{管理运营知识}某公司EPC采购管理规定

管理运营知识某公司EPC采购管理规定神华包头煤化工有限公司SHENHUA BAOTOU COAL CHEMICALS CORPORATION LTD.文件编号:神华包头煤制烯烃项目神 华 集 团SHENHUA GROUPEPC EP+C E+PC采购管理规定（讨论稿）0发表使用版号用途描述编制人审核人批准人执行日期主编部门：商务管理部参编人：目录1 目的及适用范围12 项目采购组织机构13 业主与EPC承包商的采购工作职责分工34 EPC承包商与业主的采购协调65 采购准备阶段66 采买97催交138检验149 项目物流工作1910 材料管理2411 备品备件2712 相关文件2813 附表29说明:(1)本文件解释权在商务管理部；(2)本文件自发布之日起执行。1 目的及适用范围本文件用于指导本项目总包合同签订后，如何监控EPC（EP+C E+PC）（以下统称EPC）承包商的整个采购活动，从而使承包商的采购工作，满足本项目的进度和质量要求。2 项目采购组织机构2.1 对EPC承包商采购组织的基本要求EPC承包商项目采购组由采购经理、各专业采买工程师、催交、检验人员、运输、单证人 员等构成。具体组织机构图、及主要采购人员资质情况由承包商在其报价文件中提ft，须经(业主) 神华包头煤化工有限公司采购部审查和批准。EPC承包商主要采购人员一经确定，未经神华包头煤化工有限公司采购部批准不得调换。在EPC承包商采购实施过程中，业 主认为不称职的EPC承包商采购人员或其分包商的项目人员，经业主正式提ft，EPC承包商 必须在5天内予以调换。2.2 神华包头煤化工有限公司采购组织2.2.1 采购经理负责与承包商的直接联络。有权审查承包商的所有采购文件，监督承包商的所有采购活动（涉及商务价格除外）。详细描述如下： 从询价到设备和/或材料到达现场，代表业主监督并提供采购指导 协助保护伞协议到EPC合同的实施。 审核并监督EPC检验计划和质量控制计划 协调并监督EPC督促工作 监督供货商的监督检验工作及与EPC采购组的协调工作。 提供指导并监督主要EPC采购订货谈判 审查、核实并协助选择所有设备和材料的供货商 提供商务评标和采购定货指导 提前协助并提供指导会尽量减少RFQ和采购定货安排的延误 提供指导，准备EPC询价/报价情况报告2.3 业主采购管理机构图业主采购管理机构及管理流程详见图2.3所示。采购管理组第三方检验公司商务管理部经理催、检协调员催、检经理物流经理承包商管理组区域采购经理EPC承包商图2.3公司主管领导物流协调员物流服务商图 2.33 业主与EPC承包商的采购工作职责分工3.1 设备和材料关键性等级划分由EPC承包商根据业主发布的设备和材料关键性等级分级程序(编号未定)方法，提ft 具体的设备和材料的关键性等级，由承包商项目管理组组织审核，由神华包头煤化工有限公司设计管理部和项目设备组、电仪组批准。3.2 物资采购界面管理规定(编号未定)3.3 采购分级管理职责见：“采购分级管理职责矩阵”。采购分级管理职责矩阵序号采购工作交付文件交付时间关键性等级IIIIIIIV1总承包合同谈判阶段承包商的采购原则和策略与投标文件一起RP承包商采购组织机构图、主要采购人员资质与投标文件一起AP设备关键性等级(仅仅针对关键性等级I 级的设备)与投标文件一起AQ业主项目推荐厂商表（预备）与投标文件一起APRPRPRP承包商与业主采购协调程序（标准）与投标文件一起RP承包商项目采买工作程序（标准）与投标文件一起RP承包商项目催交工作程序（标准）与投标文件一起RP承包商项目检验工作程序（标准）与投标文件一起RP承包商项目物流工作程序（标准）与投标文件一起RP承包商清关支持工作程序（标准）与投标文件一起RP现场材料管理工作程序（标准）与投标文件一起RP备品备件工作程序（标准）与投标文件一起RP供货商现场服务工作程序（标准）与投标文件一起RP承包商项目采购执行计划（初步）与投标文件一起AP长周期设备交接协调程序（标准）与投标文件一起RP其他业主要求的工作程序和管理文件待定待定2EPC采购准备阶段增补的项目厂商表先于采购工作AP采购标准文件表格EPC合同签署后4周内AP设备和材料关键性等级EPC合同签署后4周内AQ项目采买程序（最终版）EPC合同签署后4周内A项目检验程序（最终版）EPC合同签署后4周内A项目催交程序（最终版）EPC合同签署后4周内A项目物流协调程序（最终版）EPC合同签署后4周内AP项目现场材料管理程序（最终版）EPC合同签署后4周内A项目清关工作协调程序（最终版）EPC合同签署后4周内AP项目现场采购工作程序 （最终版）EPC合同签署后4周内A项目采购计划 （最终版）EPC合同签署后4周内A其他业主要求的工作文件待定待定3采买阶段询价厂商表询价前ARRR请购文件（ MR文件）询价前ARRR技术和商务澄清来往文件与综合评标报告一起RRRR厂商协调会谈判会议纪要与综合评标报告一起APARR综合评标报告签订订单前APARR进口采购订单订单签订后一周内APRPRPRP询价状态表EPC合同签署后8周起每周IIII采购订单状态报告EPC合同签署后8周起每周IIII其他业主要求的工作文件待定待定4催交催交计划合同签署后8周内A催交状态一览表第一张订单发ft后每周IIII催交工作报告第一张订单发ft后每周RRII厂商制造检验进度计划订单签订后3周内ARII厂商分订单状态报告订单签订后3周内IIII主要设备和材料分包合同EPC分包合同签署后1周内ARII其他业主要求的工作文件待定待定5检验项目检验计划EPC合同签署后8周内A项目检验进度计划EPC合同签署后8周内R详细检验执行计划订单签订后2周内ARRI制造厂QA/QC程序订单签订后2周内ARII预检会议纪要预检会议召开后1周内ARII中间/最终检验报告检验后1周内RRRR事故报告在ft现事故后一周内IIII不符点报告质量控制经理确认后1周内AQRII放行单在货物检验合格后ARII检验分包商名录在检验分包询价前APRII检验分包商资格预审报价后1周内ARII检验分包综合评标报告分包合同签署前AAII其他业主要求的工作文件待定待定6物流供货商运输文件货物交付前1周RPRPRPRP超重超大件运输预测计划EPC合同签署后4个月起每周IIII超重超大件运输货物清单EPC合同签署后4个月内IIII超重超限货物运输计划EPC合同签署后8周AP运输状态报告EPC合同签署后4个月起每周A进口免税货物清单EPC合同签署后8周AP物流分包相关文件依据实际需要AP其他业主要求的工作文件待定待定7现场采购工作现场到货状态EPC合同签署后6个月起每周IIII现场开箱检验报告开箱检验后3日内RRII现场开箱状态EPC合同签署后6个月起每周IIII现场采购相关文件依据实际需要待定其他业主要求的工作文件待定待定I：EPC承包商提交文件给神华（神华保留评阅的权利）。R/RP：EPC承包商应提交文件给神华供评阅并应融入神华的意见。A/AP/AQ：EPC承包商应提交文件给神华批准，直到神华书面批准后再进行下一步工作。所有文件需要2份拷贝和2份电子版，承包商采购协调员保留一份纸拷贝和电子版，其余传回业主采购本部。对这些EPC承包商文件，由承包商采购协调员提ft初步评审建议，R/A由区域项目经理负责批准，并参考采购部及其他部门意见。RP/AP由业主采购部经理负责批准，并参考项目组和其他部门意见。AQ由项目控制经理批准，并结合项目部/采购部及其他部门意见，重大采购问题报主管经理批准。4 EPC承包商与业主的采购协调4.1 采购状态综合周报“采购状态综合周报” (SHCC-1PRO-PP-002-B1)内容为合同规定的基本内容，EPC承包商应根据项目具体情况进行增补，报业主批准后具体实施。自EPC总承包合同签订后第8周开始，每周采购协调会前2天正式发布，报业主承包商区域采购经理。4.2 采购协调会 合同签订后第8周开始，每周在EPC承包商本部召开业主采购负责人员与EPC承包商相 关人员的例会。其他的各种专题会议（如采买、催交、检验、运输等）将根据双方的提议，不定期举行。 会议由EPC承包商向业主汇报采购进度和质量状态，商讨目前采购中存在的相关问题及解决措施，对下周的采购工作进行预测，以及其他相关采购事宜。会后，由EPC承包商发布会议纪要，报业主。5 采购准备阶段