收发文管理制度（范本）
收发文管理制度1. 目的1.1 规范集团公司文件收发管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，提高工作效率。2. 范围2.1 适用于集团公司收发文管理。本制度中文件指公开性文件。3. 职责3.1 总裁：批准集团发文及重要外部收文。3.2 人力资源总监：审核集团发文及审批一般外部收文。3.3 财务总监：审核集团财务管理类发文及审批一般外部财务管理类收文。3.4 营销中心总经理：审批营销中心发文及外部收文。3.5 生产中心总经理：审批生产中心发文及外部收文。3.6 总裁办行政专员：负责收文的签收、审阅、传阅、承办事项追踪确认和收文归档。负责发文的复核、发文审批、发文登记和发文归档。3.7 生产中心总经办（简称总经办）：负责生产中心收文的签收、审阅、传阅、承办事项追踪确认和收文归档。负责外来文件的登记与管理。3.8 各职能部门：负责收文的传阅、承办事项执行及追踪反馈。负责发文的起草、核稿、修改、送核、发文事项执行追踪。4. 定义4.1 机密文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。4.1.1 公司注册及相关文件；4.1.2 技术资料、工程建设的重要图纸；4.1.3 立项报告、业务进度分析报告；4.1.4 涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议；4.1.5 公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料:成本费用、销售数据、价格体系、工资体系、客户信息、法务资料等。5. 作业内容5.1 作业流程图（附件一、二）5.2 收文 5.2.1 内部文件收文：总裁办行政专员负责集团所有制度流程文件、通知、报告、会议纪要等的发文，各部门需要公布发文的文件，直接通知邮箱、微信等方式发给总裁办行政专员。5.2.2 外来文件收文：生产中心总经办档案管理人员收到外部机构的文件、信函等资料后，将文件记录到收文登记表上。收文登记表登记内容包括：顺序号、发文日期、收文单位（人）、页数、文件名称等。5.3 签收/审阅5.3.1 总经办主任、总裁办主任负责审阅接收的内部文件和外来文件，根据文件内容、缓急程度、机密程度等提出审阅意见、确定发送对象；5.3.2 总经办主任、总裁办主任将审阅意见注记在收文文本上，并呈报上级主管（人力资源总监、营销中心总经理和生产中心总经理）审批，财务管理类收文应呈报财务总监审批。5.4 审批5.4.1 人力资源总监、财务总监、营销中心总经理和生产中心总经理审批收文文件，审批意见亦注记在收文文本上。必要时，呈报总裁审批。5.5 传阅/承办5.5.1 文件传阅：总裁办和总经办主任接到此批示后，应要求收文人员将收文文件在OA上或直接微信传阅相关人员。5.5.2 承办：相关承办部门主管接到此批示后，应要求收文人员将收文文件发送相关人员，相关人员应按文件内容进行分解落实，承办相关事项。5.5.3 需要承办的外来文件，需转化为内部文件发文执行者, 生产中心总经办参照“5.8发文流程”。5.6 事项追踪5.6.1 总裁办主任和总经办主任应指定人员跟踪相关部门传阅和承办事项的进度,并在收文文件规定的期限内,确认完成情况,并将追踪结果记录于收文登记表。5.6.2 总裁办主任和总经办主任应指定人员在进度追踪中,发生异常时,应及时反馈部门主管。部门主管接到异常通知后，应立即协调处理。5.7 整理归档总裁办主任和总经办指定专人将所有的收文文件按文件类别整理归档和保存。5.8 发文5.8.1 起草文件5.8.1.1. 各职能部门在需要发文时应由部门负责人指定起草人，依据公司发文格式及发文内容自行完成起草文件。5.8.2 文件分类5.8.2.1. 管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、流程、规定、管理办法。5.8.2.2. 通知：适用于转发上级文件、批转下级文件、要求下级办理和需要共同执行的事项；如放假通知、人事任命通知等。5.8.2.3. 报告：适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.8.2.4. 会议纪要：适用于公司各级会议进行的记录的文件。5.8.2.5. 对外发函：适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。5.8.2.6. 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，称为“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，称为“决议”。5.8.2.7. 通报：表彰先进、批评错误、传达重要信息。5.8.2.8. 请示：向上级请求批示与批准，称为“请示”。5.8.2.9. 批复：答复请示事项称为“批复”。5.8.3 核稿5.8.3.1. 发文部门起草人在发文稿未送部门负责人审核之前，依据发文文件的基本要求，对发文稿的格式、内容等进行全面的自核，然后由部门负责人进行第二次核稿。5.8.3.2. 文件起草坚持双核制度。一核由起草人进行。二核由发文部门负责人进行。5.8.4 会稿修订5.8.4.1. 凡涉及到其他相关部门事宜的发文稿，发文部门起草人应在核稿完成后，事先与有关部门会稿。会稿后根据会稿意见修改发文稿，交总裁办复核。5.8.4.2. 凡涉及到其他相关部门的管理制度等文件需发给各相关部门进行会稿，具体依据制度流程文件管理办法执行。会稿后根据会稿意见修改发文稿，交总裁办复核。5.8.5 复核总裁办主任复核所属公司的发文稿，复核后进入审批流程。5.8.6 文件审批5.8.6.1. 总裁办行政专员填写发文审批表，执行文件审批流程。5.8.6.2. 管理制度等文件的审批权限，依据流程文件管理办法执行。5.8.6.3. 通知、报告、会议纪要、对外发函、决议、决定、通报、请示、批复等文件的审批流程：集团公司发文：拟稿人-部门负责人审核-分管总经理/总监审核-总裁审批5.8.7 文件校对/排版/编号5.8.7.1. 文件校对总裁办主任指定人员负责文件校对，校对时要以文件定稿为基准，仔细校对，包括标点符号。5.8.7.2. 文件排版5.8.7.2.1 文件行头:对内公文的行头统一使用隶书50字号,行头位于全文顶端加下滑线分散对齐 对外公文的行头用公司全称，宋体套红。5.8.7.2.2 文件标题：对内公文一般使用楷体_GB2312 三号加粗。文件文字统一使用楷体_GB2312 小四号字体。应在文件末尾左方注明主送单位,抄送单位。 对外公文标题使用宋体或黑体，字号要大于正文的字号；正文3号或4号仿宋体。5.8.7.3. 文件编号5.8.7.3.1 文件编号：文件编号置于函头线上方,统一使用楷体_GB2312 五号字体。规则如下：集团公司的发文编号规则：A. 管理制度：依据制度流程文件管理办法执行；B. 江集人字(2020)xxx号：集团总部及人事任免规定的人员调动等通知；C. 江集考字(2020)xxx号：集团总部及集团基础、通用、重要绩效考核规定的通知；D. 江集价字(2020)xxx号：产品价格体系规定的通知；E. 江集经字(2020)xxx号：产品开发、产品调供等与产供销衔接有关的通知；F. 江集总字(2020)xxx号：各类奖惩的通报；G. 江集通字(2020)xxx号：临时、执行时间较短的通知；H. 江集会字(2020)xxx号：总部召开的会议纪要通知； 各单位可根据实际情况及文件数量的多寡，遵上述规则，以方便存档及查询目的，增加文号。5.8.7.4. 文件发文总裁办行政专员在OA系统上执行文件审批流程，文件审批后将发送至主送、抄送部门。5.8.7.5. 总裁办行政专员按文件编号，将发放的文件登记于发文登记表。5.8.7.6. 0A上的文件在OA知识中心分类归档，由系统管理员根据规定和业务需要设定人员管理或查看权限。5.8.8 文件签收各部门在OA上收到总裁办发的文件后,直接点击文件名进行签收。5.8.9 执行追踪发文部门负责人应指定人跟踪发文事项的执行进度,并在发文规定的期限内,确认完成情况,并将追踪结果反馈部门负责人，发生异常时,应及时反馈部门负责人。部门负责人接到异常通知后，应立即协调处理。5.8.10 归档5.8.10.1. 总裁办行政专员对所有发文按编号分类进行归档。6. 相关文件6.1 引用文件6.1.1 制度流程文件管理办法7. 相关表单7.1 产生表单7.1.1 收文登记表7.1.2 发文审批表7.1.3 发文登记表 第6页,共6页附件一：收文流程相关部门作业流程相关文件/表单备注总裁办/总经办外来文件收文内部文件收文收文登记表1、总裁办负责营销中心、人事行政中心、财务中心的收文2、总经办负责生产中心的收文总裁办/总经办签收收文登记表1、总裁办负责营销中心、人事行政中心、财务中心的签收2、总经办负责生产中心的签收总裁办主任/总经办主任审批审阅审阅审阅总裁/营销中心总经理/生产中心总经理/人力资源总监/财务总监总裁办/总经办相关部门传阅/承办收文登记表总裁办/总经办 归档事项追踪收文登记表1、总裁办负责营销中心、人事行政中心、财务中心的事项跟踪2、总经办负责生产中心的事项跟踪总裁办/总经办1、总裁办负责营销中心、人事行政中心、财务中心文件的归档2、总经办负责生产中心文件的归档附件二：发文流程相关部门作业流程相关文件/表单备注各职能部门部门负责人/发文部门起草人NN 起草文件部门负责人/发文部门起草人YN核稿审阅发文部门起草人/部门负责人会稿修订总裁办/总经办Y复核审阅1、总裁办负责营销中心、人事行政中心、财务中心文件的复核2、总经办负责生产中心文件的复核总裁/营销中心总经理/生产中心总经理/人力资源总监/财务总监审批审阅发文审批表总裁办、总经办校对/排版/编号总裁办/总经办文件发文文件签收各部门执行追踪发文登记表总裁办/职能部门/总经办总裁办/职能部门/总经办 归档
