广告公司产品销售管理制度
广告公司产品销售管理制度(一) 总则本规则是规定本公司业务处理方针及处理基准其目的在于使业务得以圆满进行(二) 营业计划1 每年择期举行不定期的业务会议并就目前的国际形势产业界趋势同行业市场情况公司内部状况等情况来检查并修正目前的营业方针方针确定后传达给所有相关人员其内容包括:(1)制品种类项目 (2)价位(3)选择决定接受订货的公司(4)交货日期及付款日期(5)契约款项2 有关未来的产品应按下列要项作为评核(1) 所生产销售之产品必须是具有技术和成本上的优势及不为竞争者所能击败的特色(2) 竞争者新产品的制造方式设备等应取得专利权(3) 产品种类及项目应视行情的好坏订货的繁易等条件按下列各项进行评核:停止多种类少数量的营业方针并以尽量减少种类增加单位数量为原则以接受订货为主订货量需加上确实标准品的预估生产销售量所接受的订货数量很多时除应自行生产外并应注意其他商品销路(4) 商品价格的定位须区分为目前获利者与未来获利者并考虑较容易让人接受的价位来决定产品的种类(5) 在选择决定往来的订货公司时须以下列为重点方针:从未来的贸易特别需要或重要的产业着手推展公家机关及地方公共机构的开拓(6) 交货及付款日期则须恪守下列各项方针:到期必须确实交货收到订单时须要求正确的交货日期并且规定有计划性的生产(7)在订立契约时要尽可能使契约款项能长期持续下去(三) 营业机构与业务分担营业内容可分为内务与外务两种并依此决定各相关的负责人员(1) 内务:负责预估接受订货及制作呈办相关的文案处理记录计算销售额及收入款项处理收入款项统计及制作营业日报制作及寄送收款通知书印制寄送收据发货包装及监督与客户进行电话及其他相关联络搜集整理产品及市场调查的相关资料制作收发文书进行广告宣传及制作发布广告媒体计算招待出差事务管理及旅行费用接待方面的事务(2) 外务:探寻及决定下批订单的公司对下批订单后的状况进行调查探究及掌握与客户做估价接受订货及延揽交易接受订货后负责检查交货的各项联络协调与通知回复客户的通知及询问做有关产品进厂及检查的联络开拓介绍客户客户的访问接待及交际同业间的动向调查L.新产品的研究调查制作客户的问候函请款收款业务2 外务工作通常会依据客户别或商品别分别由正副二人负责工作正负责人不在时可由副负责人或其他相关人员代为执行职务3 关于营业方面的开拓及接受订货则由所有负责管理者及经理负责支援及进行接受订货的联络指导(四) 接受订货及运筹计划1 对于客户的资料应随时加以适当分类记录下来相关者或资料取得者也应随时记入所得的资料(1) 把资料分类为对交易有重要性者及不重要者并记入下列各评核事项组织结构负责人员电话场所资产负债信用业界的地位交易情况付款情况交易系统营业情况使用场合交货情况态度等(2) 除了以上的记录之外还须将报纸杂志剪贴下来分类整理2 营业业务必须依工作部门别及机器别等分掌各项工程的现况及趋势努力使订货业务与此配合一致3 调查各产业或各地区各家公司的经营状况并以此来掌握有利的公司事业公家机构等制定有效的推销政策并对此展开宣传工作以利开拓交易的进展4 每月应针对预估及实际的接受订货量制成记录表并随时与制造部门保持联系(1) 客户下个月预定订货量及本月份的实绩(2) 各品项各工作别的预定量及本月实绩(3) 交货请款及收款的预定额及本月实绩5 为使生产及所接受的订货能够容易估算生产及库存一定要先预估出固定的数量在接受订货的同时也能做好交货6 如果客户表示热忱并有意举行业务联谊会公司可借此机会收集情报并借此斡旋开拓交易7 必要时可设营业开发部门以此支援交易的斡旋及开拓(五) 交易原则1 进行交易时若有必要须在交货后不定期地访问客户负责人员以利听取他们对产品使用状况意见或可利用书信代询2 交货日期原则上由营业部向工务科洽询后决定或由生产销售检查会议做出决定后通知订货的对方3 交易应设法与对方订立长期或持续性契约价格方面则另由其他条项规定4 所交出的货品应务求完整完美(六) 营业技术预估 接受订货 开拓1 预估成本是依据制造部门所预估的成本并经由常务董事会议裁决决定后提出给客户如果产品与过去相同或曾提出估价单也须就交货日期及其他修正事项取得厂长的认可2 在进行预估时通常需准备下列各项资料(1) 单价表 (2) 工时表 (3) 成本计算表 (4) 一般行情价格表3 在进行预估时须取得对方的设计明细及检查规格书后做正确的估计4 在提出预估时必须叮嘱对方在工程及交货方面须做好彻底的准备及联络以确保日期的正确无误必要时可召开生产销售会议记下工程的有关备忘录二 公司批发业产品销售管理制度(一) 订货整理1 当接受的订货已确定必须将客户的订单及公司内的生产委托做成四份一份当做副本备用其他三份各自交给工务科常务董事经管财会部内容包括品名数量单价所需日程交货日期交货地点包装及运送方法等等2 营业部已确定所有的订货时应将接受订货的要项记入订货单里记录项目包括生产委托进行检查交货及其他经过等等3 营业部将生产委托单交给工厂部门时应要求工厂也做好生产工程的工作准备表并提交一份给营业部4 采购科应针对生产委托单及库存表进行检查并与采购的厂商进行交涉做好材料进厂的预定表交给工务科及销售部门5 采购科应随时调查原料及材料的进厂情况并依照材料分类制作各种材料的采购进厂的标准需要日数表后交给工务科及销售部门参考(二) 通知书信1 对于交易上的通知应在一日内迅速发文回复2 交易上的回复书信等原则上应以印刷或眷写为主内记各项要项寄送给交易客户3 已决定接受订货的交易资料应依照客户分类记入编号整理为已交货及未交货之类(三) 交货检查配送1 对于已接受订单的工程工务科应做好相关的生产日报使工程的进行程序得以明确并应于适当的机会通知给发出订单的客户知道2 当生产接近完成时应与工务科协议选择指定交货日前的适当时日通知交货对象如交货有迟延之虑时也应事先通知对方求得其谅解3 在进行产品的检查时应将结果做成测试成绩表等的相关资料4 产品的发送是依据出货传票来进行的另外每次发送货品时应将其要项记入发送登记簿中(四) 销售额的计算及收款1 在缴交预先产品时应将交货单的副本交给会计科会计科再将这些资料记入销售账中2 如已经从客户处收取订金或预付金时应将此内容也记入销售账中3 财会部门于每月的二十五日依据销售账的资料算出每位客户的未付款项明细表包括前月余额本月销售额应收账款送交营业经理4 营业经理可命令各负责人员在应付款项明细表的收款栏中记入预付金经过调整后再决定营业部的收款预定额然后呈报常务董事签核5 常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表如有必要征求经管经理的意见则由营业经理做说明后裁定收款的预定计划6 收款业务原则上是由营业部门负责但有时也可委托经管财会部门的人员去进行7 有关款项的催收是由销售科负责督促销售科必须把相关资料记入收款预定表中(五) 客户管理1 对于客户管理则应依其分类决定例行月份的拜访及预定次数另外在开拓新客户方面应设定每月的开拓预定数进行有计划的业务拓展活动2 在接获定单时要特别留意这些方面的首要次要等工作尽快设法交涉联系使业务能迅速运作3 对于旧客户及新客户的订货及估价须迅速秘密地探听清楚尽早做好交涉工作同时需持之以恒的彻底做调查与事前的准备工作4 对于同业者的预估内容及出货实绩须经常探究调查借此总结自己在接受订货方面的难易另外也可依此发觉自己在预估上的疏漏原因借此修正生产技术及营业方面的缺陷5 营业部门应就各方面的下列情况进行广泛的调查使各项销售活动的资料完备并将资料交给相关人员回览如:(1) 经济杂志及其调查(2) 经济日报的剪贴整理(3) 工程新闻的记录等6 对于旧客户及预定客户方面的资料则应建立客户资料卡记录下列所规定事项并随时注意修正其内容:(1) 资产负债及损益 (2) 产品的种类项目人员设备能力 (3) 销售情况需求者的情况(4) 付款实绩信用状况过去的 (5) 客户与交易情况 (6) 电话往来银行代表者负责人员 (7)公司内部下单手续的过程 (8) 付款的手续过程 (9) 行业的景气状况 (10) 组织薪资人员7 经常与旧客户保持密切的联系探寻订货情况及其公司的需求并设法延揽交易关于以上各项可于必要时召开研究会或联谊会以促进其成8 旧客户的经营者或主要负责干部有庆吊之时应以适当的赠礼表达敬意9 在与对方进行交易磋商时如需一起用餐提供茶点香烟时应适时提供尤其是外出餐厅的用餐预算应取得常务董事的认可10 交易成立时如需提供谢礼或礼金给斡旋者或相关人员时应事先取得常务董事的认可11 在拓展重要工种交易时应与相关人员相互协议对策制定方针计划同时需邀请相关人员检查其过程以确立对策12 在拓展交易时可经由旧客户之手来进行即委托旧客户从中斡旋及根据过去彼此之间的交易设法开拓目前尚未成立的新交易13 在进行估价时应尽快调查情况与事前交涉有恒心且周密地研究出估价方法以利进行双向磋商(六) 广告宣传1 在做广告时可利用下列各种方法:(1)营业介绍 (2)目录 (3)报纸与杂志的广告 (4)产品照片 (5)广告卡 (6)问候卡(包括贺年卡) (7)在报纸杂志上刊登的要闻2 在实施前项所列广告时应于各年度终了前制定明年的计划来执行但营业介绍目录及产品照片则应随时视情况必要制作3 营业介绍的内容包括公司的机构设备能力技术信用生产额 营业产品的种类等等4 较精密的目录寄发给大公司批发商代理店较简单的目录则寄发给交易较多的客户或潜在的客户如果有交易意愿者希望能够得到目录时除了目录之外应另附公司的计划介绍寄送给对方5 如利用新闻杂志媒体者可将广告刊登于各大报或相关业界的杂志6 广告信函或问候卡要事先以标准文体印刷好随时或有计划性地送寄给潜在客户或以往的客户7 对于有必要对外广泛宣传的特殊产品或工程应与经济新闻业界杂志等的记者联络将之刊登于世至于其谢礼则另做考虑(七) 书信的制作及资料整理1 营业书信资料通常包括下列六项:(1)书信 电报(发文 订单) (2)估价单 订购单 请购单 规格明细单 (3)交货单 (4)清款单 (5)收据备 (6)忘记录2 交易上的发文资料原则上都须复印并制成副本保存另外发文资料上应盖契印或负责人的印章3 所有的书信资料都应编列收受号码并记入受信簿中盖上收受日期印章4 处理中的文件应依照下列方式加以分类 归档(1) 估价文件资料将交易客户与自己公司方面的估价资料依照发生的顺序归类或存档(2) 订购资料依照顺序将契约书请购单归档(3) 有档资料5 参考方面的资料可按下列分类方式加以整理(1)市场资料 (2)成本计算 (3)同业的目录 (4)交易资料(八) 报告及会议1 营业部必须将每日的活动及业务处理状况记入日报表经由科长经理向总经理提出2 销售科应根据每月及上个月的订单量转拨余额本月接受订货的总额本月的交货额生产额未收款项余额各项接受订货的产品内容等等制作成月报表并经由经理审核后转呈报告给总经理3 每月或每月月初营业部与工厂方面应召集经理厂长科长及其他负责人员举行生产销售联络会议
