公共关系管理程序doc
公共关系管理程序编号：ZGFZ-QP-RS003版号：A/0页码： 第 6 页 共 6 页公共关系管理程序编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人20071226完成文字部分杨文昌1. 目的1.1 公司公共关系工作运作及时顺畅、管理有效。1.2 集合公司外部资源，达到资源共享。2. 适用范围适用于公司所有公共关系活动管理。2.1 公司层面的对外接待（含政府、媒体、合作伙伴、集团及兄弟公司等）。2.2 目的性业务公关活动（业务部门为主，有明确目标）。2.3 各类评奖、政府安排的活动及工作、媒体访谈及关系维护。2.4 危机状况公关活动。2.5 其他公关活动。3. 术语和定义4. 职责由董办负责制定、解释该管理程序，各部门在此管理程序指导下实施具体公共关系活动。5. 工作流程5.1公关活动实施要求5.1.1 接待方面，对于公司层面的来访（其中包括政府要员、主要媒体高层领导、集团、兄弟公司高层领导及执行总裁特别指定的人员等）。a.相关部门或人员于接到信息后，仔细咨询、了解来访者的情况并提前三天知会董办。b.由董办按照来访者的要求填写来访接待确认函，制定具体的接待计划，并通知相关人员提前做好准备工作，注重计划的前瞻性与现实的操作性，接待过程中关注细节。c.对于一般的业务来访，可由相对应部门直接安排具体的接待事 宜，并提前三天知会董办，由董办提供相关协助。5.1.2 当业务部门为解决业务实际操作中的问题而需进行相关目的性公关活动时，具体经办部门或人员需将事由报分管领导，重大业务事项还需报请执行总裁批示，经审批通过后方可执行。5.1.3 对于各类评奖活动原则上参加级别较高的评奖。a.相关部门在接到评奖通知后，首先进行初步判断并提出相关意见报分管领导。b.分管领导同意后报请总经理批示。c.经审批通过后参加评奖活动。具体参奖事宜由各业务部门负责，其中包括资料的准备、报送等，董办予以协助，报送的相关资料需报董办备案。d.活动结束后一周内由具体操作部门将获奖情况抄报董办，由董办在公司内部进行通报并备案。5.1.4 对于政府统一安排的相关活动及会议a.应由对口业务部门了解清楚具体情况后报分管领导。b.经分管领导同意后安排有关人员参加。c.活动结束后参加人需在两天内将活动的内容、对公司的要求及自己的分析判断等报相关领导，必要时应知会董办。5.1.5 公司层面的媒体采访活动a.原则上由董办和营销中心负责统一安排，其中包括确定采访的时间、地点、方式、提纲和预计报导的情况等。b.负责提前与记者沟通采访的重点和需要准备的相关资料。c.采访活动结束后，联系人应及时跟踪报道情况并将报道交由董办留存归档。d.涉及总经理级（含）以上人员接受媒体的个人专访及进行评论性质的采访时，还需于实施采访活动的前两天报董办备案，报道发布后三天内抄报董办。5.1.6 公司出现危机状况时a.相关部门应充分收集信息，撰写情况说明并判断事态的严重程度于两日内上报公司高层。b.公司成立危机处理工作小组，与相关部门沟通制定解决方案，准备对外说明文件，统一对外口径，尽早解决问题并报董办备案。c.危机解除后，经办部门需于两周内完成总结、分析并留存归档。d.危机发生时还应密切关注媒体动态，由董办和营销公司牵头，主动与媒体方面沟通，以书面形式提供相关材料，并及时把握动向，尽可能避免负面报道的产生。5.1.7 对于公司内部征订礼品a.由各部门根据实际情况将所需数量报分管领导确认。b.经分管领导审核后报董办。c.由董办进行统筹后报请执行总裁批准执行。5.2公共关系信息管理5.2.1 建立公共关系名录资料库a.各业务部门应于每年的1月和7月将所关联的各级政府部门相关工作人员、合作伙伴的姓名、工作单位、职务、联系方式等信息进行汇总、更新，并抄报董办。b.由董办输入公司公共关系名录资料库中。c.董办定期按照名录寄送周刊和其他公司刊物。5.2.2 建立当地主流媒体名录a.由董办和营销公司负责收集当地主流媒体情况其中包括媒体名称、类型、发行量（影响力）、联系方式等并进行汇总，建立当地主流媒体名录。b.即时收集有关公司的宣传报道，每季度由董办对相关的报道情况进行汇总。5.2.3 建立交往记录有关公司层面对外交往性质的公共关系活动，具体经办部门或人员需于活动结束后一周内将交往活动的情况，其中包括我方参与接触的具体人员、成果等进行简要文字描述，并抄报董办。5.2.4 公司机密性质的信息可由各业务部门与公司相关领导直接沟通和联系。5.3公共关系维护要求5.3.1 各业务部门应与所关联的关系单位长期保持良好的合作关系a.充分了解其办事程序和人员的变动情况等。b.经常进行礼节性问候或拜访。c.对于重点关系单位要每季度进行走访。d.促进高层之间的互访，建立良好的感情联络及互信关系。5.3.2 公司不定期举办公关联谊活动，邀请公共关系名录中的关系单位参加，以促进交往、增进感情，同时，也获取信息、增强合作。5.3.3 重大节日前夕公司除统一安排相应的礼拜活动外，将根据具体情况举办答谢会，邀请重要关系人员出席，感谢其对公司的支持与帮助，联络感情。5.3.4 各业务部门应通过日常的交往，培植公共关系资源。同时，注重挖掘公司内部资源（人脉资源）。5.3.5 公司具体经办人员应树立高度的保密意识，不得泄露公司机密。5.3.6 公司具体经办人员不得违反国家的法律、法规，不违背职业道德，对给公司造成损失的将追究相关责任人的责任。6. 支持性文件无。7. 相关表格7.1 ZGFZ-QR-RS006来访接待确认函 7.2 ZGFZ-QR-RS007采访安排情况统计表7.3 ZGFZ-QR-RS008媒体报道情况统计表7.4 ZGFZ-QR-RS009政府沟通情况记录表6
