第三章文书处理工作《文书档案管理》PPT课件

第三章 文书处理工作,教学目的 通过学习和实践训练，掌握公文行文规则，熟悉文书处理工作的基本程序，掌握文书处理各环节的方法和要求，能独立进行收文和发文处理。 教学重点、难点 1. 理解和掌握公文行文规则； 2. 熟悉文书处理工作的基本流程； 3. 明确文书处理主要环节的要求，掌握其方法。,知识结构图,任务导入,天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知。作为天地公司的秘书高山将按照收文处理程序进行收文。,任务分析,秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。,第一节 行文制度,教学重点、难点 理解和掌握公文行文规则 何谓行文制度？ 行文制度是指机关单位之间的行文必须遵守的行文规则和规定。,行文制度,行文关系,行文方式,行文规则,一、行文关系P57 行文关系是指发文机关与收文机关单位之间的关系。,行文关系,隶属关系,不相隶属关系,二、行文方式,行文方式,上行文,下行文,平行文,多级上行文,越级上行文,多级下行文,逐级下行文,逐级上行文,直接下达至基层,三、行文规则P56 行文规则，即机关单位之间行文必须遵循具体规定或准则。 （一）行文应当确有必要，注重实效 1. 能不发的坚决不发。 2.能以部门发文的不请求政府或办公厅（室）发文。 3. 能联合发文的有关部门不单独发文。 4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。,二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依据，经有关部门主要负责人会签后，上报政府协调处理。,（三）“请示”应当一文一事，按程序报送 1. “请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 2. 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。 3. “报告”不得夹带请示事项。,（四）按隶属关系和职权范围行文 1. 政府不越级受理上行文。 2. 上级机关不越权行文处理属下级职权范围的事项。 3. 下级机关职权范围的事项不应请求上级，不制发与上级规定相悖的公文。 4. 在发文机关和行文内容上不得超越权限。,（五）根据要求，可以联合行文 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；行政部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,（六）政府各部门一般不向下级政府行文 1. 政府各部门除以函的形式商洽工作。询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。 2. 如确需要行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。 3. 特殊情况确需向下一级行文的，应报请本级政府批准，并在文中注明经政府同意。,（七）政府部门内设机构一般不对外行文 1. 政府部门内设机构除办公厅（室）外，不得向本机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替政府审批下达应由政府审批下达的事项。 2. 政府内设机构与相应的其他机关进行工作联系，只能以信函的形式行文。,第二节 文书处理基本程序,教学重点、难点 1. 了解文书处理的基本流程； 2. 掌握收文处理主要环节的要求和方法； 3. 掌握发文处理主要环节的要求和方法。 何谓文书处理程序？ 文书处理程序是指文书从登记到立卷归档各个环节运转的工作程序。 文书处理基本程序流程图：,收文处理,发文处理,公文管理,一、收文处理程序 收文处理的环节主要有：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。 （一）签收 签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。,送文登记簿,签收的具体操作步骤如下：,1.清点。 清点就是检查、核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。 2.检查。 检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。,签收的具体操作步骤如下：,3.签字。 签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。,一、签收,签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。,送文登记簿,签收的具体操作步骤如下：,1.清点。 清点就是检查、核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。 2.检查。 检查就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。,签收的具体操作步骤如下：,3.签字。 签字就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。,（二）登记 登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。,登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况等。 登记方式：收发室、机要室收文登记应登录到计算机相应的软件中。,收文登记簿,1.收文登记的方法,根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。,2.收文登记的具体要求,收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要做到以下几点： 登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上； 在填写收文号时不要空号、重号； 登记项目不可任意删减； 书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔； 分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。,（三）审核 1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。 （4）审查来文是否经过必要的协调与会签。 （5）审查来文的文种与格式是否规范。,2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠正问题，又要谦虚谨慎，多为来文单位着想。 （2）收文审核时，既要坚持原则，对严重违背行文规则的来文应当排除干扰，予以退文或要求来文单位修改重新报送；又要把握一定的度，具有灵活性。,（四）拟办 1. 拟办意见是秘书人员根据来文内容和要求，预先为领导提出的办理意见和设想的处置预案。 拟办人员在认真阅读来文的基础上，通常按以下要求提出拟办意见： (1) 视内容确定是否需要翻印。 (2) 视来文提出的要求，确定承办单位或部门。 (3) 确定是否需要督办、催办。,2. 收文拟办应注意的问题。 （1）掌握公文的有关规定，熟悉各部门的工作职责和业务范围，了解党委、政府工作重点和相关政策，慎重、准确、合理地提出意见和建议。 （2）提出的拟办意见应当简明、得体、合法、可行。 （3）拟办意见涉及到相关的法律法规、政策规定和背景材料时，应将有关资料一并附上，供领导批办时参考。,（4）征求业务处室或相关部门意见，各方对拟办意见认识不一致时，拟办人员应当将不同意见汇总并如实上报，同时提出自己的意见和建议，供领导决策。 （5）对于紧急公文，拟办意见中应当明确办理时限和有关要求。,3.拟办的范围,需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办意见，其范围包括： 上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件； 机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等； 下级机关主送给本机关的请求性文件； 平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。,4.拟办的要求,拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一栏内。,（五）批办 收文批办是指机关单位领导人将拟办人员提出拟办意见的收文批给相关部门承办的过程。,文书人员应当熟悉掌握领导批办的下列业务知识： 1. 批办分工。按领导的工作分工进行收文批办。 2. 领导批办的内容与写法。 （1）同意“拟办意见”的，一般批为：“同意。”、“同意拟办意见”。或批为：“同意拟办意见，请抓紧办理。” （2）“拟办意见”有两种处置方案的，一般应明确同意哪一种方案。”,（3）部分同意“拟办意见”的，通常写明自己的批示意见。如不同意“拟办意见”提出的承办部门时，一般批为：“此件应由牵头，会同办理。” 3. 领导批办公文注意的问题。 （1）一般未经授权，不越权批办公文。 （2）批办意见明确、具体，切实可行。 （3）对有具体请示事项的，主批人应批有具体意见，而不出现只阅不批或只画圈不批具体意见的情况。,（4）一般应做到随送随批不拖延。 （5）批办格式、书写位置按照规范要求办理。一般应写全批示人姓名和批示时间（年、月、日）；批办意见通常写在公文处理单“批办”栏内，而不写在公文的首页，更不写在公文的左侧页边，以免给公文归档装订时带来不便。,（六）承办,承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。,承办应严格遵循以下要求：,1.确认承办范围 部门（人员）接到收文后，首先要确认是否属于自己的承办范围，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回交办的文秘部门，并说明理由。 通常需承办的公文有： 上级机关或本机关的方针、政策性文件，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行； 上级领导交办的事项或需要办复的公文； 来自下级机关的请示或重要的报告； 平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等；人大代表的议案、建议和政协委员的提案。,2.按批办意见办理,承办部门（人员）收到交办的公文后，应认真阅读，掌握公文内容、发文意图及领导的批示意见，按照批办意见认真组织办理，不得自行其事，或者寻找理由推诿。但当遇到批办意见与实际情况不一致，或随机出现了新情况而不能按批办意见执行时，可以请示后按批示意见办理；情况紧急的，可在一定的条件下，采取相应措施。两个或两个以上部门联合办理公文时，被定为牵头单位者，应担负起主办责任，并负责将有关单位提出的意见归纳整理，报请本单位领导审批。协办单位要积极配合，不得借故推诿。,3.及时快捷办理公文,任何公文都具有时效性，对需要承办，而本身没有明确规定办理时限的公文，承办人员应根据公文的性质与重要程度及以往惯例，确定办理的时限；对于紧急公文，应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。通常，特急件应随到随