关于公司项目部印章的运用和相关法律

让项目部印章更安全有效地运用施工企业运营以项目管理运作为主要特征，在充分发挥项目经理主观能动性、给施工企业带来较大经济效益的同时，由于项目部签章不当而使施工企业承担极大的法律和经营风险的现象时有发生，可以这样说，在当前的建设工程施工合同纠纷案件中，施工企业的法律风险很大一部分来自于项目部印章的使用不当。因此，有必要引起施工企业的高度重视。企业的经营管理离不开法人印章。根据工商行政管理机关的登记要求，企业在工商行政管理机关登记的印章包括行政章(即法人章)、财务章、合同章、业务章等。从法律上讲，上述印章对外均可代表企业。但施工企业由于施工项目众多、分散，且项目所在地常常与企业住所地不在同一个地区，在企业未在项目所在地设立分公司的情况下，为了方便经营，项目部印章便得到了广泛的运用。由于项目部系施工企业内部机构，不具备法人资格，未办理工商登记，因此，在使用项目部印章的场合，如何认定项目部印章的法律效力及相关合同的效力，对于施工企业而言具有重要的意义。1、项目部印章使用不规范现象一是以项目部或者施工企业名义签订专业分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同，加盖项目部印章，但因未经施工企业内部管理流程审核，在合同内容如诉讼管辖、违约金约定等方面，易出现对己方较为不利的瑕疵性条款。二是在工程施工合同已经签订的基础上，项目部与业主书面订立补充协议，签约主体为项目部，补充协议加盖项目部印章，但该补充协议对原施工合同诸如工期、价款、违约责任等作出了实质性修改，为企业生产经营带来隐患。三是以项目部名义向业主发函，加盖项目部印章，作出诸如停止施工等通知，实质上是对原施工合同进行了单方面变更，使企业面临违约风险。四是在一些签约主体非施工企业的协议书、合同书上由于种种原因在“发票抬头单位”“实际使用人”等处加盖项目部印章，往往因此确认了原与施工企业无关的债权债务关系，导致施工企业承担不必要的债务。五是在分包商材料采购、设备租赁等合同作为鉴证方、担保方等予以加盖项目部印章，导致施工企业承担担保责任或民事责任;六是分包商私刻“某某项目经理部某分部”印章，但在项目部和分包商的往来文件中使用此枚印章，而项目部未提出异议，实际即是确认了该枚印章的法律效力，导致施工企业为分包商承担债务。2、项目部签章之效力分析如何认定项目部签章的效力，应区分不同情形，分别加以考虑分析。施工企业出具载明委托事项及委托权限的授权委托书，授权项目部印章在委托事项及委托权限内代表施工企业。项目部印章未超越委托事项及委托权限范围的，项目部印章应视为施工企业印章，对施工企业产生法律效力，不能因项目部不具备法人资格或未经工商登记而机械地认定项目部印章没有法律效力。项目部印章如超越委托事项及委托权限，如施工企业追认，则项目部印章视为施工企业印章，对施工企业产生法律效力;如施工企业未追认，按下述第四种情形处理。施工企业出具授权委托书，但委托事项及委托权限不明确。此种情况下，施工企业应对其授权不明确负责，项目部印章应视为施工企业印章，对施工企业产生法律效力。施工企业未出具授权委托书，但事后认可项目部印章。此种情况下，项目部印章视为施工企业公章，对施工企业产生法律效力。施工企业未出具授权委托书，事后也不认可项目部印章。对方当事人如能能够提供证据证实尽管使用的是项目部印章，但合同的实际履行者是施工企业(例如建设工程施工合同由施工企业签订，工程竣工结算由施工企业与发包方进行等)，或能够提供施工企业认可项目部印章对外效力的其他证据，则应视为施工企业追认项目部印章，项目部印章对施工企业产生法律效力。上述情形之外，准用我国民法及合同法无权代理相关规定，凡不需法定资质即可进行的行为(如项目部购买材料或设备租赁等消费行为)，应认定项目部印章具有法律效力，合同相应有效，但因项目部不具备民事主体资格，不能独立承担民事责任，其民事责任由施工企业承担;如法律、行政法规规定需法定资质方可进行的行为(如施工行为，为他人债务提供保证等)，则应认定为项目部主体不合格，以项目部印章签订的合同相应无效，但项目部因合同无效产生的法律责任由施工企业承担，同时，施工企业应承担其所属项目部违反资质管理相关规定的法律责任。现以项目部擅自对外提供担保为例。根据担保法第七条规定：具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者公民，可以作保证人;最高人民法院关于适用若干问题的解释第十五条规定：担保法第七条规定的其他组织主要包括：(一)依法登记领取营业执照的独资企业、合伙企业;(二)依法登记领取营业执照的联营企业;(三)依法登记领取营业执照的中外合作经营企业;(四)经民政部门核准登记的社会团体;(五)经核准登记领取营业执照的乡镇、街道、村办企业。项目部不属前述可以作为保证人的范围。根据担保法第十条规定：企业法人的分支机构、职能部门不得为保证人。企业法人的分支机构有法人书面授权的，可以在授权范围内提供保证。即使项目部算作企业的分支机构，亦要有企业的书面授权，方可在授权范围内提供保证。据此，以项目部签章签订的保证合同为无效保证合同。但根据最高人民法院关于适用若干问题的解释第七条规定：主合同有效而担保合同无效，债权人无过错的，担保人与债务人对主合同债权人的经济损失，承担连带赔偿责任;债权人、担保人有过错的，担保人承担民事责任的部分，不应超过债务人不能清偿部分的二分之一。项目部明知自己不具有担保人资格而为债权人提供保证担保，显然存在过错，而债权人在与项目部确立保证担保关系时，应审查其有无保证资格，债权人明知保证人是项目部而同意其提供担保，没有尽到妥善的注意和审查义务，对担保行为无效也有过错，因此项目部应当在债务人不能清偿部分的二分之一范围内承担赔偿责任，且又因项目部非独立的民事主体，不能独立地对外承担民事责任，也就不能对外承担无效保证责任，则由施工企业承担民事责任。审判实践中，施工企业会提出关于已过保证期间的抗辩，但无论是约定的还是法定的保证期间，均只适用于主合同及保证合同皆为有效的情况下，保证合同无效，合同约定的或法律规定的保证期间即丧失了法律适用条件，项目部及施工企业承担责任的期限在时间上只受诉讼时效的限制，在债权人知道或应当知道的损失产生之日起 2 年以内，也即主债务履行期限届满时起算。项目部印章被他人盗用或私刻、擅自使用。根据最高人民法院有关司法解释，行为人盗用单位公章签订经济合同，单位对因行为人的犯罪行为造成的损失，不承担民事责任;行为人私刻、擅自使用公章，除非有证据证明单位存在明显过错且该过错与被害人经济损失之间存在因果关系，否则单位不承担民事责任。在该种情形下，项目部应当注意保存相关证据，如报案记录、用章记录等，以备将来引起纠纷时使用。综上所述，无论何种情形，施工企业均会对其项目部印章承担法律责任。因此，施工企业有必要加强对项目部印章的管理，建立健全项目部公章管理制度，以防范项目部印章使用不规范所致的潜在法律风险。3、项目部印章使用管理以上种种不规范的项目部印章使用情况，给施工企业生产经营带来了隐患。笔者建议，企业应从以下几方面做好项目部印章管理工作。建立健全项目部印章使用管理制度。建议包括下述内容：明确，项目经理为第一责任人但不得自行保管印章，指派专人负责印章的日常使用管理，管理员为直接责任人;以列举形式限制项目部印章的使用范围;实行严格的审批及登记制度，做到一章一请示，一章一登记;项目竣工时做好印章和审批单、登记记录的移交手续;建立项目部用印审批及登记的定期检查、抽查制度;建立违反相应规章的处罚制度和责任追究制度。建立健全授权制度。施工企业在设立项目部时，以授权委托书的方式明确项目部的授权事项、授权范围、授权期限，并将该授权委托书作为合同附件向业主等相关单位发送，保留其签收记录。对不希望或者不适宜由项目部决定的事项加以确定排除，比如建设工程总承包合同修改与变更、重大技术方案的变更、重大分包事项、重大财务事项以及对外提供担保等，避免项目部擅作承诺给企业带来风险。加强宣传及培训力度。以宣贯企业管理制度为重点，通过案例分享等方式，进一步提高项目部人员对规范项目部印章使用重要性的认识。包括，加强对项目经理的培训;其次，做好对印章管理人员的岗前培训和相关制度交底工作;强化对管理制度的宣传，帮助员工理解制度，以加大制度执行力度等。4、建设公司项目部印章相关法律问题的研究近几年，在温州发生了相同类似的诉讼案件，也许大家曾听说过，一些施工企业也曾经历过，与温州有关的一个非常典型的案件，即原告浙江洪海建筑设备租赁有限公司状告温州市数十家建筑公司租赁合同纠纷案例，因钢管、扣件等租赁合同发生纠纷，结果施工单位都被法院判处支付巨额租金以及赔偿巨额损失。2011 年，一家温州的施工企业接到法院的传票，也是洪海公司主张要求施工企业支付钢管、扣件租金以及损失赔偿金额高达 3000 多万元的诉讼。我们发现洪海公司起诉的案件，操作程序基本一样，施工现场的钢管、扣件的租赁由施工单位以外的人来承包，出租单位为了降低自己的风险，竟要求承包人在租赁合同上盖上施工单位项目部的印章，以此达到租赁公司与施工单位建立租赁关系，租赁钢管、扣件的承包人成了合同上施工单位的代理人，同时作为具体的收货人或验收人在合同上签字。结果在工程结束，归还租赁物时，施工单位才发现钢管、扣件等租赁物数量，远远达不到当初租赁单位发料单上的数量，而在施工单位无法归还巨大差额数量的情况下，钢管、扣件的租金、违约金每天都在产生，租赁单位也不及时起诉，只是过一段时间给施工单位发一个催款函，以此保持有效的诉讼时效。几年下来，租金的累计和违约金少则几百万，多则上千万，然后起诉法院。据我所知，到目前为止，所有的此类案件，施工单位都是以败诉告终。从多起案件分析发现，这些承包人，甚至租赁单位，利用项目部的印章，在租赁合同履行中，钢管空转、伪造收料单凭证、承包人盗卖钢管的行为不能完全排除。这一类案例给我们的启发，并需要研究的相关问题是：一、项目部印章的效力根据法律的规定，一个有效的法人民事行为能力，严格来说，应由法定代表人代表该法人去行使。这也是为什么在办理很多工商、银行等重要手续时，要求同时盖有公章与法定代表人章。而除了法定代表人之外的其他人，以公司名义对外进行民事法律行为的，其权利都来源于另一种民事关系，即代理关系。民法通则第六十三条规定，在非法定代表人以公司名义对外进行民事法律行为时，应当具有公司的授权。由此可见，盖有项目部印章的合同或其他文件的效力，并不取决于项目部印章本身，而是取决于持章人所得到的授权权限。对此，有很多建筑公司在内部，都规定有关于项目部印章的使用规范，作出了详细规定。比如江苏有一家建工集团有限公司就做有关于项目部印章使用与管理补充规定，其中对项目部印章性质与适用范围的规定非常详细（“工程项目部印章系非经济类用章，仅供项目部与业主、监理单位、施工配合单位联系工作和施工技术、资料之用。严禁签订任何经济契约，严禁出具任何性质欠条，严禁开具工程量结算凭证。如因项目施工租赁机械设备及周转材料，采购水泥、砖瓦、砂石等建设材料确需签订经济契约或因项目施工确需出具欠条、开具工程量结算凭证的，一律使用实施该项目的子公司或分公司的行政印章，并由实施该项目的子公司或分公司行政负责人承担所签订经济契约的全部经济与法律责任。”）。像该公司就明确将项目部印章作为技术章使用，其实质是规定项目部印章持有人的代理权限其仅具有与业主、监理单位、施工配合单位联系工作、交接相关材料的权限，而不能与他方签订合同。合同法第四十八条规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同，未经被代理人追认，对被代理人不发生效力，由行为人承担责任。”由此可见，项目经理或承包人持有项目部印章，与他方以公司名义签订的合同，由于项目经理或承包人不具有签订合同的代理权限，而使该合同并不必然对公司产生约束力。此类合同，以不对公司产生约束力为原则，以因公司追认而产生约束力为特例。但现实状况往往与该原则恰恰完全违背。在司法实践中，一张盖有项目部印章的合同，被法庭认为对双