不可忽视的细节

不可忽视的细节：别让办公桌毁了你的形象很多新人刚刚步入职场时，什么都不在意。尤其是办公桌，常常是按照自己的喜好，摆满了各种各样的东西，以彰显自己的某种特质或者爱好。要知道，虽然你不在意，但你已经在不知不觉中通过办公桌给别人留下不良的印象。一 张办公桌如同一本书。办公桌里有什么内容，主人也就有什么内容；办公桌是什么档次，主人也是什么档次。从某种意义上说，它一直都是我们灵魂最忠实的守望者和停泊地。大部分的时候它像一只船，让我们的生命在生存的汪洋大海中，很漂亮地五彩缤纷起来。从一个人的办公桌可以看出这个人的个性和对生活的态度来。办公桌摆设透视你的性格办公桌上的摆设，最能显露出一个人的个性。杂乱无章的办公桌：此类人多数思维敏锐，就是再复杂的情况下，也能够很快找出头绪而处理公事。摆设小盆景的办公桌：此类人冷静和稳重，而且处事谨慎，肯负责任。摆满小玩具的办公桌：此类人，喜欢营造一种富有感情的世界，以此对付技术进步所带来的枯燥乏味生活。没有装饰品的办公桌：此类人把私生活和工作严格分开来，在工作之余不喜欢与同事一起玩乐也不愿意多说话。放置家庭相片的办公桌：这类人很脆弱、不会与人发生争吵，且会为了办公室的团体做许多事情、记住每个人的生日、喜欢把公司视为幸福的家庭。千万别以为办公桌是你个人“场所”，想怎么弄就怎么弄，精明的老板只要向你的办公桌瞟一眼，便对你的个性了解十之八九。腾出点时间，对你的办公桌稍作修整，无论是糊弄老板还是糊弄你自己。以下就是几种不同风格的人，看看你是哪一种？有条不紊型所有材料、物品堆放得十分整齐工作认真，责任感强，讲究效率，说好两点完成的工作绝不会拖到两点零一分。该类员工有时会觉得自己不受赏识并感到孤独。乱中有序型桌面上堆满纸张和垃圾这类员工善于横向思维，常有别出心裁的好想法，同时有着歇斯底里倾向，有时不顾别人的想法，只一味地强调自己的感受。富有创意的混乱型桌面上散乱地放着书、便笺和图表等该类员工是毫不浮夸的实干家，总是忙忙碌碌，但实话告诉你，你的工作效率极低。自我张扬型桌面上摆着照片等私人物品这类员工时常需要娱乐一番，也喜欢津津乐道地同别人谈起自己的家事。虚荣心强，办事不踏实。陈列奖品型精心摆放每样物品以求获得最佳效应该类员工是天生的团队领导，但凡事求成心切，一旦不受重用，可能会怒形于色。办展览型桌面不留个人痕迹，东西极少该类员工长于分析强势和弱势，对自己和他人都有充分的了解，有大智若愚的风范，又有运筹帷幄的处事能力。上班时间别让办公桌太干净想让你的老板也认为你是一个勤奋、有效率并且有团队精神的员工吗？也许，在办公桌上做点改变，就能有这样的效果。有时候，你可以让你的办公桌“乱”一点，“杂”一点，千万不能太“干净”。 外观有点“乱”但“乱中有序”的模式。虽然东西很多，却不可思议地很整齐。各种文档分门别类，排列的非常合理而且具有逻辑性。这种办公桌完全是工作式的，没有任何个人痕迹，这样的办公桌让你看不出它是张三还是李四的。而且，它被安排得井井有条，任何机器、文档，即使是一支笔，都放在它们应该放的地方。如 果你的办公桌就是这样的，很显然，说明你精力充沛、有生气，一切以工作为中心。你不太可能花很多时间在社交上，或让自己休息一下。你经常出差，所以时间对于你来说非常重要；而且你也的确杂务缠身，所以你不需要故意做出很繁忙样子；你对别人的观点并不在乎，因为你对自己的能力足够自信。你很有可能从事的是创 造性的工作：如记者。外观给人感觉很繁忙的办公桌。这种办公桌你肯定也不会太陌生，它总是被掩盖在各种各样的档案之下，而且这些档案还有向周围领域（如架子和地板）扩张的倾向。这样的桌子虽然也没有什么个人物品（因为根本没有放的位置），却非常有个性：因为能那样乱、那样满的桌子也不会多见。如 果你的办公桌是这样的，它就替你向公司每一个人叫嚣着，“我的主人是多么忙碌啊！”即使你并没有比别人有更多的活。可是，看看这样的桌子，它早就在公司里 为你建立了忠诚、努力工作的形象。然而，另一方面，可能也会有人认为你效率低下、总是浪费时间，因为在那堆档案里找到想要的档案会多么困难！外观上展示成绩的桌子。这一张桌子简直就是你的“战利品”展示桌。在这里，摆满了各种你能够得以骄傲的各种凭证：如公司给你的奖励、你某时某次赢得了某种猜谜才艺大赛。总之，桌子在为你宣称：知道我是谁吗？一个不平凡的人。如果你就是这张桌子的主人，那么，就说明你生性活泼、精力充沛、充满野心。你爱好挑战，对于任何自己想要的东西，会直接地去争取，“退让”并不是你的生活哲学。不过，你总是太繁忙了，所以，你不容易注意到细节问题：这可能是你向目标前进的阻碍之一。也别放任办公桌一团糟该丢掉的就丢掉堆积如山的文件资料，回不完的传真和留言条，加上杯子、电话、装饰品、日历你是否终日淹没在办公桌的混乱中理不出头绪？该是清场让工作条理分明的时候了！或许混乱的办公桌不代表混乱的工作，但杂乱无章的桌子却比较容易让人脑袋乱糟糟！但你可能会说，我也不想让自己这么乱，只是资料真的太多，工作真的太忙！试着丢掉或整理一下这些东西，你将拥有一个让你效率大增的工作空间。有哪些东西是需要扔掉的呢？没用的餐具在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情被耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。客气的请求易于被他人接受。还没看的报章杂志养成随手把你想看的文章剪下来贴到剪贴簿的习惯，不然干脆将杂志丢掉，因为摆得过久你也不可能再看它了。过多而无用的笔你可能在桌上、抽屉放了一堆铅笔、原子笔、荧光笔去芜存菁留下几支你常用的，办公桌看起来会清爽一点！不断暴增的名片把用得到的名片资料键入电脑或电子记事本，然后扔掉这些占空间的纸卡，以后你只要指尖轻轻一点，就可以马上找到你要联络的人，这会省下你不少宝贵时间。眼花缭乱的装饰品满桌子的相框、玩偶、摆饰，不只制造混乱景象，还会分散你的注意力，让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好，你会发现你不再老觉得眼花缭乱！做好文件分类开 会在即，老板等着看你精彩的企划案，你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子文档也不知存到哪里去了，最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。这个时候你应该觉悟了吧？好好对待你的办公桌，运用一些方法归纳用品，把你的创意与重要讯息，归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方，从此让你的工作更加有效率。在公司分配的有限空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得要把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。电脑进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是 1，目前用量却是 1.3，可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。初 步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分別用 L 型透明夹收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。除了用产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销 部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。除了纸张文件外，期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山，不仅不利调 阅，占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。可以将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期別顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅资料非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。至于分类到底要分到多细呢？千万 不要分太复杂，复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说，100 个档案中，每个只装 2 份的文件，不如分类成 20 个档案，每个有 10 份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的了。