BIP操作指引会议管理

会议管理操作指引内部资料 严禁外传 2会议管理总述 会议管理主要提供员员工工预预约约会会议议室室，新新建建会会议议安安排排、会会后后创创建建会会议议纪纪要要的的管管理理功功能能。会议安排以会议卡片形式对会会议议召召开开时时间间、与与会会人人员员、议议程程模模板板、纪纪要要模模板板、会会议议审审批批及及纪纪要要审审批批流流程程等关键会议要素进行管理。通通过过会会议议日日历历，直直观观展展现现会会议议的的组组织织和和开开展展情情况况。会议管理整整合合了了任任务务分分派派模模块块，帮助企业有效分派会议任务。还提供了会议信息的统计功能会议信息的统计功能。内部资料 严禁外传 3新建会议新建会议会议管理主页面内部资料 严禁外传 4 会议管理功能简介会议发起人预约会议室录入会议安排 责任人上传上会材料 查看会议回复情况催办会议召开 取消会议会议记录人录入会议纪要会议审核人审核会议安排：（包括通过、驳回、转办、沟通和废弃等）审核会议纪要会议参与人（包括主持人、与会人员、纪要记录人、抄送人、会议签到等）查看我的会议日历查看会议安排 回复是否参加会议查看会议纪要 会议统计维护人员新建会议统计信息查看分析统计数据内部资料 严禁外传 5会议安排会议发起人会议审核人会议安排审批提交审批审批发布审批通过录入会议安排查阅会议参与人会议审核会议发布会议回执会议召开会议纪要会议落实会议传阅会议记录人打印回复会议催办会议召开取消会议召开召开会议录入会议纪要落实会议内容审批发布纪要传阅会议安排传阅会议纪要新建流程申请业务流程图内部资料 严禁外传 6实现主要功能：支持一键预约（普通会议、视频会议）。支持普通会议、视频会议发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 7实现主要功能：支持会议短信/待办/消息三端提醒短信会议通知移动端消息通知待办通知（待办中心）内部资料 严禁外传 8实现主要功能：支持二维码扫描签到查看签到记录内部资料 严禁外传 9实现主要功能：支持任务安排、任务督办跟踪。下达任务案例：目前应用于集团高管会会议任务销项管理。内部资料 严禁外传 10实现主要功能：支持移动端使用案例：应用于集团年会等短信会议通知查看当日会议安排查看安排相关情况查看会议资料内部资料 严禁外传 11实现主要功能：支持会议室使用统计分析支持按各种维度进行统计分析；按会议室使用率、按部门会议次数内部资料 严禁外传 12未实施区域希望尽快规范区域会议管理系统初始化执行 执行规则、要求 通知到位 培训与推广定期统计与分析线上申请权限开通 录入会议室信息 系统测试定义定义会议管理员会议管理员整理会议室整理会议室信息信息编写会议管理编写会议管理制度制度推广推广正式上线正式上线权限申请：职能中心/信息管理中心/IT管理类/BIP系统/BIP模块管理员权限申请 内部资料 严禁外传 13会议管理宗旨、原则：附：关于发布碧桂园集团会议管理暂行规定（修订一）的通知 集团字【2014】440号 一类：集团层面召开（由主席、总裁或党委书记主持召开）二类：区域、中心、子公司层面召开三类：总部、区域、子公司职能部门层面召开四类：区域、中心、项目、部门、子公司专业或内部会议推进会务管理组织工作规范化、制度化、标准化、改善办公秩序、及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率分级安排、归口管理、统一协调、标准规范的原则会议管理适用于各区域、项目、中心、部门、子公司会议管理分类：会议管理宗旨、原则：内部资料 严禁外传 14会议管理系统访问访问路径：BIP 我的工作 协同应用 会议管理内部资料 严禁外传 15员工如何新建会议安排、跟进会议安排？内部资料 严禁外传 16方法二：在日历中点击会议室和召开时间对应方格方法一：快捷按钮点开后，选择会议模板选中会议模板后确定输入会议名称、时间、参加人员等基本信息输入会议议题及上会材料等信息，进入下一步输入会议地点等资源信息【如果选择方法二，会议地点会默认填好】,进行下一步选择通知方式后，可暂存待提交完成最后一步后可提交待审批新建会议安排操作步骤内部资料 严禁外传 17会议议题中材料负责人，从待办进入编辑上传上会材料后提交导航栏可以再次进入查看编辑上会材料上传上会材料内部资料 严禁外传 18查找到我发起的会议安排点击打开在审批中的会议安排 1.催办处理人审批 2.撤回重新提交3.废弃不发布跟进我发起的会议安排（催办、撤回或废弃）内部资料 严禁外传 19会议安排录入人如何查看会议回复情况、催办会议召开、取消会议召开？内部资料 严禁外传 20选择会议回执页签查看会议回复情况内部资料 严禁外传 21通知会议相关人员，并选择通知方式被通知人员接收到待阅催办会议内部资料 严禁外传 22发送通知给会议相关人员会议相关人员接收到待阅取消会议内部资料 严禁外传 23纪要人如何录入会议纪要、跟进会议纪要？内部资料 严禁外传 24从会议通知单页面，点击录入会议纪要1、输入会议名称、会议时间、上传附件等信息，带*号的为必填。2、中间可暂存，录入完毕则提交审核3、设置完毕点击提交新建会议纪要内部资料 严禁外传 25点击进入我录入的待审纪要 1.催办处理人审批 2.撤回重新提交3.废弃不发布跟进我提交的会议纪要（催办、撤回或废弃）内部资料 严禁外传 26会议参与人如何查看会议安排、回复会议、查看会议纪要？内部资料 严禁外传 27我的会议日历中查看近期需要参加的会议查看我的会议日历内部资料 严禁外传 28我参加的会议下查找进入查看从待办进入查看查看会议安排内部资料 严禁外传 29从待办点击进入会议回复“参加”“不参加”或请他人代理回复会议安排内部资料 严禁外传 30从待办进入查看所有纪要下查看查看会议纪要内部资料 严禁外传 31 参加会议手机扫描二维码签到？内部资料 严禁外传 32手机扫描二维码会议签到内部资料 严禁外传 33显示个人签到记录会议签到内部资料 严禁外传 34如何查看会议安排统计、查看分析会议统计图表？内部资料 严禁外传 35点击【会议吞吐量】链接点击【新建】进入新建页面1.选择相关筛选条件后，预览结果2.保存统计结果查看会议吞吐量统计内部资料 严禁外传 36点击【会议吞吐量环比】链接1.选择相关筛选条件后，预览结果2.保存统计结果查看会议吞吐量环比统计内部资料 严禁外传 37点击【会议室使用率】链接1.选择相关筛选条件后，预览结果2.保存统计结果查看会议室使用率内部资料 严禁外传 38创建视频会议室操作内部资料 严禁外传 39实现主要功能：支持一键预约、视频会议选择视频会议发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 40预约操作发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 41发起人批审发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 42会议状态发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 43视频会议管理发起流程审批发布发起过程内部资料 严禁外传 44视频后台操作发起流程审批发布发起过程默认演讲者模式、适用于大型培训点击模式变更为讨论模式内部资料 严禁外传 45会管详细操作下图为会议室控制页面预览内部资料 严禁外传 46会议信息会议号是6676，会议室15代表15个会场在线红色掉线会场内部资料 严禁外传 47单个会管功能说明功能说明：连接：单个会场连接、呼叫中、挂断 主会场：设置主会场，主会场麦克风永远开启 麦克风：单个会场的麦克风打开、静音 分屏：设置单个会场的分屏模式 质量：显示单个会场的会议质量，状态:优|良|差 删除：快速删除单个会场 刷新：手工刷新各会场状态内部资料 严禁外传 48全局功能说明会议室全局控制按钮说明全局控制按钮全局控制按钮全连：快速呼叫全部断开的会议室全断：快速断开全部连接的会议室开麦：讨论模式时快速设置所有的会场麦克风全开禁麦：讨论模式时快速设置所有的会场麦克风全关模式：设置会议为讨论模式或演讲模式分屏：设置所有会场统一分屏模式轮询：设置会议轮询方式和时间结束：提前结束此进行中的会议锁定：锁定会议，所有会场无法呼入主持：更换此会议的主持人延时：会议未正常结束进行时间延长录像：录制本次会议视频字幕：给所有终端屏幕发送消息谢谢聆听