如何启动项目管理这门没有道理可讲的艺术
如何启动项目管理这门没有道理可讲的艺术 作为一位IT经理，你的生活很可能被项目包围。项目是公司生活的有机组成部分。虽然项目管理是一门复杂规范的管理科学(尽管有时它像一门艺术而不是科学)，但你不需要所有的复杂的和规范的程序来运行一个成功的项目。项目管理的三个“规律”“项目”是一个可大可小的词，它可能是一项相当简单的活动，比如为办公楼所有的接待员配上新的个人电脑，也可能是一项很复杂的冒险活动，例如开发系统软件或进行系统升级，或者是一项有意义的庞大任务，如全公司采用ERP。一个项目可能只有一个员工或者由来自不同公司的几十人组成的团队。它可能是高科技含量的，也可能根本就不含任何技术。简单的项目可能不需要规划，所有的关键信息都存在你的脑海里就可以；相反，一个复杂的项目可能需要特殊的项目软件，同时需要团队进程和时间表以便跟踪。下面的三个规律也许没有道理可讲，但是它们常常被证明是正确的：没有一个重要项目是按时、在预算内或者由启动者来完成的。项目在完成95%之前进展迅速，之后毫无进展。当事事进展顺利时，将会有问题出现。根据这三个不是规律的规律，我们可以得出这样两个推论。推论一：当事情不能再糟糕时，将有转机。推论二：当事情顺利时，是因为你忽视了某些问题。项目管理的要点项目管理(PM)成为一项正式学科并在今天的公司生活中广泛存在。一个项目有5个要点需要你回答：目标、项目团队的成员、时间、花费和公司里谁将支持它。项目的大小和范围有很大的不同，并且它们可能在人们毫无知觉的情况下启动，可能没有正式的要求，没有特定的预算，只有大概的完成日期。另一方面，要求、预算、完成日期可能是完全确定的。作为一位项目经理最重要的任务是详细说明一个清楚的项目目标(或一系列目标)。在首先确认目标之前不要做任何事，让团队成员和项目赞助者一致同意项目的目标，并把它写下来。然后，为你的项目争取帮助和赞助，你不能独自一人做项目，你需要其他人的帮忙，可能是公司其他部门的人。在详细说明你的目标之后，你还需要详细解释达到目标需要的步骤，这些步骤被称为里程碑。根据这些要点，你有5个关键问题需要得到答案：项目的目标是什么?谁将是帮助我完成这个目标的项目团队成员?项目需要花多长时间完成?项目将要花多少钱?其他还有谁会支持这个项目?想清这些问题后，就可以进入启动项目阶段了。如何启动一个典型项目最初项目可能缺乏细节，没有花费、时间进度或所需资源的架构。事实上，当这些问题数字化时，项目已经被扼杀了，因为它花的时间太长了，要用太多的钱，或者需要很多员工。而一旦你有一个项目需要管理，不管你自己做或给别人来做，你的工作是好好管理它。显然，不同规模的项目不能使用同样的方法管理。在这里，我们假定我们有一个10人左右的项目团队，项目将需要45个月时间。首先我们需要明确定义项目目标，因为这样我们可以把目标作为成果，它将标志着我们的项目已经成功完成。项目的目标必须具有以下几个重要特征： 明确定义。 项目相关重要人员一致同意(这个团队可以包括那些不直接参与项目的人)。 记录下来。除了所考虑的其他问题，我们首先应当确定目标，让它一致通过，并记录在案。认真把你的项目目标与公司总体目标相比较。最好不要把你的部门或你自己看成一个孤岛，而要把它看成组织的有机组成部分，使你的项目目标服从公司的总体目标。如果你的公司是汽车零配件商，你正要为公司安装一套新的电话升级系统，公司里的许多人会想，他们为什么必须帮助你，这项活动如何帮助他们。你需要明确答复这些问题。在明确定义项目目标的同时，你需要认真考虑项目的正式赞助人。可能你的老板布置给你这个项目，你一定要清楚地告诉他你很快就需要他的帮助。如果你自己创建这个项目，在清楚地勾勒出它的目标后，要清楚地计算出你将从公司的其他人那里能得到多少帮助。你的项目可能正是公司总裁或其他高级管理人员的得意项目，如果是这样的话，这样的赞助和支持能极大地帮助你消除障碍。项目里程碑的重要性当确定了项目目标后，下一步就是确定项目的里程碑了。我们要清楚地了解达到目标需要做哪些事，需要将目标分解成一个个里程碑。这里不需要分得太细，但是应该将项目分解，以便于思考我们的项目团队需要什么人，并且可能开始拟订一些远景规划，包括时间进度、花费和其他资源假如项目的目标是在公司的所有电脑上安装升级的微软Word软件，而你在一个400人的公司工作，你需要认真计划如何以及何时来完成这项任务。尽管部门以外的某些人认为这是一项简单的任务，但任何有IT经验的人都知道像这样的一个升级项目要花很多时间和精力。深入理解项目这个概念，因为你和你的团队成员完全可能同时卷入几个项目，每一个规模都不同，每一个都在其周期的不同点，并且每一个都在争资源，包括你的时间。你不仅要协调公司范围内的Word的升级，你还要对给一个服务器安装新的操作系统进行监督，还参与购买全公司的电话系统，并为跨部门组合的团队评估公司新的医疗福利体系。同时你工作的各个项目的每一位成员也都在为其他更多的项目工作。因此在你确定里程碑时，你也应当指出项目的风险，毕竟有一些事情可能会阻碍一个项目的成功，对于这些，你尽量预见到一些未知的风险。
