报销管理制度

费用报销管理制度第一章：总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、培训费、会议费等，以下分别说明各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条：本制度适用公司总部及各储配基地。 第二章：费用报销基本制度第四条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。 第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、报销单封面与费用报销粘贴单必须大小一致，各票据不得突出于封面和粘贴单之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的费用报销粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 10、出租车票据由报销人于票据背面填写，需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字审核； 第六条：单笔报销总额超过 2000 元，需要提前一天通知财务备款。 第七条： 在一个月内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。 第八条：报销流程1.费用报销的原始凭据经办人应根据发票抬头单位名称和费用项目分类粘贴、填写费用报销粘贴单 ，合计单据张数和单据金额后再填写支出证明单 ，经部门经理及部门总监签字确认，财务经理审核及财务总监复核签字，副总审核签字，总经理审批签字后，财务部出纳通知经办人办理报销领款或冲账手续。2.报销的外部原始凭据原则上应为合法正规发票，若特殊情况下无法取得合法正规发票，经办人需另外填写无法取得正规发票的情况说明，经部门负责人签字同意后，将情况说明和外部原始凭据附在一起，根据费用项目分类粘贴、填写费用报销粘贴单 ，合计单据张数和单据金额后再填写支出证明单 ， ，经部门经理及部门总监签字确认，财务经理审核及财务总监复核签字，副总审核签字，总经理审批签字后，财务部出纳通知经办人办理报销领款或冲账手续。第九条：差旅费报销 1、因公出差的办理程序 1.1 因公出差的员工必须事先填写“费用申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、出差计划、预计天数、预计差旅费金额，经部门负责人、公司负责人审批签字。 1.2 出差人员借款需持批准后的“费用申请单”填写“借支申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保，经财务负责人及副总审核，总经理审批后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。1.3 凡与原“费用申请单”的申请内容不符的，差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。 1.4 出差期间发生的共同费用（如：住宿费等）报销，报销单需有同行人员签名确认。 1.5 出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告（出差工作总结），并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。作为差旅费报销的附件，没有提交的不予报销。1.6 出差人员回公司后应在 5 个工作日内到财务部门办理相关的报销手续，报销以报销单据提交到财务部门为准，超个 5 个工作日的，其差旅费补助部分（交通补助、伙食补助）按 70%核发。超过 10 个工作日的，除差旅费补助部分按 50%核发外，还要通报全公司。 根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，后附“费用申请单”及“出差工作总结”，执行费用报销流程。2、差旅费标准总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”。（1）住宿标准（金额单位：元。下同）：地区/ 人员 特区 直辖市 省会城市 地级市 县级市及以下总经理 实报实销（含副总经理，下同）总监及经理 300 300 200 180 150其余人员 260 260 150 150 130（2）伙食补助费：地区/人员 特区 直辖市 省会城市 地级市 县级市及以下总经理 实报实销总监及经理 60 60 60 60 50其余人员 50 50 50 50 40（3）市内交通费：地区/人员 特区 直辖市 省会城市 地级地 县级市及以下总经理 实报实销总监及经理 20 20 20 20 20其余人员 15 15 15 15 15（4）交通工具标准：工具/人员 飞机 火车 轮船 长途汽车 出租车总经理 普通舱 软卧软座 二等舱 实报 实报总监及经理 预申请 硬卧硬座 三等舱 可乘 实报其余人员 硬卧硬座 三等舱 可乘 预申请补充说明： 2.1 住宿费报销时必须提供正规的住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。 2.2 报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12 点之前出发及 12 点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。 2.3 伙食和交通补助依据实际出差天数结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。 2.4 出差期间原则上不允许发生招待费支出。出差期间确因业务需要招待客户，需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费支出，回来公司后，办理差旅费报销时，补办招待申请程序。 2.5 出差期间由对方单位全程提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 2.6 部门总监以下（含部门总监）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。 2.7 到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车、地铁等交通工具。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由，由部门负责人签字审核。2.8 上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。2.9 在请示主管领导后，可就随行高一级人员标准执行。 2.10 出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。 2.11 若驾驶公司车辆出差的，行车途中的违章罚款一律不准报销。第十条：办公费的报销 1. 行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。 2.行政部采购专员在借款之后 3 个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。3.行政部应每月统计当月办公费用、低值易耗品等方面的费用明细情况，次月 3 日之前对下个月的备用库存做预算，根据预算金额办理借款或付款申请手续，财务部应结合相关统计数据对办公、低值易耗品等费用预算进行审核，然后按规定流程审核报销，原则上每月一次，特殊情况需上报说明。4.公司驻外部门、煤炭储配基地相关办公费用、低值易耗品购置，应比照公司总部报销办法，按月统计本部门（基地）相关费用数据和金额，按期编制办公费用、低值易耗品购置计划和预算金额，次月 3 日前报送公司财务部和饶总审核。第十一条：业务招待费的报销1.公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。 2.部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。 3.进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 4.其它非公招待客人一律由个人承担 第十二条：市内交通费的报销1.员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在公司不能及时派车的情况下按照事情的轻重缓急经部门负责人同意后可以乘坐出租车，否则应搭乘公共汽车。2.市内因公交通费应保存相应车票报销，支出证明单上应注明时间、路程起始点、外出工作内容。 第十三条：通讯费的报销 1.员工手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销；后期按照人事行政部相关文件执行。2.固定电话实行定额制，由人事行政部统一报销。第十四条：教育经费及培训费的报销 1.教育经费及培训费用由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核后传一份至财务部门。3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十五条：车辆使用费的报销1.详见行政部车辆管理制度 。2.所有跟车辆有关的费用报销（包括燃油费、保险费、维修费、过桥过路费等）都需要经过行政部核对出车单签字后方可报销。第十六条：储配基地费用的报销1.各储配基地应于每月月底对下月费用根据人数和业务量做出预算，下月 3 日前报给财务部做计划，财务部根据储配基地费用预算计划拨付备用金。储配基地发生各项业务相关费用后，所有报销单据均应按“费用报销流程”和“报销单据规范要求”进行分类整理、粘贴，填写相应报销单据，经储配基地经理审批后交由各储配基地财务接口人预审，财务接口人预审无误后集中送交或邮寄回公司财务部办理备用金核销和补充拨付手续，不报费用预算计划者视同该储配基地当月无费用报销处理，当月也不得拨付或补充备用金。2.各储配基地的备用金周转金额最高不得超过人民币二万元。3.各储配基地员工按每月 500 元标准发放生活补助，每月 600 元发放驻外补助，储配基地员工生活、驻外补助与每月工资一起发放，不再报销各储配基地常驻员工差旅费用和生活类费用。第十七条：会议费 1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，“参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。 3.会议结束后 5 个工作日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及“会议邀请函”。 第三章：报销时间的具体规定 第十七条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 1财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销。报销时间为：每周二、四16：30 之前。2.每月的 28 日至次月 3 日，为财务部月末现金盘点、结账期间，此期间财务部原则上停止办理一般单据报销，其他特殊加急事项另行处理。3.各储配基地应于每月 28 日前将当月费用报销单据提交给财务接口人，财务接口人预审无误后应于次月 3 日前将储配基地费用单据集中传递或邮寄给公司财务部。财务部收到各储配基地当月费用报销单据和次月费用计划预算后，应及时审核并报副总、总经理审批。财务部根据审批同意的费用计划预算和报销单据的金额对相应的储配基地拨付和补充备用金。4借款不受以上的时间限制， 第四章：费用审批管理第十八条：费用审批管理 1.公司的审批方式为纸质并结合 OA 办公系统审批流程。2.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 3.公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 4.审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 5.货币资金支付的批准方式以纸质为主。 6.公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 510 倍的罚款，情节严重