用友手册资料：AAI配置参考手册

UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 AAI 配置参考手册配置参考手册 用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司 2010 年 5 月2010 年 5 月 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 目目 录录 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 一、概述一、概述 自动会计的设计思想是根据事先定义好的会计描述， 包括预设科目、 预设科目影响因素、会计科目模版、分录模板的定义，对各系统的原始单据与业务处理自动生成交易分录。并可以按照用户的设置将交易分录生成会计凭证，传到总账系统。二、业务流程二、业务流程 自动会计处理流程操作说明流程图结束开始岗位因素来源岗位会计科目模板1、设置预设科目2、设置交易分录模版3、设置影响因素及因素来源4、设置预设科目影响因素5、设置会计科目模版6、生成交易分录7、生成总账系统会计凭证岗位生成总账系统会计凭证岗位影响因素岗位预设科目影响因素岗位预设科目岗位分录模板岗位生成交易分录 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 三、自动会计应用步骤三、自动会计应用步骤 应用自动会计，建议按照以下步骤： 3.1 第一步：设置预设科目第一步：设置预设科目 交易分录模版上使用的都是预设科目， 预设科目用于设置业务系统原始单据生成凭证时需要用到的入账科目，是对业务按会计科目的内容进行的一种归纳，不是具体的会计科目。 通过预设科目的设置， 使分录模版与具体的会计科目剥离开来， 会计科目的改动将不会影响到分录模版的设置。 预设科目还要设置与真正的明细会计科目的对应关系， 是业务数据与会计科目交互的桥梁。 系统预置了日常经营活动经常使用的预设科目，用户可以结合自己业务特点，增加相应内容。一般情况下，本步骤可以跳过。 3.2 第二步：设置交易分录模版第二步：设置交易分录模版 分录模板用于设置交易分录从业务单据中的取数规则。 3.2.1 系统预置分录模板的使用系统预置分录模板的使用 系统按多数用户的实际情况预置了大量重要业务的分录模版信息。 预置的分录模板只能查看不能修改，不能生成交易分录。 用户可以选择预置的分录模板快速复制到业务组织账簿中， 并进行部分调整， 复制到业务组织账簿中的分录模板可以生成交易分录。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.2.2 分录模板的使用分录模板的使用 1、分录模版通常由系统预置的模版生成。分录模板上必须指定定账簿、凭证类型。 2、复制到业务组织账簿中的分录模板可以生成交易分录。 3、分录模版上的转总账含义仅表示为该张分录模版是否需要转总账，业务单据是否需要转总账为系统规定， 跟分录模版没有关系， 应该转总账的业务单据要求必须配置转总账的分录模版，否则无法生成交易分录。对于系统中规定的必须转总账的业务，如果确有业务需要不转总账，需要通过在分录模版上设置排除条件解决，排除条件的设置见下图。 举例： 应收单，有 3 个单据类型，分别为单据类型 1、单据类型 2、单据类型 3，其中单据类型 3由于特殊的原因不转总账。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 两种设置方法： 只设置了一个分录模版 AR001，分录模版的转总账标志为“是” ，并且模版上的单据类型为空，模版行上的排除条件为“单据类型不等于单据类型 3” 。 第二种情况： 设置了三个分录模版，分别为 AR001，模版头上的单据类型为单据类型 1，分录模版的转总账标志为“是” ； AR002，模版头上的单据类型为单据类型 2，分录模版的转总账标志为“是” ； AR003，模版头上的单据类型为单据类型 3，分录模版的转总账标志为“是” ，并在该模版行上的排除条件为“单据类型不等于单据类型 3” 。 4、当用户有多个组织、多个账簿时，可以先在一个组织的账簿下通过预置分录模版生成账簿使用的模版，编辑修改后，再通过批量复制批量复制的功能，实现分录模板在多个组织之间的快速复制。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.2.3 匹配分录模板的原则匹配分录模板的原则生成交易分录时系统自动按组织、自动会计类型、会计准则、账簿、以及模版上的匹配条件取模版。 系统预置的模版不能直接生成交易分录。 失效的模版不能直接生成交易分录。 对于必须转总账的业务单据，要求必须设置转总账的分录模版，取不到时会报错。 3.2.4 重置分录模板重置分录模板 可以根据业务需要对模版进行编辑，如果修改的有问题，希望恢复为以前的分录模版，可以使用重置分录模板重置分录模板的功能。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.2.5 作废分录模板作废分录模板如果模版的改动比较大，也可以通过作废功能作废功能将模版失效掉，然后再新建一个有效的模版。 相同自动会计类型、会计准则、账簿、业务条件下，只能有一个生效的模板 失效的模版不能生成交易分录。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.3 第三步：设置影响因素及因素来源第三步：设置影响因素及因素来源 预设科目中将会归集哪些业务数据， 预设科目的数据将会写入哪些会计科目中， 这些都因业务系统的业务要素而决定，这些影响预设科目归属的业务要素，称为影响因素。例如：对于应收账款科目，由于不同的客户要分别核算其应收账款，因此客户不同，所入的应收账款的明细科目就不同，这样，客户就是应收账款的一个影响因素；又例如：不同的料品所归属的存货明细二级科目不同，因此，料品就是存货这个预设科目的影响因素。 系统根据用户日常经营活动进行会计核算的不同形式， 预置了大量影响因素， 用户在实际中只要将这些影响因素与预设科目进行关联设置就可以应用了。 如果这些影响因素都不满足，可以自定义影响因素和自定义因素来源，如下图。 我们也可以自定义一些公共扩展字段， 将其定义成预设科目的影响因素。 系统会在用户创建公共扩展字段后自动为该字段创建相应的影响因素。 如果在生成交易分录上的科目弹性域结构中不考虑因素，本步骤可以跳过。 3.4 第四步：设置预设科目影响因素第四步：设置预设科目影响因素 通过本步骤建立影响因素与预设科目进行关联关系。 比如应收账款按客户进行核算， 则将客户作为应收账款预设科目的影响因素。 注意： 设置预设科目的影响因素时，需要考虑因素的先后顺序。这是由于生成交易分录时，UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 系统匹配会计科目模板会按预设科目影响因素的先后顺序进行匹配， 顺序号在前的会计科目模板优先匹配。详细参见本文 3.5.3 一节。 例如：预设科目“存货”需要设置料品分类、存储地点等影响因素，如匹配会计科目模板时优先按料品分类进行匹配，则将料品分类设为因素 1，顺序号在前的系统会优先匹配。 3.5 第五步：设置会计科目模版第五步：设置会计科目模版 本步骤主要是设置预设科目与真正会计科目的对应关系， 是系统应用的主要内容。 在应用本步骤之前一定要了解科目编码结构相关内容。 提供两种设置方式： 3.5.1 设置会计科目段的辅助核算设置会计科目段的辅助核算例如：对于“应收账款”预设科目，由于需要按客户进行辅助核算，设置如下图。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.5.2 按因素值设置会计科目按因素值设置会计科目例如，“存货”预设科目，一般可以把料品分类、存储地点等作为影响因素，然后按影响因素的值组合关联不同的会计科目，设置如下图。 注意事项： 1、 会计科目模版上的自动会计类型可以设置为空， 即表示适用于所有的自动会计类型。 2、在下图画面上的影响因素值设为空时，表示影响因素设为任意值时，都可以匹配到此条模板。匹配优先原则参见本文 3.5.3。 3、若账簿科目的辅助核算段要求必输，则要求会计科目模板上辅助核算段必须设置对应的影响因素； 若账簿科目的辅助核算段要求可用不必输， 如在预设科目影响因素上指定了科目的影响因素，则要求会计科目模板上辅助核算段必须设置对应的影响因素。 3.5.3 匹配会计科目模版的优先原则匹配会计科目模版的优先原则 匹配会计科目模版的优先原则：如满足条件的有多条模板，优先匹配所设置的影响因素最多的科目模板，当因素个数相同时，按预设科目影响因素的顺序匹配，顺序在前的会计科目模板优先匹配。 例如：用存储地点、料品分类作为影响因素来配置“存货”会计科目模板，如下表： 因素 1 因素 2 会计科目 存储地点 料品分类 成品仓库 空（表示任意） 自制产成品 半成品仓库 空（表示任意） 自制半成品 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 因素 1 因素 2 会计科目 存储地点 料品分类 低值易耗品仓库 空（表示任意） 低值易耗品 工程物资仓库 建筑材料类 专用材料 工程物资仓库 工程设备类 专用设备 空（表示任意） 空（表示任意） 原材料 如存货料品的存储地点为成品仓库时，无论其料品分类为任何值，都记入“自制产成品”科目；如存货料品的存储地点为低值易耗品仓库时，无论其料品分类为任何值，都记入“低值易耗品”科目；如存货料品的存储地点为工程物资仓库时，料品分类为建筑材料类时，将记入“专用材料”科目；如存货料品的存储地点为工程物资仓库时，料品分类为工程设备类时，将记入“专用设备”科目；对于其他存储地点的存货料品，将记入“原材料”科目。 3.6 第六步：生成交易分录第六步：生成交易分录 交易分录是以会计凭证形式，用会计语言，对经济业务活动进行的描述。交易分录与会计凭证不同，是针对每张交易单据产生的，而会计凭证可以是对交易分录的汇总、合并；交易分录可以在任何组织、任何账簿生成；而会计凭证只能在法人组织的主账簿、内账、多币种核算账簿中；交易分录通过“转总账”功能，按照一定的条件汇总、合并生成总账系统的会计凭证。提供两种生成交易分录的方式： 3.6.1 实时生成实时生成 各业务单据在保存或审核时， 根据分录模版及会计科目模板自动产生交易分录， 此时需要将各业务系统的参数实时生成交易分录设为“是” 。 产生的交易分录，可以通过业务单据中的交易分录功能，进行查询或修改。是否允许修改，要依据交易分录模版中的“是否允许修改分录”参数决定。 3.6.2 批量生成批量生成 在填制各类业务单据时，为了提高单据保存处理效率，在单据保存时，先不生成交易分录，之后定期将各业务单据的交易分录通过批量生成交易分录的功能集中批量生成。此时需要将各业务系统的参数实时生成交易分录设为“否” ，当时不生成交易分录，但在月结之前要求该生成交易分录的单据必须生成交易分录。 UFIDA U9 V2.0 SP2 月结参考手册 3.7 第七步：生成总账系统会计凭证第七步：生成总账系统会计凭证 首先需要将各业务系统的参数设置中的参数转总账设为“是” ，然后通过系统提供的“转总账”功能，将交易分录按照一定的条件汇总、合并生成总账系统的会计凭证。月结时系统检查“应该生成转总账交易分录的单据必须都生成交易分录”和“已经产生的转总账交易分录要求必须转总账” 。 另外，销售、采购系统可以生成供查询分析使用的业务分录，这些分录不能转入总账。如销售系统生成的分录都不能转入总账， 采购系统除费用性物料采购后分发产生的交易分录可以转入总账外，其他的分录都不能转入总账。 对于如下几种不需要生成总账凭证的情况，请将业务系统的参数转总账设为“否” ，此时，不必转总账，并且月结时也不进行 AAI 的相关检查。 ? 情况 1：当用户未购买总账模块的情况 ? 情况 2：用户各模块均已购买，但实施是分阶段进行的。比如先上总账，后上供应链，在各模块未稳定之前，暂不将交易分录传入总账，等步入稳定期后再打通。 ? 情况 3：用户各模块均已购买，并已实施上线，但用户的业务比较简单，不希望配置 AAI 生成到总账，而采用手工在总账作凭证处理。 四、多组织下四、多组织下 AAI 基础数据的设置基础数据的设置 当用户有多个组织、多个账簿时，分录模版、会计科目模版如何设置？ 4.1 分录模版在业务组织设置分录模版在业务组织设置 分录模版在业务发生的组织设置。分录模版上提供了一些预置的设置条件，其中有些条