工程项目协调和信息管理ppt课件

.,10、11 工程项目协调与信息管理,10 协调（沟通）管理 11 信息管理,.,10.1 工程项目的协调、沟通,一、工程项目协调的意义 1、调动各方工作人员的积极性 2、提高项目组织的运转效率 3、为项目的实施创造更为有利的条件,.,10.1.1 工程项目的协调、沟通,二、工程项目协调的内容 1、人际关系的协调 2、组织关系的协调 3、供求关系的协调 4、配合关系的协调 5、约束关系的协调,.,10.1.1 工程项目的协调、沟通,三、工程项目协调的技术 1、激励 2、交际 3、批评 4、会议和会谈 5、报表计划与报告技术,.,范 例 1986年，迪娜爱尔文(Tina Irwin)创立了友谊卡片公司(Friendershgip Cards)，她打算利用自己的商品设计专长来制造和销售贺卡。当然，她还希望开创更美好的未来。时至今日，迪娜的公司仅拥有12名员工，但年均利润已超过10万美元。 1993年3月，迪娜决定让员工共享公司的成功。她宣布，在即将来临的6、7、8三个月中，友谊卡片公司星期五也成为休息日。这样，所有员工将有三天的周末时间，而与此同时，他们仍得到与五天工作制一样的薪水。,.,在实施三天周末制一个月后，一位迪娜最信赖的员工向她坦白，他宁愿得到加薪而不是额外的休息时间，而且他相信另有几位员工与他的想法相同。 迪娜十分惊讶。她的大多数员工不到30岁，而年均收入为35000美元，这已超过本镇从事相似工作的员工收入的20%。对于她自己来说，如果年收入已达35000美元，再让她在钱和休闲时间之间进行选择的话，她毫无疑问将选择后者，她以为她的员工也会如此。不过迪娜十分开明，在接下来的大会上她召集了所有员工，问他们：“你们是希望得到夏季的四天工作制呢，还是希望得到400美元的奖金?多少人赞成继续实行四天工作制？”6只手举了起来，“多少人更愿意得到奖金？”另外的6只手举了起来。,.,这件事使迪娜明白了该如何奖励及激励她的员工，并且，迪娜的教训还可以推广给其他管理者们。成功的管理者知道哪些“激励物”对人们的影响微乎其微甚至完全不起作用。如果管理者希望他们的员工付出最大的工作努力，就应调整自己的激励思路以满足员工的需求和愿望。,.,10.1.1 工程项目的协调、沟通,讨论项目可以采用哪些方式激励其成员。 提升其在项目中的职位 增加工资 采用民主的工作作风 改进工作关系 公开、公平、公正地处理事务 满足成员的成就感等,.,10.1.1 工程项目的协调、沟通,四、沟通的作用 沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。 沟通的作用： 使总目标明确，项目参加者对项目的总目标达成共识。 使各方面互相理解、了解，建立和保持良好的团队精神。 使人们行为一致，减少磨擦、对抗，化解矛盾，达到一个较高的组织效率。 能保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透明性。 是计划、组织、激励、领导和控制等管理职能有效性的保证。,.,建设工程项目中组织沟通的主要困难：,现代建设工程项目规模大，参加单位多，形成复杂的沟通网络。 现代建设工程项目技术复杂、新工艺的使用、专业化和社会化的分工，以及项目管理的综合性和专业化的矛盾增加了交流和沟通的难度。 由于各参加者有不同的利益、动机和兴趣，有不同的出发点，造成行为动机的不一致。 由于项目是一次性的，易产生组织磨擦。 项目会对上层企业组织、外部周边组织、其他参加者组织产生影响，常常会产生对抗的情绪。 在国际合作项目中，人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言对沟通也会产生影响。,.,10.1.2 工程项目中几种重要的沟通,在项目中，项目经理和项目经理部是整个项目组织沟通的中心。 项目经理与业主的沟通 项目管理者与承包商的沟通 项目经理部内部的沟通 项目经理与职能部门的沟通,.,一、 项目经理与业主的沟通,项目经理首先要理解项目总目标，理解业主的意图，反复阅读合同或项目任务文件。 让业主一起投入项目全过程，而不仅仅给他一个结果。 业主在委托项目管理任务后，应将项目前期策划和决策过程向项目经理作全面的说明和解释，提供详细的资料。 对业主所属企业的其他部门或合资者各方对项目的指导，项目经理应很好地倾听他们的意见，但不应当让他们直接指导项目实施和指挥项目组织成员。,.,二、项目管理者与承包商的沟通,应让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务及职责等。 指导和培训各参加者和基层管理者适应项目工作。 项目管理者在观念上应该认为自己是提供管理服务，不能随便对承包商动用处罚权，或经常以处罚相威胁。 在招标、商签合同、工程施工中应让承包商掌握信息、了解情况，以作出正确的决策。 欢迎并鼓励承包商将项目实施状况的信息、实施结果和遇到的困难向项目管理者作出汇报。,.,三、项目经理部内部的沟通,项目经理应积极引导，发挥技术人员的作用，同时注重方案实施的可行性。 建立完备的项目管理系统，明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程。 注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。 注意在项目生命周期内不同阶段，沟通的不同特征。 注重职能人员的双重忠诚问题。 建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准和可核实的目标管理的标准。,.,四、项目经理与职能部门的沟通,取得职能经理的支持是项目成功的关键。 项目经理必须发展与职能经理的良好工作关系。 项目经理与职能经理之间有一个清楚的便于接近的信息沟通渠道。 以项目计划作为工具，以取得职能部门的资源支持的承诺。,.,10.1.3 工程项目沟通的方式,一、沟通方式的分类： 双向沟通和单向沟通 垂直沟通和横向沟通 语言沟通和非语言沟通 正式沟通和非正式沟通,.,二、正式沟通 正式沟通：通过正式的组织过程来实现或形成，由项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并且采用正式的沟通方式。 正式沟通的特点： 有固定的沟通方式 一致认可、共同遵守 沟通结果常常有法律效力 正式沟通的方式 项目手册 各种书面文件 协调会议 通过各种工作检查、特别是工程成果的检查验收 其他沟通方法，如：指挥系统、建议制度、申诉和请求程序等。,.,项目手册,项目手册是项目参加者、项目管理者沟通的依据和项目管理的依据。 项目手册的组成： 项目概况 项目总目标和说明 项目参加者 合同 信息管理 项目管理工作规范：通常由项目经理起草，由业主和各项目参加者共同确认后执行。,.,非正式沟通：由项目中的非正式组织关系形成的沟通。 非正式沟通的作用： 管理者可以利用非正式沟通了解参加者的真实思想、意图。 通过非正式沟通可以解决各种矛盾，协调好各方面的关系。 可以产生激励作用。 非正式沟通获得的信息有参考价值，可以辅助决策。 承认非正式组织的存在，有意识地利用非正式组织，可缩短管理层次之间的鸿沟。 在作出重大决策前后采用非正式沟通方式，可以集思广益、通报情况、传递信息。,.,10.1.4 沟通的原则和技巧,一、沟通的原则 准确性原则 完整性原则 及时性原则 非正式组织策略性运用原则,.,10.1.4 沟通的原则和技巧,二、沟通的技巧 要以诚待人，不要过于世故。 要言而有信，不要轻易作出许诺。 保持适度距离，不要过于亲近。 要自尊自爱，不要热衷于接受他人的馈赠。 要平等待人，不要盛气凌人。 要虚心听取不同意见，不要好为人师。 要善始善终，不要见异思迁。 要不骄不躁，不要见风使舵。 要宽以待人，不要苛求于人。,.,四种不同的沟通风格 People Style Matrix,.,11 信息管理,11.1 工程项目信息管理概述 11.2 计算机辅助工程项目管 理应用软件简介,.,11.1 工程项目信息管理概述,一、工程项目信息管理的含义和目的 项目的信息管理是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流，项目的信息管理的目的旨在通过有效的项目信息传输的组织和控制为项目建设的增值服务。 二、工程项目信息管理的任务 （1）负责编制、修改和补充信息管理手册，并检查和监督其执行。 （2）负责协调和组织项目管理班子中各个工作部门的信息处理工作。 （3）负责信息处理工作平台的建立和运行维护。 （4）组织收集、处理信息和形成各种反映项目进展状况的报表。,.,三、工程项目信息的分类,可以从不同的角度对工程项目的信息进行分类。 按项目管理工作的对象分类，即按项目的分解结构进行信息分类。 按实施的工作过程，如设计准备、设计、招投标和施工过程等进行信息分类。 按项目管理工作的任务，如投资控制、进度控制、质量控制等进行信息分类。 按信息的内容属性分类，如组织类信息、技术类信息和法规类信息等。 为了满足需要，可同时按上述方法对工程项目信息进行综合分类。,.,四、建设工程项目信息编码的方法,为了有组织地存储信息，方便信息的检索和信息的加工整理，必须对项目的信息进行编码。编码是信息处理的一项重要基础工作，编码由一系列符号（如文字）和数字组成。 （1）项目的结构编码依据项目结构图，对项目结构的每一个组成部分进行编码。 （2）项目管理组织结构编码依据项目组织结构图，对每一个工作部门进行编码。 （3）项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录的全部内容。,.,（4）项目的投资项编码并不是概预算定额确定的分部分项工程的编码，它应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款的支付等因素，建立统一的编码，以服务于项目成本目标的动态控制。 （5）项目的进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划工作项的需要，建立统一的编码，服务于项目进度目标的动态控制。 （6）项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。 （7）合同编码应参考项目的合同结构和合同的分类，应反映合同的类型、相应的项目结构和合同签订的时间等特征。 （8）函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，以便函件的检查和整理。 （9）工程档案的编码应根据有关工程档案的规定、项目的特点和项目实施单位的需求而建立。,.,五、建设工程项目信息处理的方法,信息处理应考虑充分利用远程数据通信的方式。 通过电子邮件收集信息和发布信息。 通过基于互联网的项目专用网站（PSWS）实现 项目参与各方之间的信息交流、协同工作和文档管理。 通过基于互联网的项目信息门户（PIP）为众多项目服务的公用信息平台实现项目参与各方之间的信息交流、协同工作和文档管理。 召开网络会议。 基于互联网的远程教育与培训等。,.,六、工程项目管理信息系统,1项目管理信息系统的含义 项目管理信息系统是基于计算机的项目管理系统，主要用于项目的目标控制。 2工程管理信息化的内涵 工程管理信息化指的是工程管理信息资源的开发和利用，以及信息技术在工程管理中的开发和应用。 3工程管理信息化的意义 许多有价值的组织信息、管理信息、经济信息、技术信息和法规信息，将有助于项目决策期多种可能的方案的选择，有利于项目实施期的项目目标控制，有利于项目建成后的运行，有利于提高建设工程项目的经济效益和社会效益，以达到为项目建设增值的目的。,.,11.2 计算机辅助工程项目管理 应用软件简介,一、Microsoft Project 软件 Microsoft Project是Microsoft公司开发的项目管理系统，它是应用最普遍的项目管理软件之一,可适用各种规模的项目。它利用项目管理的理论，建立了一套控制项目的时间性、资源和成本的系统。其界面易懂，图形直观，还可以在该系统使用VBA（Visual Basic for Application），通过Excel、Access或各种ODBC数据库、CSV和制表符分隔的文本文件兼容数据库存取项目文件等。,.,1Project主要功能 （1）组织信息。 （2）方案选择。 （3）信息共享。 （4）拓展功能。 （5）跟踪任务功能。 2Project 的特点 （1）充足的任务节点处理数量。 （2）强大