物业管理招标文件的编制

第四节物业管理招标文件的编制物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏，直接关系到招标人和投标人双方面的利益，因此招标文件的内容既要做到详尽周到，以维护招标人的利益，又要做到合理合法，以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分，第一部分是对招标文件内容的剖析；第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。一、招标文件的内容不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异，然而按照国际惯例，招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分，投标人为投标所需了解并遵循的规定，具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求；第二部分，(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式，这些格式将组成附件作为招标文件的一部分；第三部分，中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素：投标邀请书；技术规范及要求； 投标人须知；合同一般条件； 合同特殊条件；附件 (附表、附图、附文等)。目的是提供必要的信息，从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后，决定是否参加投标。其主要内容包括：业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点等。投标邀请书可以归入招标文件中，也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标，投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人，因而不属于招标文件的一部分；但如果采取公开招标方式招标，往往是先发布招标公告和资格预审通告，之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请，应作为招标文件的一部分。括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目，招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级，这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求，可以编列一张“技术规范一览表” ，将其加以综合。另外，在技术规范部分，应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书，以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。招标文件的重要组成部分，其内容包括：总则说明； 招标文件说明； 投标书的编写；投标书的递交； 开标和评标；授予合同。以下分别予以具体说明。(1)总则说明总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。(2)招标文件说明招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。(3)投标书的编写投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括：投标所用的语言文字及计量单位； 投标文件的组成； 投标文件格式；投标报价； 投标货币；投标有效期；投标保证金； 投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标，而没有进行投标资格预审，则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种，一是文字说明，应归入投标人须知部分；另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式，要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括：投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件” 部分。(4)投标文件的递交投标文件的递交的内容主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。(5)开标和评标开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键，包括以下内容： 对开标规则的说明。 组建评标委员会的要求。 对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。 投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。 对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。 评标原则及方法。 评标过程保密。(6)授予合同授予合同的内容通常包括： 定标准则。说明定标的准则，包括“ 业主不约束自己接受最低标价 ”的申明等。 资格最终审查。即说明招标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。 接受和拒绝任何或所有投标的权力。 中标通知。 授予合同时变更数量的权力。即申明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。 合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的格式(详见附件)。 履约保证金。常包括以下条款和内容：(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的内容相一致。(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。(5)价格。即物业管理费的计取，一般应与中标人的投标报价表相一致。(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时，招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下，合同一方难以或者不可能履行合同时，对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分：不可抗力的内容；遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件；遭受不可抗力事件一方的责任范围。(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后，为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例，以及提供履约保证金的形式。(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重；业主破产；物业被征用等)。(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项，需进行修改、补充和完善的，甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书，作为合同的补充协议。(12)适用法律。即写明合同适用的法律。(13)主导语言与计量单位。(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜，如对保密的规定等。(15)合同份数。(16)合同生效。如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充，如关于延迟开工而赔偿的具体规定，以及有关税务的具体规定等。在合同执行中，如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时，应以特殊条款为准。括附表、附文和附图，具体有：(1)附表 投标书格式； 授权书格式； 开标一览表； 项目简要说明一览表； 投标人资格的证明文件格式； 投标保函格式； 协议书格式； 履约保证金格式 (通常为银行保函)。(2)附文物业说明书。(3)附图物业的设计和施工图纸。二、招标文件样本这里以物业管理公开招标为例，以一份完整的招标文件样本来说明物业管理招标文件全文的编制方法。招标文件招标编号：_ 招标项目名称：_年月××招标中心统一印制招标文件目录第一部分投标邀请第二部分技术规范及要求第三部分投标人须知同特殊条款第六部分附件第一部分投标邀请受用户委托对_项目的物业管理服务进行公开招标。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。年月日(北京时间)，逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。点：在年月日前与联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。地址：邮编：电话：传真：联系人：(署名)年月日第二部分技术规范及要求1. 1. )。第三部分投标人须知总则说明1适用范围招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。2招标方 ”系指第一部分所指的组织本次招标的招标机构。投标方 ”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。项目 ”系指物业管理企业 (即投标人)按招标文件规定，须向用户提供的物业管理服务。用户 ”系指委托进行本次招标的 ××开发商或业主委员会。3过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。4论投标过程中的做法和结果如何，投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。招标文件说明5标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成：(1)投标邀请；(2)技术规格及要求；(3)投标人须知；(4)合同一般条款；(5)合同特殊条款；(6)附件。标文件以中文、英文两种文字编印，两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时，以中文本为准。标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。6标方对招标文件如有疑点，可要求澄清，应在投标截止时间前 15 天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真，下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复，并在其认为必要时，将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。7投标截止日期 10 天前，招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件，并以书面形式通知所有购买招标文件的每一投标方，对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改，招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间，并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。标文件的修改书将构成招标文件的一部分，对投标方有约束力。投标文件的编写8标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件，应以中文或英文书写。在招标文件的技术规格中另有规定外，