公司财务部门如何配合会计师事务所年报审计

1公司财务部门如何配合会计师事务所年报审计公司财务部门如何配合会计师事务所年报审计阳春，年报日日披露甚盛。开始是点点滴滴，斜风细雨，到后来渐急渐密，雪片般落下，教人应接不暇。到今日还没披露的，想来也在紧张纠结之中了。审计离场了没？报告草稿有了没？收尾工作，固然是酣畅淋漓，在此时刻，稍微总结几句年审配合，倒也不负恩泽。1 派人派人无论财务部有多少人，总觉得不够用，这是所有公司的正常感触。审计，来两个人也好，来二十个人也好，财务部最好只派一个人，至多二个人配合。这是经验，并非真理。曾有人，审计一入场，就把财务部 9 个人的职责分工一一说清，叫审计根据分工该找谁找谁。结果呢，审计需要催好几个人，财务部所有人都被审计催，公司需要了解审计进度，问自己人得问一个遍，又不想因此开会，只能去问审计组长。派一个人配合，是说此人负责接口:从审计那里得到资料清单，将清单分工给各人，从审计那里得到问题清单，将问题分给各人。这个人不需要了解所有事宜，更不需要拥有全部资料，他管好收发就可以了。这样，公司想了解审计进展，问只问这一个人就行了。各公司财务部的人，性格水平是参差不齐。派去配合审计的人，倒不需要多机智勇敢，但一定得“懂事”，知道大致方向，不可瞎说。曾有某会计，去接待审计组，一见面异常热情，一开口就介绍自己家多少费用不曾入账，审计组当即就笑了。2 给资料给资料据说独立性是会计师的生命，但在审计现场，会计师的命根子是，资料。在审计组进入现场前，可以先把资料清单给公司，公司把能提供的电子版的东西发邮件过去。每个事务所，都有资料清单模板，但这是大路货，肯定不是适合所有公司。因此，财务部拿到这个清单后，要先删减，给不适用的那些打上标记，反馈给事务所，然后再组织提供。如果是连续审计，则上一年已经提供的、本公司特色资料，比如什么分析表、什么清单之类的，细心的会计师会在来年的资料清单里直接写上，粗心的会在现场才想起来索取。财务部拿到清单后，如果发现并未要这些特色资料，那么也不用上赶着给，因为，会计师可能今年的想法不同，这些东西说不要就真的不要了。除了清单上的，现场审计开始后，还会索取很多东西。其实除了基础资料外，很多资料都是可以谈的。审计组不可能对公司的所有管理流程烂熟于心，他们也不知道公司有都有什么数据和表可以提供，因此，他们要的东西，公司可能压根就没有，或者很难提供。这时，就要主动去问审计组，2你要这个资料，是为的什么目的，咱们一起想想能不能换换，没准我这有证明力更强的。例如，审计要求把所有 5 万元以上的合同全部复印，公司的量又非常大，眼看就报废一台复印机，这就可以去问，你的目的是什么，你怀疑哪个科目的什么问题，我能不能给你带金额的合同清单，这个我可以保证不重不漏，我账上每笔收入都在摘要里写了合同编号，你 VLOOKUP 一下就知道执行情况，然后你挑大额的复印好不好？或者我给你合同清单，你随便抽，但我给你合同电子版，行不行？基础资料就不能谈了，比如对账单。有的公司为了显示自己强势，故意这不给那不给，并以此为能事，这除了浪费审计组的时间，让事务所有理由提高收费之外，并没有其他效果。3 答问答问与客户沟通，是事务所的必修课，但他们并非就个个沟通的好。沟通是双方的事情，很多情况下，公司还得主动。中介不是主管单位，中介的审计也不是打与被、罚与被罚的关系，相反，大家的目的是一起把报表赶紧做完做好。因此，大家更多的是在协作，而非敌对。事务所的提问，有时深刻有时低级，是否回答，如何回答，要区别对待。公司的人，财务的，业务的，人力的，行政的，对同一事情的看法可能各不相同，比较深刻的问题，尤其是敏感的那些，答案要想好。比如审计要询问某销售员某大客户的情况，财务部就要请这个销售员先说一遍，不妥的地方要修正，然后再让这位销售员去书面或者口头回答，如果审计组在询问中提出新的问题，此人可以说：这个问题我不负责回答，请通知财务部再派别人。这样做对吗？对。审计组得到的所有资料和解释，都是公司以公司名义提供的，所有对他们提供资料和解释的人，都是代表公司，因此，在出面沟通之前，公司内部商讨答案，那是极其正常的。再说，外交部都有口径词，普通公司不可能比外交部口才还好，不集体准备答案那是太自信啦。公司认为深刻的问题，事务所未必这么认为，很多问题都是履行必要程序而问，不是在深挖问题，所以如常回答即可，不用派出副总级别的人解释，当然自己内部讨论答案可以多花一些时间。事务所提出的低级问题，有些要回答解释，有些不要理睬。公司的运作管理方式，要解释，但不用特别深入解释。叙述时要体现公司内控优秀，管理完善等令人放心的优点。公司提供数据之间的勾稽关系，要稍微解释，让审计得以迅速核对数据，否则他们左思右想可能浪费时间，更可能发现其他公司不想讨论的问题。3会计政策之类的，要解释，比如审计问为何收入是这样确认的，就要对他们细说原因，同时彰显自己公司多么正确规范。审计时间也都是不够用的，冷冷抛一句“自己去想”，审计可能花三分钟想完，然后断定公司是错的，接下来的沟通更浪费时间。审计组自己弄出的问题，不要理睬。比如，公司提供的数据，审计搬到底稿上为何明细加总不等于合计了，这就不要管。首先公司不负责检查事务所底稿，其次，即便公司热心去帮忙，花的时间也不会比事务所自己检查花的时间少，因此干脆不管。审计方法问题，比如抽的样本不足，该做替代程序的没做，这些不要管。遇到脾气不好的会计师，财务部一提这些他们还可能咆哮，所以多一事不如少一事。他们少做的程序，自有他们经理、合伙人去管，哪怕离场后再补充大批资料，他们也不至于因此就耽误了报告时间。4 讨论讨论很多事情是要讨论的，比如某笔调整要不要调，某处怎么写附注等等。有时还涉及审计意见类型。涉及审计意见类型的，一般在审计入场之前，就该定个差不多。公司的大事大政策大数据也就那么些，有没有问题公司自己知道。公司和事务所都有个掂量对比过程，公司要的，事务所要的，彼此想好，不行就换换新鲜，这都是可能的。事先不想好，想在现场蒙混过关，有可能成功，但风险是在的，等审计发现了再去谈，时机有点晚了，若公司处于弱势，也就是说，事务所有没有这家客户都不在乎，那么后果不乐观。现场讨论的，还是意见类型以外的事情更多。交流这些事情，要找对人，不要和没有决策权的人讨论，因为说了也没用，他们至多往上原样反映，反映过程中走样的也有。经常遇到这种情况:审计坚持自己的看法，不肯改变，他们一遍又一遍重复相同的理由，任凭公司怎么说服也不为所动。这时候，生气是没用的，要弄清究竟是事务所的谁在担心什么，然后对症下药。有时，仅仅是事务所合伙人曲解了事务所现场人员的汇报，有时，仅仅是事务所经理懒得对合伙人做更多解释，就选择了压迫公司。例如，坏账准备率为何很低，事务所初步判断公司提取不足，有隐瞒亏损的嫌疑，这样的事务所可能看 st 公司看的多了，基于一般认识做此等推理，也可能是，只要公司多提一些，这里肯定就没有风险，审计组不用追加任何程序，更不用多花时间对合伙人汇报，所以他们选择引用准则、要求补提。公司呢，遇到这种状况，就得耐心解释客户质量，介绍信用管理体系，并拿出数据谈谈公司在产业链中的强势地位。理由摆足了，如果审计组还不听，那么，直接找其合伙人谈。4事务所的逐级复核是必要的质量控制，但这逐级控制也带来不少沟通成本。这个沟通成本，有时直接影响到审计效率，为了促进审计，公司必须知道什么问题和哪一层次的人去谈。5 质量质量利用事务所的工作，促进公司的报表质量，那是必须的。公司购买的是服务，不是几本纸做的报告。因此，要充分利用会计师的专业，优化报表，优化财务。除非有猫腻想蒙混过关，各种资料提供的是越快越好。不要怕改表，每一次修改都是报表的优化。同样是干净意见，审计质量可以是天差地别。真有事务所抄个数字就走，很快出报告，问他们:“我们公司怎么样？”回答只有“很好”。干净报告固然要紧，但公司没注意的问题，事务所也不想注意，这就没有增值服务了。而有的事务所，除了做审计，公司的鸡毛蒜皮问题都能注意到，还能找到不起眼的漏洞和隐患提出建议，且介绍其他公司的经验，这就是好审计。如能提升管理水平，公司何乐而不从呢。当然也有审计，管理问题看不见，优化建议提不出，十元级别的不合规发票查出来几十张要求调整，这样的审计，是没将公司的重点与审计的重点恰当结合，是否受欢迎就难说了。例如，审计工作完成后，审计组告诉公司，你账表都没问题，但在未来，公司规模几倍之后，供应商的管理肯定成为问题，因为这行业的上游格局很清晰，不可能再以这么简单粗放的办法去管，所以，公司应该早做考虑，有意识培养优质供应商，基于此，采购考核和库房账簿都要有所改变，好的办法有哪几种，等等。这样的会计师，保证比满口说好的受欢迎。有时，遇到的会计师真好：专业好，态度好，这就要记住，争取明年还让这个人来。常见公司换事务所，理由就是带队的会计师跳槽了，公司不想让别人审。有时，会计师看上去水平普通，公司还是想让他继续审，那是因为，此人对公司已然熟悉，换个人，各种情况又得重新介绍一遍，这也是时间啊。某公司，曾经被一位水平高的帅哥审过，当时谈起准则和行业政策，这帅哥三言两语就说的很透：准则如何，大家怎么做，监管的看法是什么，税的风险有多大，某地的最新稽查案例是什么，所以你们怎么处理才最恰当，等等。后续的会计师，经常问的是，你们为什么这样做，你们为什么不那样做，咱们再核对下准则好不好，等等。几年之后，公司还是想念那帅哥，打听他去了哪个所里，看能不能再请他来审，哪怕是做个咨询也好。专业水平的魅力，就是如此。6 招待招待其实审计组最喜欢的是时间，不是大餐。招待这件事，可有可无，比较狠的公司，可以做到，事务所合伙人去现场都不管饭，只关心问交通是否拥堵，建议多坐地铁少开车，普通会计师自然就5更不管了。更狠的公司呢，是天天带出去大餐，每次不算路上就 2-3 小时，饭后还有活动，审计组苦不堪言，只能加班熬夜赶进度，报复性地多提意见。为了协调气氛也好，增进感情也好，恰当的招待还是可以有的，比如入场吃一次，或者离开时吃一次。日常餐饮呢，有的公司提供自己公司的食堂卡，陪或者不陪都行；有的公司压张支票给最近的小餐馆，让审计吃完签单；如果按约定公司负责食宿，那就让审计组去住宿的酒店吃；如果按约定公司不负责食宿，那么什么都不管也正常。想对审计组更好一些，可以给张附近的超市卡，让他们购买饮料和零食，或者干脆就买好搬过去，都行。拼酒，绝对不是好习惯，但也有不少公司，审计组一到，先拉出去痛饮，审计组喝的多，资料提供就快，审计组不能喝，资料提供就慢。这种办法雪是不赞成的，因为杀敌一万，自损八千，喝酒太浪费时间，弄不好还耽误事情，真要和审计组拉拢感情，从速提供资料那是最好的。但是真有公司，非喝不可，以喝倒审计组为荣，但实际上，无论喝多少次，该给的资料还是要给的。7 日常日常对年审工作的配合，不是在审计组到达时开始的。其实，公司每发生大的事情，都要和会计师及时沟通，在写下那笔重大分录之前，就讨论个透彻，这样双方都好，避免年末花时间纠结，也避免公司做出不可逆的动作。预审时候，更是要让会计师尽量多看，这样可以减少年后的工作量。这一点相当重要。凡是大事，是瞒不过会计师的，所以也不用瞒。早些讨论，达成一致意见最好，讨论完了还有分歧，及时换所也来得及，最怕藏着不说，3 月份双方僵持不下，临时换所，得连夜找新所，很麻烦。总之，在年审中，财务部和审计组是协作关系，无论工作多么繁琐，问题多么碎，都得去持续推进。质量和效率，都在协作中深刻体现。好在审计总有结束的一天，报告总会出来的，我们所做的都是过程。