科研论文和研究报告等文档排版技术要点整理讲义(最后更新)

科研论文和研究报告等文档排版技术要点整理讲义一、文档排版基本技术1. 格式清除技术在对整篇文档排版之前往往需要先清除文档中所有既定格式，方法为：“格式”“样式与格式”“清除格式”。2. 页面设置技术页边距：包括上下、左右等；纸型：一般为A4纸；版式：包括页眉页脚距边界的距离、页面垂直对齐方式等；文档网格：包括文字排列、每行字符数、每页行数、字体设置、绘图网格设置等。以上均按要求设置即可。3. 分节分页技术首先将光标定位好要分节或分页的部位，再确定是分节还是分页。分节某些部分之间（如目录与正文之间）必须采用分节符，以便分别设置页眉页脚，方法为：“插入”“分隔符”“分节符类型”中的“下一页”；分页其它部分之间即每节之内的各部分之间（如中文摘要与英文摘要之间）采用强行分页，方法为：“插入”“分隔符”“分隔符类型”中的“分页符”。4. 段落设置技术首先选中文字段落，再进行段落设置。方法为：“格式”“段落”常规：包括对齐方式、大纲级别等；缩进：包括左右、首行缩进（一般为2字符）；间距：包括段前段后、行距等；换行与分页：一般要选中“孤行控制”，因为文档中出现“孤行成页”和“孤字成行”都是违规的，其中后者可通过全角半角调整。5. 样式设置技术主要完成各级标题、表头、图题等格式的设置。方法为：“格式”“样式与格式”“新样式”，再进行具体设置。各级标题的样式设置属性：名称“*级标题”，样式类型“段落”，样式基于“正文”，后续段落样式“正文”；字体：包括中西文字体、字形、字号等；段落：包括对齐方式、缩进、段前段后间距、大纲级别（与标题级别一致）、换行与分页（选中“与下段同页”）等。上述都设置好之后，选中“添加到模板”和“自动更新”“确定”。表头图题的样式设置方法同上，仅大纲级别设置为“正文文本”即可。样式设置好之后，即可完成各级标题、表头、图题的排版，方法为：光标定位点击所需样式即可。6. 图表排版技术表格排版表头的排版如上所述，正文的排版应用工具栏即可。若表格出现了“孤行成页”，适当压缩行高即可，方法为：选中“表格”“表格属性”“行”，适当压缩行高，行高值设为“固定值”；若表格很大分置于两页，则需拆分做续表，方法为：光标定位“表格”“拆分表格”复制表头，衔接，删除标题，加“续”，右对齐。插图排版图题排版如上所述，图本身的排版主要是短距离移动以及居中，其中短距离移动要进行一项设置为：“页面设置”“文档网格”“绘图网格”“水平和垂直间距”设置为最小；居中方法为：选中“格式”“段落”“对齐方式”“居中”，注意无特殊格式（如“缩进”），否则就不是真正的居中。7. 页眉页脚设置技术文章定稿之后在进行设置，此技术必须建立在第三项分节技术的基础之上，否则其起点会出问题。具体方法为：光标定位于本节首页“视图”“页眉与页脚”“页眉与页脚”工具栏与前一节断开即取消“链接到前一节”页面设置（如“奇偶页不同”），再分别设置页眉与页脚。页眉：“插入”“域”“类别”选“链接与引用”，“域名”选“样式StyleRef”，“样式名”选如“一级标题”；页脚：切换“插入”“页码”等。8. 目录自动生成技术文章定稿之后再生成，此技术必须建立在第五项各级标题样式及其大纲级别设置的基础上，否则无法自动生成。具体方法为：光标定位“插入”“引用”“索引与目录”在目录选项中设置目录格式，使左边的样式（如一级标题、二级标题、三级标题）与右边的目录级别相一致（如“一级标题”对应“1”，“二级标题”对应“2”，如此类推）“确定”。9. 其它文档排版技术1）如脚注插入技术：光标定位“插入”“引用”“脚注”设置。2）Excel表格首行固定：“页面布局”“打印标题”顶端标题行（设定）确定3)截图快捷键：Ctrl+Alt+A4)项目申报材料一般排版及打印要求：（1）页码格式：页脚中间“第xx页”。（2）双面打印插空白页：双面打印时，当某页不能放在背面时，需在其前面插上一个空白页。例如项目可研报告等正文与封面之间；文件正文与附件之间即附件需单页开始。（3）签章要求：除明确要求签章处外，还有可研首页、表格等均需签章，宁多勿少。（4）打印份数：原则上一般至少一式3份（企业、推荐部门、最终受理部门各一份）；普遍需要N（即项目申报通知或项目受理单位要求的份数）+2份（企业、推荐部门各一份）。