珠宝行业企业会议的基本知识讲义(powerpoint 99页)

会议的基本知识会议的基本知识会议的概念会议的概念 会议是人类群体有组织的会晤、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。议事行为或过程。 会议的构成要素会议的构成要素 n会议的要素即会议的组成因素。会议的要素即会议的组成因素。n分为基本要素和其它要素两大类。分为基本要素和其它要素两大类。n基本要素即所有会议必有的要素（目的、时基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。议程）。n其他要素即可供选择的、并非为所有会议所其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。性材料）。会议的主要种类 n按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；n按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；n按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；n按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；会议的主要种类n按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等；n按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等；n按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；n按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。公司常见会议的种类与作用公司常见会议的种类与作用 n 经理例会与特别会议经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对固定。 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，做出相应的对策。n部门员工例会部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。n股东大会和董事会议股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别会议。公司常见公司常见会议会议的种类与作用的种类与作用n公司年会公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。n客户咨询会客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度较大，要求高。公司常见会议的种类与作用公司常见会议的种类与作用n产品展销定货会产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。一般由销售部门负责人操办。n业务洽谈会业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。n新产品新闻发布会新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常采用新闻发布会的形式进行宣传。采用新闻发布会的形式进行宣传。公司常见会议的种类与作用公司常见会议的种类与作用会议筹备会议筹备拟订会议议程和日程拟订会议议程和日程 学习目标学习目标 掌握会议议程和日程表的设引方法。掌握会议议程和日程表的设引方法。n会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。将其清晰地表达出来，会前发给与会者。n会议日程会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。后，会前发给与会者。n宣布议程宣布议程n说明人员缺席情况说明人员缺席情况n宣读并通过上次会议的记录宣读并通过上次会议的记录n财务主管报告财务主管报告n其他报告其他报告n新的议题新的议题n有关人事任命有关人事任命n提名并选举新的负责人提名并选举新的负责人n通知有关事项通知有关事项n宣布休会宣布休会会议议程表的设计会议议程表的设计 正确的设计方法：正确的设计方法：n编制会议议程表时，首先应注意议题编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。程有无对会议议程顺序的明确规定。n议程表中，第一项是宣布议程，再安议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。集中排列在一起。n保密性较强的议题，一般放在后面。保密性较强的议题，一般放在后面。会议议程的样式会议议程的样式 天地公司销售团队会议议程表天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在5 5月月2525日星期一上午日星期一上午9 9：0000在公司在公司总部的三号会议室举行。总部的三号会议室举行。 宣布议程宣布议程 说明有关人员缺席情况说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议记录。宣读并通过上次会议记录。 通信联系情况通信联系情况 。 东部地区销售活动的总结。东部地区销售活动的总结。 销售一部关于团队沟通问题的发言。销售一部关于团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。销售二部经理的人选。 下季度销售目标。下季度销售目标。会议日程表的设计会议日程表的设计n会议的日程一般采用简短文字或表格形会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。具体化。会议日程的样式会议日程的样式n天地公司新产品销售展示会日程安排天地公司新产品销售展示会日程安排n日期时间内容安排地点参加人自责人备注日期时间内容安排地点参加人自责人备注20032003年年 11 11 月月 12 12日日 8 8：3030报到员工餐厅门厅全体员工报到员工餐厅门厅全体员工9 9：0000销销售主管做介绍公司会议厅全体员工售主管做介绍公司会议厅全体员工9 9：5050休息休息1010：0000新产品展示新产品展示技术总监主讲和演示公司会议厅全技术总监主讲和演示公司会议厅全体员工体员工1111：0000销售活动录象员工餐厅三层自由参加销售活动录象员工餐厅三层自由参加1212：0000自助午餐员工餐厅二层自助午餐员工餐厅二层1313：3030员工自由观看员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加1414：3030销销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工1515：3030分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加1616：3030散会散会注意事项注意事项n会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点。同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点。n会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。遇到一些变化，可相应调整。n会议的议程与日程的安排必须吻合。会议的议程与日程的安排必须吻合。n会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。核方可实施。发送会议通知发送会议通知 学习目标学习目标n准确地发送会议通知准确地发送会议通知 发送形式发送形式n正式通知正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。n非正式通知非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。随后再寄备忘录或信函。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。所需的法定人数。发送内容n 如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。n需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。有时间考虑并能及时回复。n可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。发出。n如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。达会址的汽车、火车等交通工具线路。会议通知和委托书的样式会议通知和委托书的样式nhui议通知的内容：被通知部门、被通知人员议通知的内容：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。通知者姓名和职务、通知日期。便函式便函式 会议通知会议通知 致：各部门经理致：各部门经理 发自：总经理秘书刘丽发自：总经理秘书刘丽 日期：日期：20022002年年7 7月月1515日日 主题：部门经理的圆桌会议通知主题：部门经理的圆桌会议通知 2002 2002年年7 7月月2525日上午日上午1111：0000，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议的圆桌会议. .下午下午1212：1515分将有午餐供应。假如您不能参加请在分将有午餐供应。假如您不能参加请在7 7月月2424日日之前打电话之前打电话6247952162479521告知。告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张另人满意的旅行指附上一份议事日程。除此