{管理运营知识}某实业公司档案管理规定实施细则

管理运营知识某实业公司档案管理规定实施细则唐山建龙实业有限公司制度编号：110A200502制度页数：共 58 页档案管理规定实施细则编 制 人：魏立健、李乃玲审 核 人：吴疆批 准 人：王印忠主办单位：行政管理处发布日期：2008 年 7 月 1 日生效日期：2008 年 7 月 1 日第一章总则第一条 为加强唐山建龙实业有限公司（以下简称公司）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用， 更好地为企业发展服务，根据控股公司档案管理规定，特制定本细则。第二条 本细则的档案是指公司在生产经营、基本建设和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件资料。第三条 公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案和实物档案六类。其中人事档案由人力资源处管理，其它五类档案由行政管理处档案室管理。第四条 本细则适用于公司唐山生产区档案的管理。第二章档案管理组织机构及其职责 第五条 公司成立档案管理领导小组，设专、兼职档案员。组长：主管档案工作的公司领导副组长：行政管理处一级主管（正职或主持全面工作的副职）成员：各单位一级主管（正职或主持全面工作的副职）、专职档案员、兼职档案员、项目部兼职档案员、项目部各专业组长、项目部负责人第六条 管理职责1、组长：负责审查批准档案工作规划、计划，对企业开展档案工作负总责。2、副组长：负责组织实施档案管理工作，监督、检查、指导执行情况并对档案鉴定销毁审核把关。3、各单位一级主管：对本单位归档文件资料的齐全、完整、准确负总责，监督本单位兼职档案员开展工作。4、专职档案员：贯彻执行控股公司档案管理规定和操作规范；编制公司档案工作计划；监督、指导兼职档案员开展工作，检查、评价其工作业绩，同时不断改善与优化档案管理工作；负责公司档案的收集、整理、立卷、提供利用等日常管理工作；对档案管理工作质量负责，做好档案保密和“八防工作”；对超过保管期限的档案提出存销初步意见并组织好鉴定销毁工作。5、兼职档案员：对本单位形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件资料进行收集、积累和保管，对归档文件资料的准确性、有效性负责；做好文件资料移交前的安全保密工作，并按时移交归档。6、项目部兼职档案员：负责本项目形成的各类科技文件资料的收集、整理、立卷、归档工作，并按规定时间移交； 项目部各专业组长：负责各专业资料的完整、准确、系统、规范，是各专业资料的直接责任人；项目部负责人：负责该项目资料的完整、准确和归档及时性，资料交接时项目负责人要在移交清册上签字，是该项目文件资料管理和归档的第一责任人。第三章文件资料归档要求第七条 文件资料归档要求1、归档的文件资料必须齐全完整、真实有效，模糊不清、破损或易褪变的文件资料应予修复。2、归档的文件资料应为原件（定稿）或具有凭证作用、法律效应的文件资料，特别重要的文件应同时保存历次修改稿。3、归档文件资料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印。4、符合文书档案归档范围的电子文件的归档实行“双套制”，具有永久、长期保存价值的电子文件归档时，必须制作相应的纸质版本，同时存档。5、电子文件归档时还应同时归档其支持性文件（指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统）。6、非纸质文件资料（照片、录音带、光盘等）应与其文字说明一并归档；反映同一内容而形式不同的文件资料应保持一致性。第四章文书档案第八条 文书档案是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件资料。第九条 公司文书档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、党群工作类四大类。第十条 文书档案归档范围和保管期限（见附件一）第十一条 文书档案归档责任划分和归档时间应当归档的文件资料，均由文件资料形成单位兼职档案人员或特定专人负责收集、登记、整理，在规定时间内移交档案室集中管理。一项工作由两个以上单位共同参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办单位兼职档案人员负责收集并按要求归档，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。1、以公司名义印发的红字头文件、会议纪要（含定稿、文件审批单、打印的正件），由行政管理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。2、公司级管理制度（含年度制度汇编）由企划处兼职档案人员统一收集、整理，于第二年二季度前归档。3、各单位直接对外联系形成的往来文件、报表、总结等属于归档范围的一般管理性文件资料，由形成单位兼职档案人员收集，于第二年二季度前归档。4、由公司领导签批、行政管理处转发相关单位承办的外来文件（连同承办过程中产生的文件资料）由承办单位兼职档案人员或特定专人负责收集，于该项工作承办结束后 1 个月内返回行政管理处，由行政管理处文秘人员统一管理，于第二年二季度前归档。5、需领导阅知的外来文件由行政管理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。6、审计案卷、纪检监察、违纪案件调查处理资料，由控股公司审计监察部驻唐审计处专人负责立卷、整理，于第二年二季度前归档。7、法律案卷、公司法人治理及业务变更等法律相关工作中形成的文件资料由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。8、加盖合同专用章的法律合同文本及协议附件（不含销售处产生的合同、协议）由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。9、产品销售合同、补偿贸易合同、产品购销协议、质量异议处理协议由销售处兼职档案人员负责收集，于第二年二季度前归档。10、加盖公司印章的合同、协议由形成单位兼职档案人员负责收集，于合同、协议签订后 1 个月内移交归档。11、公司重要上报请示及上级批复文件由业务承办单位兼职档案人员负责收集，于请示批复后 1 个月内归档。12、各种会议资料、重大活动文件资料由会议主办单位、活动组织承办单位的兼职档案人员负责收集、整理，于会议或活动结束后 1 个月内归档。13、各种证件资料由业务承办单位兼职档案人员或特定专人于取证后 1 个月内移交归档。14、重要的、机密性较强的文件资料；变更、修改、补充的文件资料；公司内部机构变动和职工调动、离岗等留在单位或个人手中的文件资料；公司产权变动过程中形成的文件资料；应归档的零散文件资料及其它临时活动中形成的文件资料均由资料形成单位兼职档案人员或特定专人随时移交归档。15、电子文件与纸质文件归档时间一致，各单位在归档纸质文件时要做好同版本电子文件的收集、整理、归档工作。第十二条 文书档案移交手续1、文书档案按年度归档时，由移交单位编制“年归档文件移交清册”（见附件二），并附“年归档文件目录”（见附件三）一式两份，交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。2、文书档案资料日常归档时，需由移交人填写“文件资料移交目录”（见附件四），由档案室备案。第五章科技档案第十三条 科技档案是记述和反映本公司基本建设、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件资料。主要形式有文字资料、图纸、图表、计算数据等各种载体的文件资料。第十四条 根据控股公司科技档案分类，目前公司科技档案的种类有：产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、房地产档案。第十五条 科技档案归档范围、归档份数和保管期限对于公司科技类相关活动中，记载科技类过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理、立卷归档；具体归档范围、保管期限和归档份数符合（附件五）的要求。第十六条 科技档案归档责任划分和归档时间1、产品档案在每项产品的计划决策阶段、设计阶段、试制阶段、正式投产阶段、转产阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长，将各阶段应归档的资料移交本单位兼职档案人员整理、立卷，在 1 个月内移交公司档案室存档。2、产品申报评优或认证阶段形成的资料，在完成后 1 个月内移交公司档案室存档；如某产品试制阶段较长，已跨年度但未转产所形成的资料，兼职档案员在每年的 6 月份、12 月份进行收集、整理相关资料，移交公司档案室存档。3、科研档案在每项科研课题的科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定、验收阶段、成果申报阶段和推广应用阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料，转交本单位兼职档案人员整理、立卷，并在 1 个月内移交公司档案室存档。4、基建档案在工程项目的立项审批阶段、可行性研究阶段、设计阶段、组织和实施阶段、试产或转固阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料，转交本项目兼职档案人员整理、立卷，在 1 个月内移交公司档案室存档。5、工程项目竣工资料、竣工图，在竣工验收前，由施工单位按各专业系统整理汇总，移交该项目部兼职档案员；该项目监理和专业技术组长，对竣工资料的完整性和准确性进行审核，确认资料完整、齐备并在移交确认单签字后，兼职档案员按基建类档案移交要求，建立好移交清册及目录；在工程项目竣工验收时，经组织验收单位相关专业再次审核， 确认合格 1 个月内移交公司档案室存档。6、新上基建工程项目设备开箱时，由项目部设备组长负责组织设备开箱，并通知设备处兼职档案人员和公司档案人员，共同参加设备开箱；项目部兼职档案员负责接收设备资料，并将设备资料及时复制，把复印件交技术人员用于安装设备，原件在工程试产后 1 个月内移交公司档案室存档。7、生产单位大、中修设备资料，由设备处兼职档案人员在设备开箱后收集保管相关资料，在每年 6 月份、12 月份， 分别移交公司档案室存档。8、房地产档案的归档，在工程竣工验收前，该项目部兼职档案员将所有资料图纸按系统收集、整理，建立好移交清册及目录，经工程验收确认准确、齐备后，1 个月内移交公司档案室存档。9、科技档案文件材料形成、积累、归档责任划分:原则上是哪个科技单位或科技人员经办的，即由该单位或科技人员负责；两个或两个以上单位承办的项目，协作单位将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办单位负责归档完整的档案；若干单位共同参加的项目，由项目负责人指定人员负责科技文件材料的收集、整理，在规定的时间内移交归档。10、停建、缓建工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产中形成的科技资料，相关单位都要收集、整理，在确定停建、缓建 20 个工作日内移交公司档案室保管，不得遗失和销毁。11、其它科技档案归档内容（见附件五 E）。第十七条 基建类、房地产类档案归档具体要求（见附件六）。第十八条 为确保科技档案资料的齐全、完整，在工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定活动中， 业务主管单位或项目部负责人必须通知科技档案人员参加，对应归档的科技文件资料进行审查、验收。第十九条 科技档案移交手续1、科技档案归档时，移交单位编制“移交清册”和“移交目录”（见附件七）一式两份，交接双方确认、签字、盖章后各存一份。2、基建类、房地产类档案归档移交，需移交单位填写“移交确认单、移交清册、移交目录”（见附件八）一式两份，移交双方确认、签字、盖章后各保存一份。附件二：年归档文件移交清册年 归 档 文 件 移 交 清 册共计：件移交单位：移交人：接收单位：接收人：年月日附件三：年归档