公司合同管理办法全

公司合同管理办法一、本办法规定了合同的起草、会签、签订、履行及终止的要求；适用于本公司所有合同的管理。二、合同的定义：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。三、合同管理的定义是对外合同在起草、会审(会签)、履行、终止全过程的管理，包括资信调查、意向接触、合同谈判、签订、履行、变更与解除、终止及纠纷处理、合同文本的建档、保存等。四、公司各部门的职责销售部门：负责销售合同的拟定、审核、签署和管理工作，并且负责标书的草拟、评审及参与市场竞标工作。各事业部负责人：负责本事业部合同（包括采购合同、工程合同、技术合同等）的审核和签署，以及外包工程的招标程序的核准，参与合同的评审工作。其他各相关部门：负责本部相关业务合同的管理工作。财务部：负责合同范本的审核及合同审计工作。五、合同管理的主要内容与要求合同管理的主要内容合同的范围包括公司与其他民事主体签订的经济、技术合同。具体包括：与外单位签订的各类产品购销合同、备品配件委外加工合同、仓储保管合同、设备租赁合同；与外单位签订的各类安装工程合同；与外单位签订的企业联营合同；与外单位签订的房产买卖、租赁合同；与外单位签订的各类融资、资金拆借、担保合同、财产、人身保险合同、固定资产出租、转让合同；与外单位签订的各类技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务合同；与外单位签订的各类广告合同；与员工签订的劳动合同；其他以本公司名义同外单位签订的合同。合同管理的内容建立、健全本公司合同管理制度；建立合同档案，对合同进行新旧的替代，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；监督检查合同的履行；发生纠纷后，会同有关部门收集资料，确定纠纷解决方案；销售合同、采购合同、技术合同、工程合同和劳动合同应由拟定部门编制合同范本，销售合同的范本由销售部门负责人核准，其他合同的范本由各事业部负责人核准；合同框架及条款如果没有范本，须交财务中心审批，所有以公司名义签订的合同范本或第一次签订的范例合同须到财务中心备案；合同签署完成后，责任者将有关内容向相关的部门（如财务部、行政部等）进行传达，并对执行部门进行指导；签署的合同由本公司提供时，对应的管理部门应对合同作统一的编号；合同需要销毁时，须通过财务部的核查审计，由总裁核准后，方可销毁，销毁时，由行政部负责。合同管理的基本要求合同管理实行分级管理和管理部门归口管理的原则，并实行审核会签制度和重大合同备案制度。公司各事业部无权以个人的名义同公司内外一切单位签订合同。每一份合同需由法定代表人或业务部门确定主要承办人。承办人可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借聘人员；承办人应经法律培训合格；承办人应依法律、法规及本标准进行工作；承办人应自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题应及时与有关部门及法律事务人员进行协商，并以承办人为主进行解决。合同原件由财务部进行保管，事业部保存复印件，都需要进行登录管理。合同档案内容包括：合同文本及份数、各文本存置记录；承办登记；合同附件、审查意见书及其他有关文件；履行情况记载；纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。合同的审查与签订合同评审销售合同需要评审时由各销售部门负责人（部门总监级）为召集人，相关部门参与；除销售合同外的其余合同需要评审时由财务部总监为召集人，由各事业部共同参与；合同评审应做评审记录，在交货期、质量、结算等环节出现重大分歧时，应暂停合同的签署，重新拟定并交总裁审定。合同审查的基本要求：合同的签订采用要约、承诺方式；合同除即时清结者外，一律采用书面形式，国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用；当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分；计划书、任务单(书)、预算单(书)等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同；合同的起草应由本公司或以本公司为主承担，语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释；合同中涉及数字、日期时应注明是否包含本数；除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。合同应当包括以下内容：合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；签约的目的和依据，标的，数量和质量，包括检测标准和方式；价款或酬金，包括支付方式，履行的地点、期限和方式；争议解决方式及违约责任，变更或解除条件；根据法律或合同性质应具备的条款或双方当事人共同认为应明确的条款；正副本份数、存放地点，约定的联系方式，附件名称，签约的地点、日期；签约各方开户银行及账号，签约各方公章或合同专用章，法定代表人或代理人签章。授权委托要求：法定代表人(或负责人)授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托书；授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字，禁止期限不清的委托；对外签订合同投资额审查程序包括：对外签订合同时，由归口部门提出申请，公司领导批准，安排归口部门联系并确定承办人。投资金额在20万元以上的各类项目，一律实行公开招标的方式，标书由财务部会同归口部门共同议定，经公司法定代表人、总裁审查签字后生效。对外谈判人员：签订合同时，一般应由合同归口部门与对方当事人拟定合同条款。有关部门认为重要的或标的额较大的及电力利用外资合同谈判，应有法律事务、经济、技术等专业人员参加。在合同签订前，应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：主体资格合法：具有经年检合格的营业执照，其核载的内容与实际相符；欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履约能力：具有支付能力、生产能力或运输能力等，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理部门验核。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时：应要求其提供合法、真实、有效的担保。以保证形式做出的担保，其担保人应是具有代偿能力的独立经济实体。并应对担保人适用前款规定进行审查。上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，应加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。承办人与对方当事人基本拟定合同条款后，相关部门应做到：将附有审核意见书的合同草案及与合同有关的证明材料提请本业务部门、财务部、法律事务部进行审核。业务部门、财务部、法律事务部在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同工有关的补充证明材料；业务部门、财务部应对审核的合同出具审核意见书；法律事务部应对审查的合同出具法律意见书，意见书应有有关审核部门负责人及具体审核人员的签章；审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定；各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人；承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。各审核部门应及时提出审核意见，不得拖延；业务部门、财务部、法律事务部结束审核后，应将法律意见书、审核意见书连同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报公司领导审批。业务部门、财务部对合同审核的内容包括：合同的经济性：市场需求情况属实；市场需求预测可靠、合理；投入产出核算经济、准确。合同的技术性：工程技术依据真实、可靠，技术措施完备、可行；技术标准、参数科学、真实、可行。合同的可行性：整体项目技术具有可靠性，经济效益或社会效益具有真实性；资产、资金使用效果的财务可行性，具有可操作性。合同的安全性：涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。资金、资产的合法性：资金来源合法，资产的所有权明确、合法；资金使用和资产动用的审批手续合法；资金、资产的用途及使用方式合法。价款、酬金和结算的合理、合法性：价款、酬金的确定正确、合理、合法；资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；与资金、资产等有关的其他事项。索赔条款的合法性。业务部门、财务部认为需审核的其他内容。法律事务人员对合同的审核内容包括：合法性：主体合法，签约各主体具有签约的权利能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖于法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容；形式合法，签约程序合法。严密性：条款齐备、完整，文字清楚准确，设定的权利、义务具体、确切；相应手续完备，相关附件完备，附加条件适当、合法。可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。合同承办形式：承办人无误，符合规定程序，各审核部门审核意见书齐备；合同文本文字无误，正副本及附件份数完备。法律事务人员认为需审核的其他内容。其他要求承办人向有关部门提交合同草案时，应留2-7个(含本数)完整工作日供其审核。各审核机构遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不超过15个(含本数)完整工作日。本条所称审核期限为各审核部门审核合同全部占用的时间。公司领导根据各审核部门及法律事务部的审核意见书审批后：承办人制作正式的合同文本，交财务部核稿、打印并盖章。合同经双方签字、盖章后成立(生效)，承办人对成立(生效)的合同留存副本2份，交承办人、合同管理归口部门各一份。承办人向财务部提交副本或复印件，向归口部门提交合同底稿、法律意见书、其他审核部门意见书及正本、副本。采用格式条款订立合同的，应以合理的方式提请对方注意免除或限制本公司责任的条款。对方以欺诈、胁迫或乘人之危的手段，或本公司因重大误解、在订立合同时显失公平而订立的合同，任何个人或部门发现后应：及时向公司分管领导与法律事务部反映情况；由法律事务部会同有关部门准备材料制作变更与撤销申请，按原合同审批程序审批后，向人民法院提出。经公司领导签字的变更与撤销申请归档部门保存并负责归档。