采购合同履行(共49页)

第七章 采购合同履行任务一订单管理任务二进货验收任务三采购结算任务四采购退货 案例导入任务一订单管理一、采购合同履行的原则 二、采购订单的管理 一、采购合同履行的原则 一、采购合同履行的原则 采购合同的履行就是采购双方当事人按照合同的约定或者法律的规定，全面地、正确地履行自己所承担的义务。采购合同的履行主要包括订单管理、进货验收、货款支付和违约处理对采购管理等几个环节。采购合同履行的主要原则（见图7-1）。 一、采购合同履行的原则图7-1 采购合同履行的主要原则 采购合同履行监控表订单执行订单跟踪货物验收问题处理财务结算出具票据效果评价订单管理 采购订单的管理是指企业根据市场的需求预测、企业的生产能力、企业的用料计划以及相关因素所制定的切实可行的采购订单计划，并下达给订单部门执行，从而从资源市场上购买到合格的原材料和配件。 采购订单管理包含制定、管理和追踪三个连续阶段。二、采购订单的管理采购订单和采购合同的管理是采购管理中的重要内容。采购订单和采购合同都是采购流程中的重要环节。1.采购订单的明细管理订单明细管理是一项关键业务功能。它的范围可从供应商贯穿到客户，包括一系列关键的子流程，从未结订单分析到分配管理、货运和提单。有效的订单管理应该在整个流程中执行大量的检查，如检查产品库存、定价、合同协议和客户信用限制。二、采购订单的管理2. 采购订单的主要内容采购订单的主要内容，包括：交货方式、验收方式、罚则、履约保证、品质保证、仲裁或诉讼、其他。二、采购订单的管理表：CGT070103明日制造公司订购单二、采购订单的管理二、采购订单的管理编制采购订单（一）明晰订单内容1.月度采购订单的内容2.临时采购订单的内容编制采购订单（二）编制采购订单1.编制订单草案2.上报主管审核3.形成正式订单出具采购订单（一）发出采购订单 正式的采购订单按照企业的相关规定编号后，由负责相应货品采购的采购员以适当的形式发送给供应商（二）确认采购订单采购员向供应商确认其是否收到采购订单（三）编制采购记录采购订单确认接受后，采购员填写采购记录表，以便供应商交货时对照采购订单进行接货检验出具采购订单时注意的问题1.应约定在多长时间内供方确认交货期；2.订单需在供方盖章回传后才可生效；3.不同意订单内容（交货期、金额等）时，需在订单上明确注明；4.对价格变更后的订单，需重新确认交货期。三、跟踪采购订单三、跟踪采购订单1234采购订单的追踪 执行前的跟踪 在采购环境中同一物资有几家供应商可供选择，采购人员对每个供应商的采购过程都有一定的比例，但有时在供应过程还会出现问题 执行过程的跟踪执行后跟踪追踪分析管理1严密跟踪2紧密响应生产需求形式3慎重处理库存控制4控制好物资验收环节在按照合同规定的支付条款对供应商进行付款后，需要进行合同跟踪1采购业务追踪查询2商品到货情况了解3业务员业绩与分析4能力评价（一）重视存档管理（二）订单存档管理的方法四、四、订单订单订单订单 存档管理存档管理任务二进货验收一、进货验收一般流程 二、问题处理 三、签收订购单，开具入库单 四、岗位操作示例 采购进货的方式有三种，即自提进货、供应商送货、委托外包进货。这三种进货方式的管理方式和要求也不尽相同。（一）自提进货 自提进货，就是在供应商的仓库里交货，交货以后的进货过程全由采购者独家负责管理。(1) 货物清点环节管理(2) 包装、装卸、搬运上车管理(3) 运输环节管理(4) 中转环节的管理(5) 验收入库环节的管理进货方式（二）供应商送货 供应商送货对采购商来说，是一种最简单轻松的采购进货管理方式。他基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商。只剩下一个入库验收环节。而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助。进货方式（三）委托和外包进货 委托外包，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。这时供应商和采购商都得到了解脱。因此这不但对采购商、对供应商来说都是一种最好最轻松的进货方式。对第三方物流公司来说，也是一种最理想的进货方式。因为它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。进货方式一、进货验收一般流程 厂商送来货物，仓管员需对照订购单上订购物品的名称规格及其他要求进行签收， 没有订购单或超订购单送货（非免费部分）原则上不允许签收， 特别情况需由主管经理指示处理。操作要点：以供应商送货为例的一般流程（见图7-2）。一、进货验收一般流程 图7-2进货验收一般流程检验与接收管理（一）检验时间、地点和人员的确定 供应商的生产现场、货物到库时、采购方仓库等（二）检验部门的确定质量检验部门（三）物料检验包装、品质、卫生、安全性、数量、重量等二、问题处理进货验收中的问题处理主要包括：1. 数量不符；2. 代管转入库；3. 不合格品。为了对进货验收各环节进行有效控制，有必要对验收环节与结果给予记录，如进货验收表（单）（如表7-1所示）。 二、问题处理表7-1 进货验收表编号： 日期： 年 月 日编号名称订货数量规格符合单位实收数量单价总价是否是否分批交货是否科目会计供应商供应合计检查验收结果检查主管检查员抽样： %不良全数： 个不良总经理成本合计仓库采购主管核算主管收料主管制单二、问题处理总之，有些企业对于验收不合格的货品走代管入库流程入代管保管帐，货品入不合格区，待采购员与供应商联系后处理；赠样品根据采购员处理方案做直接入正常库或通知赠样品库保管员做赠样品入库。三、签收订购单，开具入库单仓库点收验收完毕，即按要求于订购单或借料单上签收，仓管员同时根据当次验收入库良品数或特采数开具货品入库单（如表7-2所示），并将入库单（第二联）送至财务入账，增加存货及应付帐款，同时将已签收完毕之订购单送至财务，留待付款时用，入库单（第三联）送至采购部门。四、岗位操作示例 1. 验收员：收货、验收，确定收货单生成收货处理方案，勾兑收货单、进货合同生成入库单2. 采购员：填写或补填进货合同，生成收货通知单，与供应商联系判断收货处理方案并通知验收员做相应操作；四、岗位操作示例3. 保管员：入库、填写代管入库单、代管出库单、赠样入库单、赠样出库单、记帐；4. 采购会计：凭入库清单记商品采购帐、存货帐。任务三 采购结算一、采购结算流程二、采购结算管理 三、采购结算主要工具一、采购结算流程一、采购结算流程采购结算流程包括采购资金结算、采购发票核销及采购返款管理（见图7-3）。图7-3 采购结算流程二、采购结算管理采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。二、采购结算管理系统按照三种结算模式进行自动结算（见图7-4）。图7-4自动结算的三种模式三、采购结算主要工具目前我国已经逐步建立了以“三票一卡”为主体的结算体系，大大规范了采购结算方式。1. 银行汇票银行汇票签发银行作为付款人，付款保证性强；代理付款人先付款，后清算资金；特别适用于交易额不确定的款项结算与异地采购之用。票据自带，避免携带大量现金，十分便捷。三、采购结算主要工具图7-5银行汇票样票银行汇票票样（见图7-5）。 三、采购结算主要工具2. 银行本票银行本票即见票即付，如同现金，出票银行作为付款人，付款保证性很高。既有定额本票，又有不定额本票，可以灵活使用。缺点是由银行签发，与支票相比手续相对繁杂。在同城范围内使用。三、采购结算主要工具图7-6银行本票样票银行本票票样（见图7-6）。 三、采购结算主要工具3. 支票支票由出票单位签发，出票单位开户银行为支票的付款人，手续简便；既有现金支票，又有转账支票，还有普通支票，要求收妥抵用，在同城范围内使用，已被企业单位广泛接受。但在支票结算中可能存在签发空头支票，支票上的实际签章与预留银行印鉴不符等问题，存在一定风险。三、采购结算主要工具图7-7现金支票样票支票票样（见图7-7）。三、采购结算主要工具4. 信用卡信用卡属于电子支付工具的范畴，方便、灵活、快捷、同城、异地均可使用，发展前景非常广阔。但该结算方式受特约商户与ATM机普及程度、银行卡网络的完善程度、银行卡功能开发程度等的限制。三、采购结算主要工具图7-8信用卡式样几种信用卡式样（见图7-8）。任务四 采购退货一、退货处理的一般流程二、退货管理制度示例一、退货处理的一般流程退（换货）处理是指采购人员依据采购合同规定的由于某些因素而把所购货物退还给供应商或者与供应商调换的一种违约处理方式。退货管理制度示例一、退货处理的一般流程图7-9退（换货）处理的一般流程退（换货）处理的一般流程（见图7-9）。二、退货管理制度示例退货管理制度示例