2 文件登记编号（1）收到上级或平级文件后应及时附上 “外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、