用友手册资料：U9-V2_9-费用报销用户手册

yonyou U9 企业管理软件 费用报销用户手册 V2.9 用友优普信息技术有限公司 2014 年 3 月 费用报销用户手册 第 2 页 共 77 页 费用报销用户手册 第 3 页 共 77 页 目录 产品介绍 . 6 应用专题 . 7 跨组织借款报销 . 7 异币种借款报销 . 9 费用控制.11 借款控制.12 业务流程 . 13 费用报销总体流程.13 基础设置 . 15 参数设置.15 功能概述.15 使用前提.15 栏目说明.15 交通工具.18 功能概述.18 使用前提.18 栏目说明.19 费用计划类型.19 功能概述.19 使用前提.20 栏目说明.20 费用申请单类型 .22 功能概述.22 使用前提.23 栏目说明.23 借款单类型 .24 功能概述.24 使用前提.24 栏目说明.25 还款单类型 .26 功能概述.26 使用前提.26 栏目说明.26 费用报销单类型 .27 功能概述.27 使用前提.28 栏目说明.28 借款额度.29 功能概述.29 使用前提.30 栏目说明.30 期初余额 . 30 费用报销用户手册 第 4 页 共 77 页 借款期初.30 功能概述.30 使用前提.31 栏目说明.31 操作说明.32 日常操作 . 32 费用计划.32 功能概述.32 使用前提.32 栏目说明.33 操作说明.35 费用申请.36 功能概述.36 使用前提.36 栏目说明.37 操作说明.39 借款.40 功能概述.40 使用前提.40 栏目说明.41 操作说明.42 还款.43 功能概述.43 使用前提.43 栏目说明.43 操作说明.47 报销.47 功能概述.47 使用前提.47 栏目说明.48 操作说明.51 出纳工作台 .52 功能概述.52 使用前提.52 栏目说明.53 操作说明.53 程序 . 53 转总账 .53 功能概述.53 使用前提.54 栏目说明.54 操作说明.54 批量生成交易分录.54 功能概述.54 费用报销用户手册 第 5 页 共 77 页 使用前提.55 栏目说明.55 操作说明.55 重新生成交易分录.55 功能概述.55 期末结账.56 功能概述.56 使用前提.56 栏目说明.56 操作说明.56 查询 . 57 费用申请查询.57 功能概述.57 操作说明.57 费用报销查询.57 功能概述.57 操作说明.58 借款查询.58 功能概述.58 操作说明.58 交易分录对账.58 功能概述.58 交易分录查询.59 功能概述.59 使用前提.59 栏目说明.59 操作说明.59 报表 . 59 费用分析表 .59 功能概述.59 操作说明.60 新增特性 . 60 费用报销用户手册 第 6 页 共 77 页 产品介绍产品介绍 U9 费用报销系统为企业提供如下应用：费用报销系统为企业提供如下应用： 提供从费用预算，到费用计划，到费用申请，到借款报销的完整流程，可以帮助企业简化日常费用和差旅费用的报销流程，提高费用报销效率，增强费用报销管理内部控制。 将费用预算控制提前到费用申请阶段就开始控制，避免费用发生后报销环节才发现超预算。 提供了多种借款额度的控制。 为员工提供了简洁的申请和报销工具，企业可以按照所需内容和格式定制不同格式的申请、报销模板，以适用于不同的要求，如差旅费报销、交通费报销、业务招待费报销等。 为出纳人员提供了灵活的支付工具，支持现金支付票据支付及银行直接转账到员工银行卡等多种支付方式。 为管理人员提供了多维度的费用分析工具，便于管理人员对企业费用的计划、分析与预测。 可支持多组织的费用管理。费用报销人员的任职组织，报销的业务组织，报销的资金支付组织，报销的费用归属组织，报销的费用归属对应的记账组织都可以是不同的组织。 支持异币种的借款、报销及还款。 费用报销系统与现金银行、票据、总账系统实现无缝接口：费用报销系统与现金银行、票据、总账系统实现无缝接口： 借款单经出纳确认后可以自动生成现金银行的付款单及总账交易分录； 报销单经出纳确认后可以自动生成现金银行的付款单及总账交易分录，其中支票支付的自动在票据系统中进行空白票据的报销； 还款单经出纳确认后可以自动生成现金银行的收款单及总账交易分录； 费用报销用户手册 第 7 页 共 77 页 应用专题应用专题 跨组织借款报销跨组织借款报销 费用报销中的组织费用报销中的组织 报销人所在组织报销人所在组织：报销人当前的任职组织； 报销组织报销组织：实际来报销的业务组织； 报销核算组织报销核算组织：报销业务办理以及资金支付的组织； 列支组织列支组织：费用应归属的业务组织； 列支核算组织列支核算组织：费用应归属的业务组织； 注意注意 报销组织与报销核算组织之间要建立“报销-核算”的关系； 列支组织与列支核算组织之间要建立“报销-核算”的关系； “报销-核算”的关系在系统管理的业务关系业务关系功能中建立； 应用场景应用场景 场景一：报销人所在组织场景一：报销人所在组织 、报销业务组织、报销核算组织、费用列支业务组织、费用列支、报销业务组织、报销核算组织、费用列支业务组织、费用列支核核算组织是同一个组织。算组织是同一个组织。 举例：股份公司的张三，在本公司报销个人当月通信费。 场景二：报销人员所在业务组织，与报销组织不同，但是报销组织和费用列支组织是同一场景二：报销人员所在业务组织，与报销组织不同，但是报销组织和费用列支组织是同一个组织。个组织。 举例：一分厂的王五，为了支持销售公司的业务而出差，并在销售公司报销此次出差费。 场景三：报销人员所在业务组织，与报销组织相同，但是报销组织和费用列支组织不是同场景三：报销人员所在业务组织，与报销组织相同，但是报销组织和费用列支组织不是同一个组织。一个组织。 举例：股份公司的张三为了销售公司的业务而出差，先在股份公司借款报销，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。 场景四：报销人员所在业务组织，与报销组织和费用列支组织都不是同一个组织。场景四：报销人员所在业务组织，与报销组织和费用列支组织都不是同一个组织。 费用报销用户手册 第 8 页 共 77 页 举例：一分厂的王五为了支持销售公司的业务而出差，先在股份公司借款报销，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。 场景五：上述这五个组织均不相同。场景五：上述这五个组织均不相同。 举例：一分厂的王五为了支持销售公司下的华北办事处的业务而出差，先在股份公司借款报销，同时报销业务组织记录的是研发中心，对外报账也按此报告。但是对内管理，需要扣减的是销售公司（华北办事处）的预算，同时要形成股份公司和销售公司的内部往来。在销售公司这边，由于是替华北办事处做事，因此费用列支的核算组织记入华北办事处。 费用报销用户手册 第 9 页 共 77 页 异币种借款报销异币种借款报销 借款报销涉及到的主要币种借款报销涉及到的主要币种 借款币种：员工借款的币种 还款币种：员工还款的币种 报销币种：费用发生的币种 出纳支付币种：出纳支付给员工的币种 中间币种：两个不同币种之间折算的中间币种 应用场景应用场景 场景一：借款、还款、报销、出纳支付币种均相同场景一：借款、还款、报销、出纳支付币种均相同 最简单的单币种的应用场景，这种场景下不需要异币种的折算，也不需要中间币种； 出纳对报销单确认时，使用“确认”按钮； 举例： 张三出差借款人民币， 在外发生费用人民币， 出差回来报销出纳支付其人民币。 场景二：使用场景二：使用A A 币种借款、币种借款、B B 币种还款币种还款 借款和还款的币种不同，这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算； 举例：张三出差借款美元，出差回来还款人民币。 场景三：报销场景三：报销A A 币种费用，冲销借款币种费用，冲销借款A A 币种，出纳支付币种，出纳支付B B 币种币种 报销和出纳支付的币种不同，但报销和冲销借款的币种相同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算； 出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮； 举例：张三出差借款美元，在外发生费用美元，出差回来冲销借款美元，出纳支付余款人民币。 场景四：报销场景四：报销A A 币种费用，冲销币种费用，冲销 B B 币种借款，出纳支付币种借款，出纳支付A A 币种币种 报销和出纳支付的币种相同，但报销和冲销借款的币种不同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算； 出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮； 举例：张三出差借款人民币，在外发生费用美元，出差回来冲销借款人民币，出纳支付余款美元。 费用报销用户手册 第 10 页 共 77 页 场景五：报销场景五：报销A A 币种费用，冲销币种费用，冲销 B B 币种借款，出纳支付币种借款，出纳支付C C 币种币种 报销、借款和出纳支付的币种均不相同,这种场景下需要通过中间币种进行异币种的折算； 出纳对报销单确认时，使用“异币种确认”按钮； 举例：张三出差借款美元，在外发生费用欧元，出差回来冲销借款美元，出纳支付余款人民币。 费用报销用户手册 第 11 页 共 77 页 费用控制费用控制 费用控制工具费用控制工具 全面预算全面预算：企业在编制年度全面预算中包含对费用的预算； 科目预算科目预算：企业以会计核算为基础，建立在科目上的年度预算； 费用计划费用计划： 对于一些专项的费用或者比较大的开支， 会在费用发生之前编制费用计划，申请、报销金额不允许超过费用计划； 费用控制环节费用控制环节 费用申请费用申请：在费用申请环节，进行事先的全面预算以及费用计划的检查、控制，并对全面预算、费用计划的额度进行占用； 费用报销费用报销：在费用报销环节，进行全面预算、科目预算、费用计划的检查、控制。对于事先申请的费用报销，可以控制报销金额不允许超出申请金额，费用报销将替代费用申请占用的全面预算、费用计划额度； 费用报销用户手册 第 12 页 共 77 页 借款控制借款控制 借款额度控制借款额度控制 借款额度在借款额度功能中定义，用于控制员工单笔借款的额度，可以按照如下的维度进行控制： 按照不同业务部门，进行借款额度控制； 按照不同职务，进行借款额度控制； 按照不同岗位，进行借款额度控制； 按照不同币种，进行借款额度控制； 借款期限的控制借款期限的控制 员工在借款时需要承诺“预计还款日”，借款需要在这个日期前还款； 可以通过借款查询功能，查询逾期未还款的借款单； 前款未清的控制前款未清的控制 借款笔数控制借款笔数控制：（例如：累计借款未清笔数超过5 笔，不允许再借款），即：“未报销借款单超过 XX 张不能再借款”，可通过参数设置中“借款信用-未报销借款笔数”参数进行控制； 借款天数控制借款天数控制：（例如：有三个月（90 天）借款未清款，不允许再借款）即：“最长未报销天数超过XX 天不能再借款”，可通过参数设置中“借款信用-未报销借款天数”参数进行控制； 借款金额控制借款金额控制：（例如：累计借款未清款 3 万以上，不允许再借款）即：“未报销金额超过 XX 元不能再借款”，可通过参数设置中“借款信用-未报销借款金额”参数进行控制； 费用报销用户手册 第 13 页 共 77 页 业务业务流程流程 费用报销总体费用报销总体流程流程 费用报销管理可以支持企业全员网上报销，涉及员工日常费用计划、申请、借款、报销整个流程； 费用报销用户手册 第 14 页 共 77 页 系统处理过程：系统处理过程： 第一步，费用预算第一步，费用预算 指企业全面预算中的费用预算的编制。 第二步，费用计划第二步，费用计划 对于一些专项的费用或者比较大的开支，会在费用发生之前编制费用计划，申请、报销金额不允许超过费用计划； 第三步，费用申请第三步，费用申请 为了有效的控制费用开支，在费用发生之前通常可以要求进行费用申请。在费用申请环节会进行预算和计划的检查与控制，并把预算和计划保留下来。 第四步，借款第四步，借款 员工可以直