竣工及归档管理办法

德市旌交投便【2011】25 号德阳市旌阳区公路建设投资开发管理所关于印发一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求的通知一环路西半环监理组、各设计单位、各施工单位：现将一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求印发给你们，请各单位组织专业力量，抓紧对竣工文件的编制工作，以便圆满完成竣工文件的验收工作。特此通知附件 1：一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求附件 2：一环路西半环竣工图格式二 0 一一年九月二日旌 阳 区 公 路 建 设 投 资 开 发 管 理 所 办 公 室 2011 年 9 月 2 日印（共印 20 份）一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求根据四川省交通厅四川省公路工程竣工文件材料立卷归档暂行规定，我所 结合本工程实际情况，特制定本项目竣工文件编制办法，规定如下：一、编制办法说明：1、一环路西半环竣工文件按类分册进行编制，分八小类。 （一）可行性研究；（二）设计基础材料；（三）设计文件；（四）工程管理文件；（五）施工文件；（六）监理文件；（七）竣工文件；（八）科研。2、项目建设各有关单位的编制工作分工如下：建设单位负责第（一）、 （二）、 （四）、 （七）、 （八）小类的文件材料编 制；设计单位负责第（三）小类的文件材料编制；施工单位负责第（五）小类及第（七）小类的竣工图部分的文件材料编制；监理单位负责第（六）小类的文件材料编制。设计、施工、监理单位在完成各自的立卷编制工作后报请我所检查验收。二、竣工文件编制要求： 1、竣工图的编制：竣工图一律用计算机重新绘制。图纸内容应齐全、完整，正确地反映竣工实物。竣工图按照原设计图的组成：如施工一直按原设计图施工未发生变化的，图纸按原设计图绘制；施工因变更改变，则按变更后的实物重新绘制；在施工过程中工程发生变化，按原设计图施工的路段按原设计图纸绘制，更改后施工的路段按变更后进行绘制，两张图中分别应注明施工范围和施工日期。竣工图发生变更的地方，应在说明中注明变更依据和变更日期(变更令和变更立项通知单编号) 。各合同段所套用的通用图需重新绘制，并按分类的不同附在每册竣工图之后，如涵洞所套用的通用图就附在涵洞竣工图后面。2、项目文件整理与归档：（1）、公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性 质、内容分类整理组卷。（2）、公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、 总体规划设计、工程概 预算、施工 图设计等由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。（3）、公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工 计划、施工日志及中间验收等分别按各合同段分别组卷。各项施工原始纪录、监理签认的质量保证文件材料等按路线进行方向，结合单位工程( 含分部、分项)及不同专业，分别整理 组卷（4）、公路工程监理文件形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复 )工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划 进度管理文件、工程质量控制文件( 平行试验)、工程技术管理文件、工程计量与支付(支付报表、中间计 量表)、与总监及参建单位的来往函、监理日志等由监理单位按阶段，问题分类整理组卷。（5）、卷内没有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。3、卷内文件的排列：（1）、管理性文件按问题或重要程度排列。（2）、项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定，试验检测、 证明材料等排列。如：施工文件根据分部、分项工程的施工顺序纵向组卷(分项工程质量检验评定表、分 项工程开工报告、检验申请批复单、 质检表、 试验 、测量资料等) ，横向重复到多个分 项工程使用的文件(如 砼配合比、材质证明等)按分类的不同，单独组卷。4、案卷编目：一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。案卷编 目包括编写页号，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷封面和案卷目录。(1)责 任者，填写文件形成部门或主要责任者，可采用通用简称：如中心试验室资料由中心试验室负责，质检资料由施工单位负责，计量报表由监理单位负责等。(2)文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“ ” 括上。(3)日期，填写文件材料的形成日期。(4)备考表，盒内文件情况说明，整理人、检查人、时间。(5)卷内文件材料页号的编写:a、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页码。b、单面书写的文件材料在其右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码。图样号码编写在标题栏外。页码的编号用打号机按序打号，序号从 001 起逐页编号。所用号码颜色为黑色，编号位数为 3 位。c、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目 录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在 备注中注明总页数。卷内目录、备考表不编写页号。（6）案卷封面的编制a、案卷封面采用内封面形式，封面规格为：297*210mm。b、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。案卷题名由立卷者编制，其基本格式为：起讫桩号( 或中心桩号 )+工程名称(或分项工程名称)+ 本卷主要内容+ 文种( 如报告、批复、检验单、图) 。c、编制单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。d、编制日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。e、保管期限 应填写归档范围保管期限表中划定的保管期限( 卷内期限不同应从长)。f、密 级，依据保密规定填写(暂不填)。g、档号。一环路档案号根据管理单位统一编制的编号下发至各单位，按照档案盒编码依次排序。例：建设单位的档号：58-28-JS-1 ；监理单位的档号：58-28-JL-1；施工单位的档号：58-28-SG-A（合同段）-1、58-28-SG-B-1；设计单位的档号：58-28-SJ-A-1、58-28-SJ-B-1、 58-28-SJ-C-1。（A代表核工业设计单位， B 代表华西设计单位， C 代表中铁二院）说明：“58-28”表示一环路西半环的项目编号，固定不变；“JS、JL、SG、SJ”相关单位字母缩写；“1” 表示档案盒序号，按档案盒个数用阿拉伯数字顺序编号。h、竣工日期：经监理工程师确认的分项工程的验收日期。i、档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码（暂不填）。（7）卷盒案卷脊背的编制卷盒案卷脊背项目有档号、案卷题名，档号填写方法同前所述。（8）卷内目录的编制卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成；排列在卷内文件材料的首页之前。a、序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从 1 依次标注。 b、文件编号，填写文件文号或图样图号。 c、责任者，填写文井形成部门或主要责任者，可采用通用 简称。d、文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“ ” 括上。 e、 日期，填写文件材料的形成日期。f、页号，填写每份文件首页上标注的页号；最 终件注起止号。g、卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号装订成册，便于卷内文件检索。卷内目录式样卷 内 目 录序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注（9）卷内备考表的编制a、卷内备考表式样见图b、卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。c、立卷人，应由立卷责任者签名。d、立卷日期，应填写完成立卷的时间。e、检查人，应由案卷质量审核者签名。f、检查日期，应填写案卷质量审核的时间。g、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体档案的档号，并注明其载体类型。h、档号：同上第（6）点。（10）案卷的装订a、竣工图按 297mmx210mm 规格折叠装订。b、案卷内不同尺寸文件材料要折叠成 297mmX210mm 的统幅面。破损的要先修复， 图样折叠时标题栏露在右下角。c、装 订时必须去掉金属物，装订边和下边取 齐，采用三孔线装订在文件左侧中部，距 订口边 lOmm，装订长度 120mm。结头为死结，结头在背后中孔。d、案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。（11）卷皮、卷内表格的规格及其制成材料a、卷盒外表尺寸 为 310*220mm，用牛皮 纸双裱压制,4cm 厚。b、卷皮封面，卷内备考表尺寸为 297*210mm，采用 150 克的牛皮白色书写纸。c、案卷目录、卷内目录等表格尺寸为 297*210mm，采用 70 克的白色书写纸。d、卷盒采用档案局监制的基建档案盒，卷皮、备考表各单位自己制定。e、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目 录全部采用打印。一般采用 4 号宋体字，可根据文件内容调整字体。（12）、项目文件归档：归档文件必须完整、成套、系统，文件材料质量符合要求，并经建设单位审查，同时报送项目竣工文件归档目录软盘。（13）、文件的成册，以下所提供的是每分册需成册的内容，成册单位可根据实际情况自拟标题。三、竣工文件的分类造册：(一)第一册 可行性研究第一分册 项目建议书及批复，工程可行性研究报告及批复第二分册 项目评估(包括开行的项目评估)第三分册 环境预测、调查报告(二)第二册 设计基础材料第一分册 工程地质 、水文地质勘察设计 、勘察 报告、重要土岩样说明第二分册 水文、气象等其它设计基础材料(三) 第三册 设计文件第一分册 总体规划设计和公路用地图第二分册 审批的设计及有关文件(四)第四册 工程管理文件第一分册 征地拆迁及用地材料第二分册 招标、投 标文件：招、投 标文件只装中 标单位的文件， 其顺序为 A-N 土建工程、 绿化工程、交通安全设施工程、房建工程、施工机械设备，三大系 统、监理单位招、投标文件( 按施工单位顺序)第三分册 承、 发包及委托合同、协议书：承、发包合同按招、投标文件顺序排列，最后附其它有关的委托合同及协议书第四分册 技术规范、技术规范的补充文件和修改文件第五分册 概、预算审批文件及投资增、减变化的文件等 第六分册 与开行相关的文件(季报、月报、各种报告、传真等)第七分册 工程总结，建议的总结内容如下：1、工程建设概况；2、工程建设组织管理机构及管理模式及各部门分工情况；3、工程建设管理的举措及其成果；4、总结工程建设管理所取得的经验和教训；5、建设项目依据及资金来源情况；6、征地拆迁等前期准备工作；7、招标情况及标段划分；8、安全、质量、 进度管理、造价管理情况；9、重大技术难题处理情况；10、工程建设的其它情况。(五)第五册 施工文件 第一分册 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要第二分册 总体施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要第三分册 施工质检资 料：根据分部、分项 工程的施工顺序纵向组卷，其排列顺序为分部工程质量检验评定表、分项工程质量检验评定表、分项 工程开工申请报告单、检验申请批复单、质检表、试验表、测量资料、中 间交工证书等，横向重复到多个分项或分部工程使用的文件( 如砼、砂浆配合比、材质证明等) 按分类的不同，单独组卷第四分册 原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告；原材料试验报告第五分册 试验材料汇总表第六分册 设计变更第七分册 工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告第八分册 施工原始记录(主要指施工日志)第九分册 工程计量与支付(按支付期号，装 订支付报表、附件一、中间计量表单独装订成册)第十分册 施工总结(含技术总结)，建议内容如下：1、