项目部物资采购管理工作标准

Q/XX有限公司工作标准Q/XX-2019项目部物资采购管理工作标准（试行）编制部门：公司物资设备公司编 制 人：审 核 人：电 话：电子邮箱： - 1 -2019-12-16 发布2020-1-1 试行 建设有限公司 发 布项目部物资采购管理工作标准（Q/XX-2019）1.工作内容1.1 编制物资需用计划。1.2 编制物资采购计划。1.3 成立招标小组（竞争性谈判小组或询价小组）。1.4 编制招标文件（竞争性谈判文件或询价文件）。1.5 投标人资格审核。1.6 发售招标文件（竞争性谈判文件或询价文件）。1.7 投标人编制投标文件并提交投标文件。1.8 通过招标（竞争性谈判或比质比价）确定供应商。1.9 发布采购结果公示。1.10 中标结果通知，投标保证金退还。1.11 签订合同。1.12 合同系统录入。1.13 建立招投标和合同台账，采购过程资料整理归档。1.14 合同履行。1.15 合同变更、合同的解除和终止。 2.工作标准2.1 项目中标 1 个月内编制出物资总需用计划。物资需用计划由项目经理负责组织人员编制、审核，项目经理批准；物资需用计- 2 -划内容要填写完备； 每月 5 日前编制下月的需用计划，计划上 报采购部门时间至少须提前物资计划进场时间 25 天。 特殊物资需要提前 2 个月以上为加工留出时间。2.2 物资采购部门，依据物资总需用计划，编制物资总采购计 划进行招标； 依据物资月度物资需用计划和现场库存实际情况， 2 天 内编制月物资采购计划。物资需用计划需采购部门负责人或主管业务经理批准，有编制人、审核人、批准人签字。2.3 物资采购前需成立招标小组、竞争性谈判小组或询价小组。 小组成员可由项目部主要负责人、公司或二级单位工程管理、风控 与成本管理、财务、物资等部门相关人员组成。由招标实施单位具 有相应资格人员任招标小组组长。依据采购计划计划预估采购金额 （物资采购大于 100 万元，服务采购大于 50 万元必须采用招标采购），确定采购方式。2.4 招标文件和竞争性谈判（询价）文件需明确投标人的资质 要求，对标的物的质量标准、技术标准、数量和计量单位、供货时 间及周期，合同主要条款，评分办法等具体要求。招标文件和竞争性谈判文件经过相关部门评审和采购部门负责人审核后发布。2.5 投标人资格审核。资格审查分为资格预审和资格后审，按照公司合格供应商管理办法中相关规定进行审核。2.6 招标文件需委托中铝招标公司或受委托的招标公司在公共 平台发售招标文件；竞争性谈判文件和询价文件直接在中铝电商平台上发售。2.6 投标单位根据招标文件的要求编制投标文件，并按招标文- 3 -件规定时间、地点提交有效密封投标文件，接收人员登记签字确认。投标文件应按照招标文件和电子招标平台的要求编制并上传加密的投标文件，并在规定的截止时间进行解密。2.7 成立招标小组（竞争性谈判小组、询价小组），评标委员会；评标委员会编制评标报告，竞争性谈判小组编制谈判会议纪要和预 中标报告， 询价小组依据询价小组按照询价文件的评定标准进行 评议，编制预中标报告； 竞争性谈判采和询价采购在符合采购需求、 质量和服务相等的前提下，按报价从低到高的原则确定预中标 候选人排序名单；采购单位招标领导小组召开定标会议， 确定中标 单位，编制定标报告；过程资料齐全（招标文件、签到表、评分标 准、开标记录、投标或报价文件、会议纪要、评标报告资料（预中标报告）、定标报告）， 内容、格式符合公司要求，人员签字齐全。具体实施参照公司招投标管理办法。2.8 供应商确定后，招标小组（招标委托机构） 及时在本单位办 公地点醒目位置、国家招投标法规指定媒体、公司电子商务平台对 采购结果进行公示。公示内容包括：中标候选人名称、投标报价、 上级监管部门、纪检监察部门投诉举报电话、传真、邮箱等招标文件规定公示的其他内容。公示期不得少于 3 天。2.9 采购结果公示结束后，向中标单位发中标通知书，同时将 中标结果通知所有未中标的投标人，在中标通知书发出 5 日内，向 所有未中标单位发出中标结果通知书，财务部门办理投标保证金退款。2.10 招标人应当在中标通知书发出后 30 日内与中标人签订书- 4 -面合同。合同要采用公司合同范本，签订前需经相关部门评审，相关领导审批后，由项目经理签字后走用印申请盖章。2.11 合同系统录入，建立招投标和合同台账，采购过程资料整理归档。2.12 项目部是合同履行，监督的主体，做好现场的材料管理。 物资管理人员保存好需用计划、采购计划、到货清单、收货记录、 验收入库单、耗料单、到货台账、出入库台账、合格证、复检报告、 材质证明书等资料。做好到场物资的管理储存、发放、使用、结算工作。2.13 在合同执行过程中合同变更、终止或解除合同资料要求保存完善。2.14 对供应商并每年至少一次动态考核。 3.责任部门及人员3.1 责任领导：项目经理或分管领导3.2 责任部门：项目物资设备部门3.3 管理责任：项目物资设备部门负责人3.4 直接责任：项目物资设备部门采购人员 4.工作程序4.1 项目部成立后，物资需用计划编制。4.2 物资采购部门依据物资需用计划，编制物资采购计划。4.3 物资采购前期成立招标小组（竞争性谈判小组或询价小组），为物资采购做准备。4.4 项目部或物资需用部门编制招标文件（竞争性谈判文件或- 5 -询价文件），并经过相关部门的评审。4.5 投标人资格审核。4.6 招标文件、竞争性谈判采购（询价采购）文件的发售。4.7 投标人依据招标文件要求，编制投标文件并按照规定时间要求提交投标文件。4.8 确定供应商。具体实施参照公司招投标管理办法。4.9 确定供货商后，采购结果公示。4.10 采购结果公示结束后，招标人向中标单位发中标通知书， 同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并退还未中标单位投标保证金。4.11 招标人应当在中标通知书发出后 30 日内与中标人签订书面合同。4.12 合同系统录入，建立招投标和合同台账，采购过程资料整理归档。4.13 合同签订后，项目部负责组织向供应商催货、验收、结算手续。4.14 项目部做好到场物资的管理储存、标识、防护、发放、使用、结算工作。4.15 材料发放时按要求办理领料手续，填写耗料单，建立出库台账。4.16 在合同执行过程中合同的变更。5.检查标准及程序- 6 -5.1 每季度由物资采购部门或直接负责人进行自检。5.2 每季度由项目经理或分管经理对物资管理部门进行检查，考核打分。5.3 上级公司业务部门每年应进行业务对口检查不少于一次，按评分表进行量化打分。6.考核奖惩6.1 季度考核得分 90 分以下， 扣除物资采购部门负责人和本项 工作直接负责人当季度各 5%绩效工资。得分 100 分及以上， 奖励物资采购部门负责人和本项工作直接负责人当季度各 5%绩效工资。6.2 上级公司对口业务部门检查考核评分 90 分以下， 扣除分管 领导当季度 5%绩效工资， 同时扣除物资采购部门负责人和本项工作 直接负责人当季度各 5%绩效工资。得分 100 分及以上， 奖励物资采购部门负责人和本项工作直接负责人当季度各 5%绩效工资。7.附录 1：项目部物资采购管理工作流程8.附录 2：（ ）季度采购工作检查考核评分表- 7 -附录 1项目部物资采购管理工作流程编制及审批物资需用计划编制及审批物资采购计划成立招标（竞争性谈判或询价）小组编制招标（竞争性谈判或询价）文件审核投标人资格发售招标文件确定供应商公示采购结果发布中标通知书签订物资采购合同录入合同系统，建立合同台账，资料整理归档合同履约合同变更或终止- 8 -附录 2( )季度采购工作检查考核评分表检查日期：序 号工作内容分 值工作成果自查得分检查得分1编制需用计划101.需用计划编制内容完善、准确无误 6 分。 2.需用 计划由编制人、审核人、批准人签字 4 分。2编制采购计划61.采购计划编制内容完善、准确无误 4 分。 2.采购 计划由编制人、审核人、批准人签字 2 分。3编制招标、竞争性谈 判或询价文件121.文件编制内容完善，无遗漏项，语句描述准确无 异议，要求符合项目实际情况，内容附合同 9 分。 2.文件经过相关部门人员评审签字 3 分。4投标人资格审核41. 如资格预审，投标人必须是合格供应商 2 分。 2.如资格预审，审核通过后，在进入评标程序 2 分。5发售招标、竞争性谈 判或询价文件41.在招标公司平台、其他公共媒体或平台、公司电商平台发布招标文件 4 分。6确定供应商201.成立评标小组 2 分。 2.接收投标文件 3 分。 3.相 关会议纪要、签到表、开标记录、评标报告、定标 报告、评分标准等过程资料完善 15 分。7公示采购结果31.定标完成后及时在相应的平台或媒体上公示采购 结果 3 分。8发布中标通知书31.公示 3 天后，给对应的供应商发中标通知书和不 中标通知书 3 分。9签订合同121.采用公司标准范本 3 分。 2.合同修改完善条款符 合实际采购情况，合同条款对公司风险小 5 分。 3. 合同评审并签字 2 分。 4.用印流程符合要求，合同 签字完整 2 分。10录入合同系统，建立 台账，资料整理归档61.合同系统录入 2 分。 2.建立采购合同台账 2 分。 3.资料整理归档 2 分。11合同履约151.按照合同约定要求对物资进行验收，入库，耗料，并建立到货和出入库台账 7 分。 2.到场物资 的储存、标识、防护 4 分。 3.按照合同约定办理结 算手续 2 分。 4.按要求对材料进行检验验收和复检 2 分。12合同变更及终止。41 合同变更或终止流程符合要求 4 分。13该项工作亮点每个工作亮点加一分。最多不超 3 分。14总检查得分项目经理： 分管领导： 物资部门： 绩效部门：- 10 -