记录控制程序QHEOP

XXXXX有限公司编 号FM-QHEOP-002记录控制程序版 本A/0核准：审核：编制：体系小组实施日期2022年10月01日1.目的对记录进行管理和控制，提供产品符合要求及管理体系有效运行的证据，并在必要时为实现产品的可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。2.范围适用于本公司产品、过程及管理体系运行的记录控制，包括采自供方有关记录的控制。3.术语无4.职责4.1 各部门负责本部门相关记录的标识、收集、保管。4.2 品管部负责理体系运行有关记录的综合管理。4.3 总经办负责记录的收集、编目、归档、保管、处置。5.工作程序5.1 记录的编制和标识5.1.1常用的记录应格式化或表格化，由使用部门编制，并按本程序进行控制。5.1.2记录表格在使用中应编上管理号NO，对一式多联的记录应在发出前编号，并按相关要求及时传送相关部门。5.1.3由使用部门根据记录性质进行标识。5.2 记录的填写要求5.2.1记录的填写应真实、准确、完整、及时、清晰，并能反映原始情况。5.2.2记录应便于识别、阅读、检索，凡定量项目必须填上数字，不必填写的栏目用“/”或“”表示，记录上的签名要签全名，尽量用正楷字，不能过于潦草。5.2.3记录应用钢笔或签字笔填写，不能用铅笔和圆珠笔填写。5.2.4记录填写应字迹清楚，因错误需更正的，在错误处划斜杠，并在旁边写上正确数字或文字，但不得把原来数字或文字涂、盖掉，并在边上签更改人姓名和更改日期。5.3 记录分为与管理体系运行有关的管理性记录和与产品过程有关的专业性记录。5.4 记录的收集、编号、归档5.4.1各职能部门每月应对本部门在管理体系运行中产生的记录进行收集、整理、装订,然后交至总经办档案室归档。5.4.2记录编目应按检索、查阅方便的原则，可按活动主题，也可按时间顺序、部门、设备进行整理，进行装订或整理好装入文件夹（袋），并加上封面，封面上应注明记录的名称、产生部门、时间范围等内容，必要时在封面下加上目录。5.4.3每年外审过后两个月内，各职能部门将上一年的与体系运行有关的管理性记录移交总经办档案室归档，其他与产品有关的专业性记录，由各部门文件管理员按本程序规定进行日常管理。各生产车间应将本车间已不再使用的生产检验记录移交品管部保管，有关设备记录移交生产部保管，工艺记录移交技术部保管，各移交均应填写记录移交清单。5.5 记录的查阅5.5.1若合同有要求，在商定期内与该合同有关的记录可提供给顾客在评价时查阅，但应经相关部门负责人审核，报总经理批准方可查阅。5.5.2非合同要求，则记录的查阅应按文件控制程序中5.7.4条款的规定执行。5.6 记录的贮存和保管5.6.1记录的保管期限依据行业特点，产品产生，合同要求及法规要求，保管期限分长期、五年、三年、两年四种。由相关程序规定记录保存期限。5.6.2总经办文件管理员和各部门文件管理员，应按各程序文件规定的期限保护记录。5.6.3记录应存放在环境干燥，加锁的柜中，防止霉变、损坏、丢失。5.7 记录的处理记录超过保存期,其销毁处理按文件控制程序中第5.5.4条款规定执行。6.文件记录文件控制程序记录移交清单 第 2 页， 共2页