行政费用控制管理办法全
行政费用控制管理办法. 目的为了明确列入行政管理的费用项目，建立健全行政类费用管控的方式方法，指导行政部门在费用管控按标准规范执行费用管控工作。. 适用范围本办法适用于股份公司及各子公司行政部的日常行政费用管理工作。. 列入行政费用管理明细及管控方式建立健全各类行政类费用的管理措施，通过“分级限标”统一设定费用限制标准；通过对固定性支出费用进行“总额预警”，总额控制，超标预警；“先审批后支出，谁审批谁负责”的流程管控，扎口管理环节和职责；梳理与统一各地行政管理环节中的费用明细，有利于后续行政类费用数据的统一管理与分析，根据股份行政部门分类类别及明细如下：序号费用类别费用项目分级限标总额/预警流程管控1业务招待类香烟费用2酒水费用3招待费用4接待用品5礼品费用6差旅车辆类机票费用7滴滴打车8车辆费用9车辆维修保养10机动车保险费11行政办公类办公用品12清洁用品13电脑配件14绿植租摆15企划广告费16零星维修费17快递物流类快递费18通讯信息类移动费用19电信费用20其他类工会费21福利费22知识产权专利费注：各地行政因属地差异有其他费用另行补充。不包含未经行政管理环节的费用。. 业务招待类费用管控业务招待类费用主要分为来访礼节性接待及业务拓展商务洽谈招待费用，来访接待行政部门应依照严格的分级标准执行。因业务拓展、商务洽谈而产生的招待费用应另行登记。区分执行标准一般办理流程来访招待执行相应的接待等级标准发起人-行政部-相关各部门负责人-条线副总审批-行政采购销售纳入采购、销售部门业绩业务发起人-业务部门负责人-条线副总审批-行政执行行政部门应区分登记上述两项不同性质的费用明细，并每月底将采购、销售招待费用提交至部门负责人处，用于业务部门业绩提成费用相关参考。. 分级限标公司来访招待事务坚持分级限标，按照来访重要级别划分费用标准，各地部门及行政结合实际情况在限定标准范围内执行，特殊标准须副总级以上审批。级别对象香烟酒水餐饮住宿用品礼品贵宾级集团高层领导出席接待黄金叶 (天叶、细支） （标准98元）五粮液、茅台星级酒（不限标准）五星级（喜来登、马儿岛酒店）水果不限制重要级子公司/条线领导副总出席接待黄金叶（天叶）、软中华（标准65-98元）梦之蓝M6，五粮液（标准700-1000元）外部酒店：（标准不超过300元/人次）三星级协议（国际大酒店）（标准不超过450元/间）茶水服装、礼盒（500-1000元）普通级部门经理负责人出席接待硬中华（标准不超过为45元/人）天之蓝（标准不超过350元/瓶）外部就餐（标准不超过150元/人次）快捷级协议（亚朵、快捷酒店）（标准不超过200元/间）茶水礼盒小品（标准不超过400元/人次）注：一般正常业务往来的业务员、工作人员不进行业务招待活动。个别情况以红杉树烟。接待香烟、酒水应当限定4-5个品种。香烟品种依次为：硬中华（45元）、软中华（65元）、黄金叶天叶及细只（98元）；酒水品种依次为：天之蓝（350元）、梦之蓝M6（720元）、五粮液、茅台。另个别情况采用红杉树苏烟（22元）、海之蓝（160元）。. 流程管控副总级以上领取贵重礼品发起经过总经理审核，进入行政安排。副总级其他招待用品直接进入行政安排。其他人员按接待级别申请相应标准烟酒礼品，普通级接待超标准申请需行政部再次确认，现有超标准先例需重新申请，礼品赠送时烟、酒、礼盒只选择一样。1.1香烟小于等于5包香烟（限定硬中华）：发起人部门审核行政安排会议工作烟在结束后多余香烟（含开包烟）需上交行政并登记实际使用。大于5包香烟及其他礼品：发起人部门审核总经理审核行政安排1.2 酒水：发起人部门审核分管副总审核行政安排就餐时，如有烟、酒、饮料等物品需求的，由接待归口部门在RAP信息系统行政管理类中填写礼品领用清单，按流转程序完成后到行政部领取。禁止通过酒店等其他途径取得.就餐结束后需清点烟酒，多余经办人当天退回。1.3 餐饮：公司业务接待食宿统一由公司安排，接待归口部门应提前在RAP信息系统行政管理类中填写就餐申请单，按需求选择内部或外部就餐，经部门经理审核、分管副总批准后，分别由后勤部或行政部登记并统一安排。申请人应提前一天流转就餐申请单，并注明来访人有特殊饮食习惯的，如遇特殊情况，需经分管副总通知行政部或后勤部。事后两天之内补办手续，否则接待费用不予报销。1.4 接待用餐原则上由部门负责人以上人员负责安排陪同，陪同人员不可超过3人。若同一天多单位、多部门来访，可由行政部或后勤部提出建议并餐，经相应部门同意后安排并餐。1.5 所有外部餐饮招待预定需经行政部门通知指定餐饮商家为准，并依据接待档次费用标准预定菜单，以确定菜单总价为签单金额结算。1.6住宿：除公司高层领导接待以外，凡需接待住宿需求应在就餐申请单中提前审批，由行政部依据接待标准统一安排公司协议酒店办理入住，同性别相同低级别人员住宿默认安排标间标准。1.7 接待会议中仅限高层领导副总级以上接待规格安排水果及茶点，其余接待会议由行政部统一安排茶水。5、差旅车辆类费用管控本类费用未包含员工差旅过程中的火车、汽车公共交通、住宿、招待费用。具体规范详见员工差旅管理制度。. 分级限标及总额控制针对公司行政部统一管理的机票预订、滴滴打车，分级限标规定如下：序号职务级别交通网约车住宿误餐费飞机火车当天往返当天不往返1总经理、副总、财务总监、董秘、子公司总经理、总工实报实销实报实销实报实销2监事会主席、子公司副总、总经理助理经济舱二等座实报实销400元/间/天20元/餐70元/天3经理、副经理、车间主任经济舱二等座100元/日300元/间/天4车间副主任（含）以下级别人员，包括公司业务员经济舱二等座50元/日200元/间/天注：比价搭乘飞机：在非紧急出差情况下，当机票价低于同时间火车票价可选择搭乘飞机，当差旅距离超过8小时火车车程可选择搭乘飞机。选择火车的方式，车程超8小时并在火车上过夜（晚十点至早六点）可购买卧铺。网约车：当地方公共交通确实不便，可审批上级领导后远距离打车，但最高限额100元/日次，约30公里。不得非必要超远距离网约车行程。公务车：非必要（除疫情、携带重品、陪同客人、四人同行）经理级（含）以下不得超远距离（超300公里）使用公务车辆，可选择高铁等公共交通。超一类城市：因需要在北京、上海、广州、深圳住宿，住宿标准可提高100元/天。同性别相同级别人员住宿应安排标间标准。. 流程管控. 计划出差人员需预定机票时，必须至少提前一周通知行政部，由行政部统一办理票务事宜，固定出差人员提倡提前一周做好出差规划。紧急情况需公司高层领导授意同意后方可订购机票。（流程：发起人部门审核分管副总（有条线副总的先到各自条线副总审核）总经理审核行政安排发起人知悉）. 因个人原因导致的机票退票费、改签费等由当事人个人承担。. 行政部可根据差旅人员出差计划和紧急性，在综合比较价格及行程时间后，根据成本最优原则，可建议改换交通方式及搭乘换乘方式。. 各部门因公使用车辆时，应提前申请，统一服从行政部调度车辆，遵循轻重缓急。市内用车需提前半天申请，市外用车，同一地点办事尽量合并用车。（流程：发起人部门审核各分管副总条线副总审核均可（销售部和原料采购部直接进入下节点）行政安排车辆 ）. 涉及车辆各项手续办理、油卡、ETC、保险、保养、维修、年审均由行政部归口统一管理。及时解决车辆驾驶规章、违规及交通事故的处理或处罚。5.1 针对公司公务车辆日常维护保养保险费用，实行总额控制。车型小保养大保养年保费备注奥迪1100元8000元6000元注：定点维修保养，不得私自交由第三方进行保养、维修，公对公结算。5.2 保养应以超过里程数为保养周期。5.3 年保费费率低于上一年度，保费险别基本险种，车损险逐年递减。5.4 汽车服务相关大金额充值（油费）积分等年度兑换纳入行政物品仓库。6、行政办公类费用管控（1）主要为办公文具用品、办公耗材、文印耗材、清洁用品、绿植租赁依据以往费用数据，统一进行费用总额控制，预警控制管理。（江阴标准）序号类别现状总额控制说明1办公用品（60%为A4纸张）1200元/月1000元/月纸张分部门领用，月度超标说明2清洁用品（50%为卫生纸）1100元/月1000元/月按需领用，月度严格控制3文印耗材（硒鼓粉盒）1000元/月1000元/月以旧换新，以充代换，严格控制4绿植租赁（协议合同）1800元/月1200元/月减少数量，协议合同，严格控制注：上述项目费用实行总额控制，月度超出总额控制，行政部需调查及书面说明原因。（2）办公用品定额管理（宁夏标准）领用标准：职能管理部门员工入职时，标准配置用品：中性笔、笔记本、文件框、文件夹、笔筒等，限额不超过80元。公司人员办公用品费用配发标准为：部门经理及以上级别：20元/人/月；主管、职能部门员工：15元/人/月。（3）办公电脑及设备办公计算机分级表（如皋公司版简化）级别分类分类说明价格上限最低配置标准使用对象使用年限保障使用级简单的办公软件的使用，RAP系统的基础使用，无其他使用要求的。对电脑配置基本无要求。-老旧电脑车间一般生产副主任，填报数据人员8年基础配置级资料的查阅、一般报表或文档的车间汇总及制作、RAP系统等办公系统的使用、生产使用的部分软件系统的电脑试装等，对电脑配置要求一般。4000元4GB内存，500GB硬盘，集成显卡及同级CPU车间主任，车间设备分管副主任，仪表电气副主任，一般办公人员6年专业要求级特定工作岗位对显卡、处理器、硬盘等部件有较高需求，如经常编辑并使用工程图纸；频繁使用各种网银助手；存放较大系统镜像数据或安装使用虚拟系统环境等，对电脑配置有一定要求。6000元8GB内存，1TB硬盘，独立显卡及同级CPU技术部相关员工、工程施工人员、设备管理相关人员、财务出纳、网络管理员、各经理级、副经理级人员6年副总经理级工作涉及内容广泛，处理很多文件，使用很多的系统、软件，在一定程度上体现公司形象，对电脑配置要求较高。8000元16GB内存，1TB硬盘，独立显卡及同级CPU各级副总经理6年总经理级工作涉及内容广泛，处理各种文件，频繁体现公司形象，对电脑配置要求高。10000元16GB内存，1TB硬盘，独立显卡及同级CPU总经理级别6年注：副总级以上可配置独立的打印机，计算器，笔记本
