工程质保金退还管理作业指引

公司企业管理制度子体系名称房地产管理-成本管理编 号版本号1工程质保金退还管理作业指引发布范围普发发布文号批 准 人发布日期生效日期2020年3月3日附 则本制度由招采成本中心制定并具有解释权。公司编号：版本：1工程质保金退还管理作业指引修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人 1 /10目录一、 流程概况1二、 总则1三、 定义与术语1四、 各部门职责与分工11 项目公司工程部12 项目公司营销部（客服）23 物业公司24 区域公司工程技术部(成本组)35 招采成本中心成本管理部36 财务资金中心/区域公司财务部37 工程管理中心38 风控审计中心39 集团分管领导3五、 工作程序及相关规定31 工程质保金付款一般规定42 验收的一般程序43 工程质保金的支付44 外委第三方维修款使用一般规定55 维修款的发票开据及支付规定6六、 相关附件7附件一：维修工程结算表7附件二：质保金付款申请表7附件三：外委第三方维修工程结算及维修款支付流程8附件四：外委第三方维修工程款台账格式9附件五：工程质保期验收单10 2 /10编号：版本：1工程质保金退还管理作业指引工程质保金退还管理作业指引1、 流程概况流程说明流程目的为了规范工程保修及质保金的管理，确保工程在保修期内及时修缮，保修期满及时结清和拨付，有效维护业主及公司的利益，特制定本管理办法。流程风险无流程范围集团公司地产开发合同约定有质量保证金的所有合同质保金管理。定义质保金是指公司从发包工程中应付的工程款中预留的质量保证金和建筑材料、构配件和设备质量保证金。流程客户内部客户外部客户工程承包方，材料及设备供应商流程主责部门项目公司工程部、物业公司、工程管理中心、流程参与部门成本招采中心成本部、风控审计中心、财务资金中心、项目负责人/区域公司总经理、分管领导/总裁/董事长上游流程名称下游流程名称子流程名称 工程竣工结算作业指引工程合同款支付作业指引流程KPI责任部门/岗位数据来源 流程关键点关键点说明备注工程质保金支付流程图2、 总则为了规范工程保修及质保金的管理，确保工程在保修期内及时修缮，保修期满及时结清和拨付，有效维护业主及公司的利益，特制定本管理办法。3、 定义与术语1 质量保修：是指建筑工程（及其建筑材料、构配件和设备）验收后在保修期限内出现的不符合工程建设强制性标准、设计文件以及合同的约定的质量缺陷，有保修责任方予以修复。2 质保金：是指公司从发包工程中应付的工程款中预留的质量保证金和建筑材料、构配件和设备质量保证金； 3 质保金结算：是指在工程合同保修期届满，保修责任全面履行完毕，减除在保修期间实际发生或保修期间应当发生而递延的相关责任类、赔偿类、处罚类、连带类等相关费用，工程承包方结算支取预留的工程合同价款。4 最低质保期的界定 (1) 建设工程保修期遵循建设工程质量管理条例规定：自竣工验收合格之日起计算(竣工验收合格之日：是指建设单位组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收，经验收合格并由各方签署竣工验收文本的日期)。 (2) 属于集团公司采购的建筑材料、构配件和设备的质量保修期自项目约定竣工之日起计算。(3) 对于前期遗留的因施工、设计、建设单位（监理单位）管理失误以及建筑材料、构配件和设备质量不合格，造成较大质量缺陷或问题（较大指：问题具有普遍性或严重影响业主正常的居住与生活）的工程项目，自问题处理完毕移交后该项开始计保修期限。 (4) 供暖工程：房屋供暖在规划设计时为独立供暖的，自业主交接2个供暖期为保修期限；为集中供 暖的，自业主交接后2个实际供暖期内为保修期限；(5) 公司对客户房屋的保修项目及期限按照商品房住宅质量保修书的规定执行。 (6) 质保责任方：与公司直接产生民事关系的主体（工程承包方）作为本办法的责任主体，以下统称“承包方”，公司不因承包方的转、分包方代承包方履行保修责任，而与转、分包方进行质保金拨付或结算。4、 各部门职责与分工1 项目公司工程部(1) 负责协调处理工程保修事项；(2) 根据需要，组织协调相关专业部门成立应急抢修队伍，对已过保修期的工程存在问题进行维修维护。(3) 收集工程保修信息，定期进行统计分析，并向公司及相关部门反馈有关产品质量、设计、施工等意见，提出相关改进建议；(4) 负责集中交付后三个月的工程维保工作，配合三个月后、竣工工程保修期内维修管理工作；(5) 在工程合同达到质保期限后，负责组织物业公司及相关部门进行工程质保期内质量复验工作；(6) 负责与物业公司对接，接收质保期内客户维修要求，建立维修工作台帐，并下发工程维修通知单及向未履行保修责任的责任单位工程索赔函（或工程扣罚款通知书）；(7) 接收项目所发生的工程质保金付款申请；(8) 审核质保期内付款申请中的维修内容，收集承包方未履行保修责任及扣除维修质保金的证据归集工作；(9) 接收并审核第三方维修施工单位的付款申请单及发起请款流程；2 项目公司营销部（客服）(1) 根据客户维修投诉的热点，配合工程部及相关的维保修单位进行处理，提出有效的处理方案；(2) 负责跟踪重大的维保修(与投诉热点或客户满意度相关的)的实施，对其实施效果进行确认；3 物业公司(1) 组织保修期内因责任单位不履行保修责任而由第三方施工单位进行维修的施工、量方，建立工程维修款使用台帐；(2) 审核质保期内的第三方维修施工单位的付款申请；(3) 按客户服务部要求组织维修工作并参与维修验收；(4) 编制维修方案报区域公司工程技术部审核；(5) 接收质保期内业主维修单，建立工程维修单台帐；(6) 组织对房屋维修业主的回访工作；(7) 征询客户对维保工作的意见和建议；(8) 对维保出现的工程质量问题和质量通病及时反馈相关部门，参与工程质保期内质量复验工作；(9) 编制维修计划报区域工程部审核及区域公司总经理审批；4 区域公司工程技术部(成本组)(1) 负责审核工程质保金付款申请并建立质保金付款台账；(2) 负责审核第三方施工单位进行维修的量方记录、维修报价；(3) 负责审核质保维修金的使用情况；(4) 负责审核未履行保修责任而要扣除责任单位的维修质保金金额；(5) 负责审核第三方维修单位的维修工程结算；5 招采成本中心成本管理部(1) 负责审核工程质保金大于5万元的付款申请，检查区域公司质保金付款台账；(2) 负责审核第三方施工单位进行维修的维修报价(按权责手册中工程签证权限审核)；(3) 负责审核质保维修金的使用情况；(4) 负责审核第三方维修单位的维修工程结算报告；6 财务资金中心/区域公司财务部(1) 根据拨付意见，审核并安排质保金拨款；(2) 项目质保期满验收合格后行根据资金状况进行计划安排、拨款，将委托维修的质保金额及时拨付物业公司；(3) 对公司自行或委托履行保修的维修费及相关费用及时进行财务处理；7 工程管理中心(1) 负责审核工程质保金大于5万元的付款申请（按权责手册权限审核）；(2) 根据公司权责手册，项目公司撤场后，由地产总部工程管理中心负责办理工程质保金相关工作，具体工作内容同项目公司工程部职责；8 风控审计中心(1) 负责复核成本部提交的第三方维修单位的维修工程结算报告（按权责手册权限审核）；(2) 负责复核第三方施工单位进行维修的维修报价(按权责手册权限审核)；9 集团分管领导(1) 按公司权责手册审核/审批工程质保金付款申请，详公司权责手册-工程质保金管理权限内容；(2) 按公司权责手册审核/审批第三方维修单位的维修工程结算报告；5、 工作程序及相关规定1 工程质保金付款一般规定在发包工程质量保修期满一个月前，承包方应书面申请质量保证金结算。如出现下列问题暂不拨付质保金直至处理完毕或达成一致意见。(1) 在保修期内承包方未按照规定和合同的约定全面、及时履行维修责任与义务,仍有问题未处理；(2) 在保修期内承包方未按照规定和合同的约定履行维修责任与义务,而对公司代为履行维修责任及相关费用又不予认可和承担的； (3) 房屋施工质量存在明显瑕疵，影响房屋品质及业主生活；(4) 出现业主因承包方工程引起的严重投诉或群发性事件； (5) 保修期间发生应有承包方承担而递延的相关责任类、赔偿类、处罚类、连带类等问题未处理完毕或承包方不认同。2 验收的一般程序 (1) 工程质量保修期满后，由相关部门和人员按照规定组织进行现场验收；(2) 验收合格的有相关责任部门出具保修合格证明工程质保期验收单格式详附件五；(3) 验收不合格，承包方可选择自行维修或委托维修，自行维修完成后，再组织验收，直至合格；(4) 承包方通过工程质保期验收单审查后，方可进入质保金付款申请表的付款审批程序。3 工程质保金的支付(1) 项目未移交物业之前所发生的工程质保金付款：参照工程合同款作业指引中合同内付款的支付规定，即工程竣工验收合格且双方结算审定后，质保期满且工程质保期验收通过，承包商按合同中申请质保金的约定条件报送工程质保金付款申请资料予项目公司工程部主办工程师审核并上报流程，区域公司工程技术部成本组需建立付款台帐并按工程合同款支付审核；(2) 项目移交物业之后所发生的工程质保金付款：1 承包商按合同中申请质保金的约定条件将工程质保金付款申请资料报送项目公司工程部（如项目公司撤场后为集团工程管理中心）审核并上报，需物业公司签署意见后交区域公司工程技术部成本组负责按合同及台帐审核应付款金额，按权限报审后，财务管理部负责付款办理。项目移交物业之后工程质保金付款支付程序需在送审成本管理部前增加物业公司审核和签字手续；2 在合同约定的质保期内承包商不履行保修的项目，由项目公司工程部配合物业公司按照实际发生的维修工程款加上一定的维修管理费与公司签订工程维修合同，由物业公司安排外委维修单位对该项目实施维修，区域公司工程技术部成本组和集团成本管理部负责审核，风控审计中心复核，按权责权限审批通过后，该维修费用按合同约定从承包商的质保金中扣除。4 外委第三方维修款使用一般规定(1) 区域公司与外委第三方维修单位需签订项目工程维修零星合同，跟进维修项目质量与安全，项目公司工程部协助物业公司根据维修工程管理时间、维修项目申请、维修项目标准等内容建立维修工程管理台账，并请申请维修的业主签字确认，组织对房屋维修客户回访工作，征询客户对维保工作的意见和建议；(2) 物业公司对质保期内的维修项目进行归类分析，列出日常维修项目的造价特征清单（包含：项目、内