电子科技总经理办公室组织职能说明手册

Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998电子科技总经理办公室组织职能说明手册北京XXXX电子科技有限责任公司人力资源管理手册之总经理办公室组织职能说明手册版本:目 录 l 组织职能履行承诺书l 公司组织结构图l 岗位结构图l 编制及职务说明书管理制度l 部门宗旨l 部门职能描述l 部门工作流程l 部门关键业绩指标l 职位说明书组织职能履行承诺书XXXX电子科技有限责任公司，作为一家以致力于帮助他人“完善自我形象，创造美好生活”为己任的公司，始终坚持以诚信为本，服务于客户，服务于员工的理念，在美容美体行业赢得了社会的认同与青睐。发展中的XXXX把“成为国际化的美容美体行业知名品牌”做为企业追求的目标，并坚信这一目标在不久的将来会成为现实。我们对此充满信心，同时也清醒的认识到，这一切都要取决于企业能够创造并一贯保持良好的经营业绩，而良好经营业绩的取得将有赖于组织成员的合理分工与高效合作。为此，制定做为人力资源管理及维系企业正常运营的基础性文件组织职能说明手册，并应确保其在企业内得到贯彻与执行。本人作为XXXX电子科技有限责任公司总经理办公室负责人，代表部门全体员工，郑重承诺：1、承担总经理办公室组织职能说明手册中所规定的各项责任，履行各项义务，出色完成各项工作任务。2、对公司承担本部门全部工作的最终责任。3、不断优化与创新各项工作流程。4、不断提高工作效率，降低运营成本5、营造良好的工作氛围，建设高素质团队。 总经理办公室主任： 总经理： 人力资源部经理： .l 公司组织结构图XXXX电子科技有限公司组织结构图总 经 理行 政 部人力资源部市 场 部行政人事中心营 销 中 心理 财 中 心财 务 部部物 流 部部直 销 中 心部总 经 办产品销售部深圳分公司部信 息 中 心直营区域销售部销 售 部l 岗位结构及编制图总经办主任 计划助理稽查助理审计助理法务助理总经理秘书l 编制及职务说明书管理制度编 制职位说明书管理制度职 位计划现有l 职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位，达到"岗有其人，人尽其才，人职匹配"的目的。作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。l 公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。l 公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。l 任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。l 工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。l 职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。l 职位说明书一试三份；执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。总经办主任 总经理秘书 法务助理 稽查助理 审计助理 计划助理 1人1人1人0人0人0人l 部门宗旨督促、检查总经理的各项指示和公司会议决议的落实情况，协调各部门的相互关系，沟通公司与社会各界的联系，传递和整理公司经营管理信息，为总经理指定经营管理决策提供依据，做好总经理的参谋和助手。l 部门职能描述 起草公司各项计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。 组织公司各项管理会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。 接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。 促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。 协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。 保管公司印章，管理印章的使用。 起草、审核及归档管理各类法律公文。 参与重大合同的谈判工作，搜集相关法律信息，为总经理决策提供依据。 与政府职能部门协调沟通，办理商标、专利等事项的申请、转让、许可使用、续展及相关知识产权维权事宜。l 部门关键业绩指标指 标定 义考核标准备 注工作计划完成率阶段工作计划的完成程度工作计划实际完成数量/工作计划计划数量信息处理文件资料收集、整理、传递、反馈的及时、准确、保密参见考核表档案管理文档收集的及时性、立卷归档的规范性参见考核表团队建设部门工作氛围，员工主动流失率，员工满意度，群体效率参见考核表内部运营工作流程的时效性与资源的最佳配置参见考核表职 位 说 明 书编号：ZJB001 版本：职位名称：总经办主任所属部门：总经办职位等级：直属上级：总经理直属下级：总经理秘书、法务助理职位目标全面负责总经理办公室的运行和管理工作职责描述1、依据公司各项工作实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。2、参加公司各项管理会议，组织做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。3、接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。4、促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。5、管理总经理办公室的日常工作，制定部门规章制度及工作计划，对下属员工进行培训和督导，提高工作效率。6、组织协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。7、完成总经理交办的其他工作。考核内容1、 公文拟定（完成时间、质量）2、 文件资料整理3、 客户满意度（公司客人评价）4、 内部流程（工作流程改进）5、 团队建设（学习、考核投诉、合作精神）沟通关系内部：公司各部门外部：政府机构、业务合作伙伴任职资格知识：正规院校、本科以上学历、英语六级 经济管理、英语技能：1、公文写作能力 2、沟通能力 3、管理能力 4、英语口语交流能力性格特征：热情、条理性、亲和力、工作经验：3年以上办公室管理经验权限知 情建 议决 策财 务1、企业发展策略，市场策略及管理变革，产品生产及研发计划的知情权。1、公司内部各项管理制度的制定有建议权。2、对公司各项发展计划的制定有建议权。1、对下属人员的奖惩与任免权。2、对人员招募的决策权。1、预算内费用使用与核定权。执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号：ZJB002 版本：职位名称：总经理秘书所属部门：总经办职位等级：直属上级：总经办主任直属下级：无职位目标负责总经理办公室的各项日常具体工作职责描述1、 按照总经理或总经办主任的要求，起草公文函件，处理总经理办公室的日常事务2、 协助总经办主任组织和安排各种会议，做好会议记录、整理会议纪要和会议决议，以书面形式上报总经理3、 对各种会议资料、公文资料、往来信件传真、图书、光盘进行归类整理4、 协助做好上传下达、催办等工作5、 代表总经理或总经办主任接待一般来访客人6、 维护总经理、会客室办公环境，确保环境整洁7、 完成总经理和总经办主任交办的其他工作考核内容1、 公文拟定（完成时间、质量）2、 文件资料整理沟通关系内部：公司各部门外部：媒体、政府职能机构、培训机构、来访客人任职资格知识：正规院校、本科以上学历、英语六级 文秘、管理技能：1、公文写作能力2、沟通能力3、笔译能力性格特征：热情、亲和力、条理性、工作经验：一年以上相关工作经验权限知 情建 议决 策财 务1、企业发展策略，市场策略及管理变革，产品生产及研发计划的知情权1、部门工作流程改进有建议权执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号： ZJB 003 版本：职位名称：法务助理所属部门：总经办职位等级：直属上级：总经办主任直属下级：无职位目标处理公司法律相关事务，保障公司权益职责描述1、草拟、审核、归档管理各类合同及法律文书，确保其合法并最大限度保障公司权益。2、负责公章、合同章、介绍信的使用与保管。3、办理知识产权相关事项，具体包括：商标的申请、转让、许可使用、续展等；专利的申请、费用的交纳；及相关知识产权维权事宜。4、处理公司与政府职能部门的相关事项。5、参加与法律有关事项及重大合同的谈判，记录、整理谈判内容，为总经理决策提供相关法律注意事项。6、负责公司所有产品的质检与认证的申请工作7、总经理、总经办主任交付的其他工作考核内容1、 单项任务完成效果2、 合同归档管理沟通关系内部：销售部、深圳工厂、市场部、财务部、物流部、直销中心、行政人事部、信息中心外部：国家政府职能机构、咨询机构、经营合作伙伴等