如何制作体积小巧的Word文档

如何制作体积小巧的Word文档通常，Word文档的文件不会很大。但有时你可能也会发现，一个内容并不是太多的Word文档却会出奇地大，看起来似乎很不合理。此外，如果要制作一个涉及很多内容，或页码比较多的Word文档，如果文件过大会直接影响到文档打开和编辑的效率。因此，在可能的情况下，尽量将文档制作得轻巧一些，将对提高效率和减少资源占用有益。小提示：造成Word文档太大的原因主要是大图像文件、嵌入的字体和其他元素等。Word大文档在本地使用的影响还不算明显，但如果涉及到网络传输或分享，则可能会严重影响传输速度和时间，甚至会因超出空间限制而被拒绝。1. 文档中插入适当的内容有些Word文档的内容引自网络，由于从网络直接复制过来的内容除了文本之外，往往会含有各种格式控制内容，因此，若直接复制，势必会造成Word文档的“臃肿”。鉴于此，需要使用适当的插入文字内容的方法：先复制网络文本并粘贴到记事本文档中，接下来从记事本中复制刚才粘贴的内容，最后再将从记事本中复制来的内容粘贴到Word文档中。这样，由于记事本不具备留存网页格式的功能，所有与文本无关的格式将被过滤掉，因此最终在Word中获得的是纯文本内容，占用空间自然也是最小的。同样，对于图像内容的插入也是如此。首先将图片从网页中复制到某个图片编辑器中（如“画图”或Photoshop）；接下来，在图片编辑器中对图片进行编辑，取消其不必要的无关分层、底图、框架等成分；之后，复制图片并插入到Word文档中。但是，这种办法依然不是最佳的，由于受图片格式的影响，插入文档中的图片依然可能无意间带上一些多余成分。比较保险的办法是，先在上述图片编辑器中将图片保存为PNG文件或一定质量的JPG文件；最后，利用Word的“插入”图片命令，将保存的文件插入到Word文档中即可。2. 压缩内容以缩小文档即便是用上述办法插入了适当的文本或图片内容之后，我们依然可以通过压缩内容的办法来压缩文档。通过压缩，可以获得图片质量相对较低但视觉上说得过去的图片。具体的压缩方法为：在Word菜单中选择“另存为”命令，然后选择保存目标，在“另存为”对话窗口中，选择“工具”下拉菜单中的“压缩图片”选项。接下来，在“压缩图片”选项窗口中选择图片的分辨率，分辨率可根据最终文档的用途来选择，例如用于打印还是网页查看或投影播放，或者发送电子邮件，抑或是要求图片高质量的场合使用等。图片压缩选项选择好之后，点击“保存”即可获得图片压缩之后的文档。3. 移除不必要的文档内容在完成了上述精简和压缩任务之后，还可以通过移除Word文档中不必要的内容，继续减小其文件的大小。例如，内嵌于Word文档中的字体文件，这其中有的是考虑到改变环境之后，系统中可能未安装这种字体，担心无法正常显示应有的字体样式，所以才嵌入到Word文档中的。但还有一些字体是系统中所包含的常用基本字体，即便是不用嵌入Word文档中，一般也会正常显示的那些，就没有必要嵌入到文档中而徒占空间。为此，可通过如下方法来移除多余的嵌入字体。在Word文档中，选择“文件”菜单下的“选项”一项；随后，在弹出窗口的“保存”选项卡下，把“将字体嵌入文件”选项的选择取消，然后按下“确定”即可。或者，如果你使用了一种非常特殊的字体，不得不保留这些字体，这时可选中“将字体嵌入文件”项，但同时选中“不嵌入常用系统字体”，而不选择“仅嵌入文档中使用的字符（适于减小文件大小）”选项，同样也可以起到减小文件大小的作用。4. 从格式入手压缩整个文档在做好上上述所有工作之后，我们仍然还有机会进一步压缩整个文档的大小。如果考虑到文档与低版本软件的兼容性，事先是将文档保存为DOC格式了，那么通过转换文档的格式为DOCX，仍有希望将整个文档进行压缩，从而取得更小的Word文档。将DOC文档转换为DOCX文档的方法是：在Word中打开该文档，然后选择“另存为”命令，将文档保存为DOCX格式即可。当然，如果你是直接使用Word 2007以上的高版本Word的默认设置生成的文档，由于其格式已经为DOCX，因此便不存在这一考虑。减小Word文档大小目的，除了考虑减少空间占用外，主要还是考虑系统性能的提高。为了提高系统性能，除了上述为文档精简而付出的努力外，其实还可以通过对系统进行许多方面的优化，从而提高效率。为此，我们可以使用Aulogics Boostspeed这款专门的系统优化软件，自动完成系统优化工作。