《行政管理方案》

行政管理方案办事有流程，工作有方案。运用“职责+制度+表格+流程+方案”五位一体的解决方案使各部门规范化的运作。一、内部管理1、完善公司管理体系公司管理体系是维系公司正常稳定运营的前提，为避免部门职能冲突、员工 岗位职责矛盾不活，企业管理机制无序混乱，必须明确和明晰企业组织架构及架 构内各职能部门的工作范畴。根据企业的发展需求或经营目标的要求，对不合时 宜的组织、部门、岗位进行诸如增设、删减、创建等调整，力求达到预期成本无 大幅增加的情况下，创造利益最大化的目标，同时，通过调整和完善组织架构， 低成本提高公司经济效益也是其核心的工作理念。2、控制预算及日常行政费用支出企业有计划、有目的的在不同阶段持续发展，需要足够的资金作为保障，除 了通过运营收益、渠道融资、担保信贷以及股份注资等形式筹措发展资金，开源 节流，压缩成本、提高效率就成了实现潜在收益最行之有效， 乂迅速便捷的方法 之一。科学、合理、有计划的运用有限的资金，实现资源互补、有效调配，按公 司发展规划制定资金使用计划，是公司持续发展的基础保障。按阶段时间而预期制定的资金使用计划就是费用预算方案。在预算的使用上，行政管理部门应慎重审核每笔资金使用状况， 使其在年度和季度中平衡控制 和调剂，在当月或季度中出现预算费用不足时， 应提前预警使用部门，以便调整 工作计划，最大限度避免因预算不足和无法调剂而使既定工作计划搁浅。日常行政费用使用，其涵盖了相关行政管理的各项费用，如：差旅费（车船 及食宿费用和各项出差补助）、固定资产添加费、办公 用品费、设施设备维修费、 办公费、培训费、公关费、招待费、活动 组织经费、会议筹备费、车辆费、奖 励补助费等。在日常行政费用的使用上，严格的管控能力和平衡能力对行政 管理来说是必须具备的管理要素。3、提高执行力企业行政管理的最终目的，是为企业运营计划提供保障。为了使既定发展计 划得以顺利实施，将计划活晰的分配在各职能部门，落实各项政策和要求，就是 衡量管理能力的硬性指标。提高执行力有效的方法：建立团队精神，使员工之间产生一种利益相互关联的思想意识，客观、 公平、公正的对待每位员工的工作成绩，既不矫枉过正、也不鱼目混杂。 重视培训效果，通过培训向员工灌输纪律意识，提高员工的职业 素养及 自我约束的能力。提高员工的理解能力，让他们知道所有的为什么？诸如：为什 么要这样做？这样做的意义和影响？为什么我必须要接受？等等合理的处罚方式，通过处罚来向所有人传递一个秩序的信息；擅闯红灯 会给你我在内的大家都带来伤害，再通过宣教让每一位员工能够正确理解每一项 工作要求都是必须要服从和遵守的。强调企业坚决杜绝的现象，即：工作安排随意性、计划命令模糊执行、 问责追究无力度、奖励惩罚不公正。执行力就是你的想法跟你完成想法的力度。如果你做的跟你想的一样那 么你的执行力就高，反之;与员工增进交流和沟通是必要的， 通过交流和理 论讲述，将企业要求明确在雇佣之间的共同利益之上， 把要求和利益捆绑在员工 的想法中，直接就提高了员工的主动性，执行力自然会得以提高。4、及时修订和创建各项制度和规定企业没有约束就无法有足够的力量创造效益和价值。在发展历程中，除了运 用成熟的制度体系和符合本企业现状的成功模式外， 还有很多从未遇到过的困难 和新问题，需要通过摸索和实践来完成，并同时要创建更多的制度条例来作为通 过的保障。创建制度的宗旨是完善企业的管理机制， 目的是杜绝危害企业生存的 漏洞，防范隐患。根据企业发展，以新定制度作为约束非工作行为的标准，以灵 活、随机制定的各项条例和方法，限制极易发生且频次较高的问题。 企业管理在 创业阶段的制度体系也无法继续满足持续发展阶段的需求。需要通过及时的修订 管理制度，做到与企业发展同步进行。5、协调各部门衔接多数企业会将公司的职能部门分为两类，即一线部门、二线部门或业务部门 和管理部门。无论如何划分，其两大部门之间都有着相辅相成的关系， 业务部门 通过策划、谈判、销售等直接面对客户的方式为企业创造直接利益。管理部门则通过解决售后 服务、顾客投诉、调配资金使用、出台管理制度、供给适用人才 等服务，支持一线部门，同时为企业实现潜在收益。因为部门的独立性，经常会 忽略与其他部门的合作关系，易造成信息不畅、人员磨合不够、计划相互冲突、 甚至因沟通和交流不够而产生危害团队建设。 从企业管理来说，企业行政部门有 责任和权力协调和处理部门之间的衔接问题。 行政部门和各部门经理建立起密切 的战略伙伴关系，通畅各部门的信息反馈。将部门之间的主要问题通过分析呈报 总经理，并提供解决方案积极寻求解决途径。加强其对不同工作职能的理解和认 识，即可创建沟通平台，乂能软化人际关系，同时还能为企业未来的发展提供储 备及应急人才。6、后勤保障与资产管理古人云“兵马未动粮草先行”，为企业提供有力的后勤保障支持有着与古人备战的同等重要性；企业的后勤保障包括：办公环境的维护、基础设施设备办公硬件及网络的维护、办公用品及固定资产的采买添加、物料 出入库的管理、车辆的管理和使 用等等。办公硬件包括桌椅、文件档案柜、计算机、打印机、传真机、电话、 复印机、服务器等硬件的修缮和维护，就是为了节缩办公时间提高办公效率。办公用品和固定资产的采购将依据物品采购制度多项选择采购对象，进 行比价和层层审批，以合理的价格和质量进行采购，有助于费用支出成本控制， 符合预算限制。出入库的物料管理，将进行分部门、分类别进行管理，在采购报 销时必须附上入库单据，出库使用时，必须填写出库单，保证账目活楚，出库对 象明确，库管才可有效的对企业采购的物料进行活晰统计，并在每月末进行盘 点，做到无丢失、无损坏、账目活晰的保护企业资产。车辆的管理合理使用，对企业在此项费用上的支出相当重要。车辆使用的控 制要点在于合理调度，根据优先度和事务的重要程度及紧急性合理调度车辆，调配使用车型。日常的保养、维修、审验、购买保险等都是为了延长车辆的使用寿 命及完善行车手续，减少行车路途上产生的不必要的麻烦，而耽搁办公时间。7、企业文化建立不同的企业都有着形式各异的企业文化。企业文化是企业历程中浓缩的精 华，也是企业的发展理念核心部分，也是企业的灵魂。企业文化体现在外在形象、 做事风格、甚至产品风格上。企业文化的建立，难点工作在于如何将企业的核心 文化融入在具体的工作、事务、风格中。好的企业文化是企业发展强大的力量， 也是企业的核心竞争力。如：靠制度去约束行为的是依据硬性原则， 而用企业文 化去约束行为并不是硬性的，不会引起被约束方的反感和抵触。比较后的结论是“制度 是让想犯罪的犯不了罪，企业文化是让有能力犯罪的人不愿意犯罪”。8、人才机制的完善和激励机制企业在成长的过程中，需要众多的优秀人才，借此保持和提高企业在技术和 研发上的优势、保证良好销售的态势、强化内部的管理体系。这些都需要有完善 的用人机制和人力资源整合体系。 作为企业管理重要的组成部分，人力资源工作 肩负着为企业招贤纳士、减少人才流失、人才科学配备、补充新鲜血液、设计员 工职业规划等重要职责。人尽其才、才尽其用是人力资源的工作理念,组建优秀 的人才团队也是最终的目标。要实现这一目标，必须根据企业发展的要求，提前 做好人力资源战略规划，建立人才库，储备未来所需人才。没有激励机制的企业是没有活力的企业，缺乏活力的企业没有生命力的。企 业可以根据企业的特点而采用不同的激励机制。如可以运用工作激励，尽量把员工放在他所适合的位置上，并在可能的条件下轮换一下工作以增加员工的新奇 感，从而赋予工作以更大的挑战性， 培养员工对工作的热情和积极性； 其次可以 运用参与激励，通过参与，形成员工对企业的归届感、认同感，可以进一步满足 自尊和自我实现的需要，激发出员工的积极性和创造性，使企业得到进一步的发 展。要把物质激励与形象激励有机地结合起来。给予先进模范人物奖金、物品、 晋级、提职固然能起到一定作用，但形象化激励能使激励效果产生持续、强化的 作用。(1) 人力资源战略规划人力资源战略规划是基于企业的发展目标、规模，分阶段性制定的人才配置 计划。建立人才储备体系，内含企业从业人员晋升备选机制为一体的人才保障系 统，为保持企业发展的战略规划提供稳定的人才基础和支持。在人才使用上遵循的是：年度 人力资源配谿规划(根据企业年度目标， 各职能部门签订的目标责任书，提供分析建议，规划全年度中层管理人员级别以 下各部门需求，及补充或删减的管理性岗位、技能性岗位、一般性岗位，重新审 定人力资源组织架构)人力资源成本构成与核算(对本年度薪酬福利、招聘 费用、培训成本总额进行年度费用成本及月度均费用成本的核算。参考预算年人力资源配置规划，根据不同岗位的级别、职务、职能核算薪酬福利、招聘和培训 费用，经比对后提供修订意见，后纳入下年度人力成本支出预算细项)；(2) 招聘及培训招聘为招募各类社会精英和优秀人才为企业服务，使企业成为高效及理想收 益的优秀商业组织，作为人力资源管理体系必须建立起有效的机制, 以便满足企业在这方面的需求。招聘就是引进人才的唯一方式。 通过扩大招聘渠道，运用人 脉资源和成本优势来搜寻企业需求的人才是行之有效的手段。在吸纳高技术人才 时，往往因为其专业领域或 技能市场狭窄无法招募到数量有限的优秀人才,这 时人力专员便需要运用个人善于交流沟通的特长，针对不同人才对工作平台的要 求加以分析：1、希望能获得职务晋升空间、技能提升空间、良好的工作余围和 周边环境更利于个人事业发展的平台。2、能够提供一份不错的薪酬回报及规模 较大和长期稳定的单位。然后将本企业的行业优势、稳定现状和发展前景潜移默 化至对象思想之中。在招募各类管理人员时，往往对方较为看重的是薪酬福利收 入和管理权限，对于优秀的管理人才，管理权限是否具有吸引力至关重要。因为 其具有强烈的事业心和上进心，职业化要求较高，希望通过施展才华获得企业的 认可。无法使用同等职务的权限即意味着将会失去很多施展才能的空间，也会被认为在企业无法受到尊重和重视，即便以提高经济收入为诱饵恐怕也无法获得这 类的优秀人才。招聘业务类人才时，灌输企业的先进的经营理念和企业文化， 不 如推广企业完善激励制度和科学的酬劳分配原则；还要重视的是招聘对象的理解 沟通能力、从业经验、性格优势，忽略其履历和资格上的缺陷。在招募一般性职 能工作的人才，选用综合素质高，理解力和执行力较强的人才。拓展招聘渠道，从单一的招聘模式走向多元是必要的：A.通过人脉资源介绍。 B.通过和所在地区政府设置的职业中介机构招募。培训，市场经济形势下，企业处于经营压力之下，在众多竞争挤压中求得生 存和谋求行业地位，没有更多的时间和多余的成本从零培养出适用的人才，那么现有基本符合工作要求的员工如果不能提高职业技能和职业素养，彳艮难跟上企业发展的脚步，仅靠忠诚度已经无法使企业获得更多的收益来维持发展。需要建立 和完善培训体系，依靠培训提高从业人员的专业技能， 增强团队凝聚力、对企业 发展目标的理解力以及综合素质。培训可以通过内训和外训的形式分阶段进行。行政管理应尊重企业投资人意愿和企业现实经济状况，通过分析企业需求，拟定出一套适用于本企业的培训体系和培训科目。9、危机防范和突发事件的应急措施企业运营中往往会出现危机或无法预期的突发性事件，甚至严重影响到正常的运营和管理体系。企业行政管理部门应提早创建危机预警机制和突发事件的应 急措施以便防患未然和迅速解决，避免事态扩大。（1）危机预警机制和风险防范建立企业风险监视体系，先设定高层管理负 责此项的人员中枢指挥者地位，其次在企业组织构架内的各个部门负责人必须对 本部职能涵盖的重要指标进行关注和记录， 发现指标有异常征兆，及时通知高层 管理部