J011《公文与邮件写作》讲义及讲师手册

公文与邮件写作我们的约定：1 1、少记笔记，全程跟着课程思路走。、少记笔记，全程跟着课程思路走。2 2、独立思考，乐于分享。、独立思考，乐于分享。3 3、将问题写在纸上，休息时收集。、将问题写在纸上，休息时收集。4 4、空杯心态，防止漏斗效应。、空杯心态，防止漏斗效应。2我们的期待3案 例-“邮件门”前言关键词：EMC钥匙“谴责信”抄送4案 例-“邮件门”前言EMC大中华区总裁邮件原文：我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？56案 例-“邮件门”秘书邮件原文：前言首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，北京这里不是没有丢过东西，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。7前言一封出色的求职信，可以使你获得好的岗位一次卓越的述职报告，可以使你获得职业生涯的跨越一份有效的工作计划或者调研报告，可以提高你的业绩一个成功的商业策划或合同，可以与客户达成合作共赢出色的公文写作，助力事业成功8“一字入公文,九牛拔不出”本课重点规范公文格式、提升公文质量四性：完整性、逻辑性、准确性、简洁性课程目标构建思路：u确定行动目标u分析目标读者u决定正式程度u决定整体风格选取结构：u时间/空间顺序u演绎/归纳顺序uPAR顺序润色文字：u情感指数u读者为尊u增加可信度u行文简洁u语言庄重三大技巧阅读法、模仿法、勤练法提高写作能力两大规范公文写作规范邮件写作规范9公文写作特点公文写作技巧公文写作规范邮件写作规范提高写作的路径目录101011认识公文写作公文写作特点一、公文写作特点学生时代的写作：记叙文小纸条看图写话议论文论文检讨书散文日记读后感情书12认识公文写作公文写作特点一、公文写作特点生活中的写作：空间日志日记QQ状态微博微信短信贴吧米聊论坛13认识公文写作一、公文写作特点工作中的写作：请示决定意见通知报告通报函会议纪要公文写作特点14公文写作特点：练习如果让你分别使用邮件和微信两种通知方式，你会怎么样写？认识公文写作一、公文写作特点公文写作特点部门经理让你通知部门所有员工聚会，你确定时间地点后通知大家。15公文写作特点：内容完整：格式规范、内容完整逻辑清晰：条理明确、主次分明用语准确：字、词、句准确恰当语言简洁：语言精炼，言简意赅认识公文写作一、公文写作特点公文写作特点这也是本课的目的构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧16我们的目标OurGoal公文写作特点公文写作技巧公文写作规范邮件写作规范提高写作的路径目录17本课重点规范公文格式、提升公文质量四性：完整性、逻辑性、准确性、简洁性课程目标构建思路：u确定行动目标u分析目标读者u决定正式程度u决定整体风格选取结构：u时间/空间顺序u演绎/归纳顺序uPAR顺序润色文字：u情感指数u读者为尊u增加可信度u行文简洁u语言庄重三大技巧阅读法、模仿法、勤练法提高写作能力两大规范公文写作规范邮件写作规范18公文写作三大技巧构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧19公文写作三大技巧构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧20 因二期新建会员中心即将投入使用，部门将新增一些设施及人员进行万象城会员卡销售工作，由于现有人员无法满足需求，经理请你拟一份报告申请增加人员。要求：-200字以内；-5分钟以内；二、公文写作技巧21练习：构建思路（一）制定正确的行动目标构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧22练习：请分析你的行动目标？我希望对方读完我的文件后做什么？23构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧部门经理让你通知部门所有员工聚会，你确定时间地点后通知大家。别人的行动行动目标“我要在我要在聚会聚会前让每位员工确认能否参加。前让每位员工确认能否参加。”你的意愿被动目标“我要通知每位员工我要通知每位员工聚会聚会的时间和地点。的时间和地点。”24构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧思考：你想要目标读者，读完你的文章后有什么样的感想、什么样的行动？练习：请分析你的行动目标。你是工程领班。你现在要发一个邮件给部门经理，汇报上个月的工作任务完成情况。行动目标：部门经理看后能够给出明确指示（肯定或建议）。25构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧分析目标读者构建思路（二）26构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧知人者智自知者明27构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧l优点：倾听、宽容l缺点：中庸、迟缓l目标读者：推动力l优点：语言表达、创意l缺点：思维跳跃l目标读者：聆听、说服五种动物：知彼解已l优点：高目标，果断l缺点：暴脾气l目标读者：先果后因l优点：擅于沟通l缺点：无个性及原则l目标读者：无冲突28和平型和平型l优点：严谨、秩序l缺点：过度分析l目标读者：事实数据构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧构建思路（三）决定文章的正式程度29构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧A非常了解：1分比较了解：5分不了解：10分你本人很了解目标读者吗？B下属：1分平级：5分上级：10分目标读者地位比你低吗？C是：1分否：10分是好消息吗？正式指数构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧因工作需要，你需要采购一些施工材料，向主管申请购买。练习:请分析正式指数高低？正式指数：高正式指数：高31构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧这个月你班组里有五位同事过生日，领导决定请部门其他同月过生日的同事一起庆祝，请你写一封邀请信。正式指数：低正式指数：低32练习:请分析正式指数高低？构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧形式称谓语气正式程度表现在：33构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧构建思路（四）决定文章的总体风格34构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧平衡平衡立场立场 目标读者和你立场一致吗？目标读者愿意做这件事吗？这件事对于目标读者而言有好处吗？资源资源你要目标读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？35构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧资源充足简单型罗列事实短文即可通知性质说服型多次沟通强调利益较长篇幅解决问题型有问有答较长篇幅艰难型不值得花费精力立场一致立场不一致资源不充足说服矩阵一象限二象限三象限四象限36构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧练习：利用“说服矩阵”分析下面信件的总体风格。并分析行动目标和正式程度。部门领导让你作出一份购买电脑的预算。你认为租赁电脑更快更新，不如租赁电脑，费用也更低。说服型说服型37构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧38修改你写的增加编制申请。要求：运用构建思路四步骤练习：构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧选取结构（一）选取合适的层次结构构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧39构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧40一些数据SomeFacts我的下属需要公文条理性培训我下属所写公文具有条理性调研表明，公司部门负责人倾向于认为：大家的公文条理性不足；大家需要公文条理性培训。构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧41天才的做法TheGeniussOptions视频1视频2构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧42天才的做法TheGeniussOptions结论结论43构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧优点缺点便于记住最核心的要点对关注内容和具体举措的读者比较有效一个理由被否定，不会牵连其他理由被推翻读者也许会觉得你的理由比较牵强可以表明中心思想的必然性，事实+评论=因此如果最开始的事实得不到读者的认同，后面的一切都白费了；读者在看到最后的结论时，可能已经忘记你最开始说的什么了；我要坐那个位置理由一理由三理由二我们一起用餐事实因此评论2种做法的比较ToComparetheOptions金字塔模型及原理：核心观点/结论CBA1 1、结论先行、结论先行2 2、以上统下、以上统下3 3、归类分组、归类分组444、逻辑递进逻辑为王！逻辑为王！构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧记住一些词湖泊靴子女孩铅笔宫殿铁路书本4545糖盘子袋鼠汽油自行车大象牙膏金字塔原理：归纳出一个核心观点/结论，核心观点/结论由几个一级论据/观点支撑，一级论据本身也是个论点，再由二级的论据/观点支撑，如此延伸，状如金字塔。金字塔案例视频46构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧u牛奶u葡萄u土豆u鸡蛋u胡萝卜u橘子u咸鸭蛋u苹果u酸奶蛋奶制品鸡蛋酸奶牛奶咸鸭蛋水果苹果橘子葡萄蔬菜胡萝卜土豆练习：运用金字塔模型归类分组47构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧1 1l逻辑思考：学会用右脑、左脑全脑思维，提高结构化思维能力，思考全、准、快。l口头表达：说话、演讲、讲课时重点突出、条理清晰，让人愿意听、听得懂、记得住，成为思路清晰，言简意赅的人l书面表达挖掘目标读者的关注点、兴趣点、需求点、利益点。l公文写作：逻辑性金字塔原理适用于：构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧金字塔原理呈现方式：演绎/归纳顺序时间/空间顺序PAR（问题或机会/行动/结果）1234549构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧金字塔原理呈现方式：演绎/归纳顺序时间/空间顺序PAR（问题或机会/行动/结果）1234550构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧时间顺序：突出事件的发展脉络即按照事情发展的经过和时间顺序应用：程序安装说明、事故调查报告、工程进度报告、说明手册、资料更新、工作流程等第一、第二、第三首先、其次、再次前期、中期、后期古代史、近代史、现代史金字塔原理呈现方式：51构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧空间顺序：也叫结构顺序，突出事件发生的不同地点或不同部分，即以事物发展的空间或结构顺序为基准使用示意图、地图等时；设计组织架构或结构化思考时；要求各部分间：1、相互独立、相互排斥、没有重叠：2、完全穷尽，没有遗漏。华润万家南区西北区华东区华北区东北区苏果金字塔原理呈现方式：52构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧金字塔原理呈现方式：演绎/归纳顺序时间/空间顺序PAR（问题或机会/行动/结果）1234553构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧演绎顺序：从前提必然地得出结论的推理方法：三段论（大前提、小前提、结论）；金字塔原理呈现方式：54构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧大前提：阐述公认的，被认可的某种情况小前提：阐述与大前提一样或类似的情况，往往后于大前提结论：根据两者同时存在的关系得出结论。大前提大前提：任何一家符合此3项标准的企业都值得收购小前提：小前提：甲公司符合这3项标准结论结论：甲公司值得收购。归纳顺序：由一系列具体事实概括出一般原理方法：观察事物共性，同类归为一组；正确定义该组事物，找到一个能够表示该组所有事物共同点的名词；识别并剔除该组中不属同类、不具同共点的事物。减少劳力浪费员工强工作量饱和信息准确到位常用在：总结报告中练习：归纳结论组成更精干、技术更熟练的员工队伍合理安排员工的工作量保证将有关工作信息传递到现场金字塔原理呈现方式：55构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧金字塔原理呈现方式：演绎/归纳顺序时间/空间顺序PAR（问题或机会/行动/结果）1234556构建思路选取结构润色文字二、公文写作技巧PAR：（问题或机会/行动/结果）：直指事情的结果提出问题