员工档案管理制度(最新-编写)

员员 工工 档档 案案 管管 理理 制制 度度 一、目一、目 的的 为了规范公司人事档案管理， 加强档案管理的完整性、 真实性、 及时性和保密性。 同时为了维护人事档案的完整， 防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、适用范围二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职三、职 责责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表 （证书原件） 、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上 方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入 每位员工的个人档案袋， 电子档案以 HR 管理信息系统为平台进行统一管理。 员工人事档案管理人员须忠于职守， 严格遵守公司员工保密管理制度 。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、 身份证和学历职称证件的复印件、 个人简历、 应聘挡案表、 录用审批表、 员工个人档案表、 体检报告、 离职(失业) 证明等。 七七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下： 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归 档； 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八八、 人事档案借人事档案借/调阅调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必须在 2 天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九、九、 人事档案归属人事档案归属 1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员 工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档 案应妥善保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 发出部门：行政人事部 借用、查阅人事档案审批表借用、查阅人事档案审批表 借用/查阅部门 借用/查阅人 借用/查阅时间 归还时间 借用/查阅何人档案 借用/查阅理由 借用/查阅内容 借用/查阅人所在部门意见 行政人事部审批意见 总经理批示 借借/查阅人事档案登记表查阅人事档案登记表 年年 月月 日日 序号借/查阅时间借/查阅部门被查阅人姓名借/查阅理由批准人查阅人姓名 归还时间承办人备注