会计档案制度-日常管理

会计档案制度第一条为加强和规范我司会计档案的整理、保管和查阅，特制定本制度。第二条 会计档案的内容我司的会计档案包括：会计凭证、会计帐薄、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度等各种会计资料。第三条 会计档案的整理和存档会计档案的保管应设立专人负责。会计人员以财务部内部岗位分工为基础，在处理完有关会计业务或收集齐有关会计资料后，将有关资料整理清楚，定期或不定期地将会计资料移交档案保管员，双方在列明移交内容的移交清单上签字。保管员在将档案编号存档后，在存档清单上及时详细登记档案的有关情况，包括存档人、存档时间、存档内容、规定的档案保存期限、档案编号和存放位置等。会计人员在移存档案前应先审后存，不符合存档条件的不得存档。第四条 会计档案的保存。会计档案的保管应有专门的会计档案保管室，并具备必要的通风、防火、防潮和防蛀措施。档案管理员在收到存档资料后，除及时登记造册外，应按档案类别分门别类地归档存放。定期或不定期地检查档案的存放、完整情况。会计档案的保管期限依照国家规定分为永久保存和定期保存两类。档案管理员应妥善管理会计档案。因管理措施不力，造成会计档案丢失、毁损或不符合国家和公司会计档案管理要求的其他情况的，视情节轻重给予行政处分并追究相应的法律责任。第五条 会计档案的调阅会计档案只有因公才能调阅。调阅前调阅人员必须在会计档案调阅登记簿上详细登记调阅的理由、内容、所需资料及调阅信息使用单位等，并履行如下审批手续：1.出口公司财务人员调阅会计档案，如调阅的会计信息拟向进出口公司以外人员和单位提供，调阅前需获得财务部负责人批准。2.出口公司非财务人员调阅会计档案，应获得负责相应业务的会计人员确认；如调阅的会计信息拟向进出口公司以外人员和单位提供，调阅前需获得所属业务部和财务部负责人批准。3.出口公司以外单位需要调阅会计档案，应由进出口公司相关业务员办理调阅手续，并获得负责相应业务的会计人员确认及所属业务部和财务部负责人批准。会计档案的调阅必须有进出口公司财会人员参与，不得由其他人员单独调阅。会计档案原则上不得带出档案室。确有需要时，经经办会计人员同意，财务部负责人批准，由会计人员陪同方可带出档案室。调阅内容较多，所需时间较长的，调阅地点在公司本部的，必须于每日下班前交还档案室，次日再借；调阅地点不在公司本部的，应由参与调阅的会计人员监管会计档案。会计档案的调阅应讲究效率，严格按调阅申请所列明的内容进行调阅。调阅过程中调阅人应妥善保管会计档案，不得丢失、涂改、毁损档案，不得泄露未经批准的任何财务信息。调阅后及时归还档案室。档案管理员在收到归还的会计档案时，应详细检查档案是否完整、整洁，有无涂改、毁损。如会计档案出现丢失、涂改和毁损的，应当面告知调阅人，在调阅簿上详细说明情况，并要求调阅人签字确认，同时请示财务部负责人。对泄露财会信息，或丢失、涂改和毁损会计档案的，除按公司规定给予处分外，还将视情节轻重追究相应的法律责任。第六条 会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁时，由财务部提出销毁意见，经财务主管经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。同时编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务部有关人员两人以上共同参加，并在销毁单上签名或盖章。第七条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第八条 其他（一）本办法由进出口公司财务部负责解释。（二）本办法自 2002 年 1 月 1 日实行。会计档案保管期限档案名称 保管期限1、会计凭证类（1）原始凭证、记帐凭证 15 年（2）银行存款余额调节表 3 年2、会计帐薄类（1）日记帐其中，现金和银行存款日记帐15 年25 年（2）明细帐、总帐、辅助帐 15 年3、会计报表类（1）主要财务指标报表 3 年（2）月、季度会报表 15 年（3）年度会计报表 永久4、其它类（1）会计档案保管清册及销毁清册 25 年（2）财务成本计划 3 年（3）主要财务会计文件、合同、协议 永久会计档案销毁清册表单位名称_会计档案名称 卷号 册数 起止年度 应保管年限已保管年限主管部门审批 本单位领导意见财会部门意见 监销人员签名盖章销毁人员签名盖章 备注