【精编推荐】苏宁云商内部控制

【精编推荐】苏宁云商内部控制一货币资金管理业务流程一业务流程范围1所涉及的业务范围银行账户的管理、银行存款的管理、网上银行的管理、银行票据的管理、现金的管理、上下级资金缴拨、省内收支两条线管理、资金调度的管理、现金捐赠的管理。2所涉及的部门范围财务部门、资金调度部门二涉及的应用系统和重要电子表格应用系统：OA系统、MIS系统三目标1合理确保与货币资金相关的交易均经过适当授权；2合理确保现金和银行存款记录的及时性、真实性、准确性和完整性；3合理确保货币资金的安全；4货币资金的实物管理与账务处理存在适当的职责分工，避免欺诈或舞弊行为的发生。四风险1对现金、银行存款及票据的控制可能不足以防范未经授权的交易发生；2可能存在账外资产；3货币资金的收入或支出记录可能不正确，不完整或计入不当期间；4货币资金实物管理与账务处理之间可能没有建立职责分工；5可能出现坐支现金等违反金融法规的行为，造成损失。五相关会计科目银行存款、现金及现金等价物、应付票据六.流程描述1. 银行存款管理1.1 银行账户的开立需要在指定银行开立新账户时，财务部门向银行提出书面申请，填写银行开户申请等相关文件资料。开户申请经公司管理层或其授权人员审批后由财务部门办理开户手续。如由于业务合作和发展的需要，下级公司需要在总部指定银行范围以外的银行开设账户时，下级公司向上级公司提出申请，经上级公司财务部门负责人或其授权人员通过OA系统或书面发文批复后执行。银行账户开立后，只有经过授权的财务部门COA维护人员可根据公司管理层的批复文件和账户的详细信息在MIS系统中建立银行账户的明细科目。除工会经费账户、公积金专用账户等根据国家规定开立的特殊账户以外，严禁财务部门以外其他部门开设账户，并通过印鉴管理进行控制。地市分公司设立收入专用账户，收支账户间不能混用。账户的使用情况纳入会计检查的内容。1.2 银行账户的变更及撤销地市公司需要变更及撤销账户时，地市公司财务部门向省公司提出申请，经省公司财务部门负责人或其授权人员通过OA系统或书面发文批复后执行。变更及撤销账户单位的财务部门专门人员根据银行要求填写相关账户变更及撤销文件，报财务部门负责人批准并加盖公司法人章。完成变更及撤销账户工作后，下级公司在规定时间内将清户证明文件原件归档并做归档登记。复印件报备省公司财务部门备案。1.3 定期存款管理定期存款只能存放于指定银行，存单视同现金管理。总部、省公司财务部门负责资金管理的专门人员提出定期存款书面建议，由财务部门负责人进行审批。省公司财务部门出纳根据管理层审批的定期存款书面建议办理定期存款，会计人员根据定期存款回单等编制记账凭证，记录定期存款增加。独立于存单保管人的财务部门专门人员对定期存款建立备查簿，并逐笔登记定期存单。登记内容包括金额、期限、到期日等。财务部门负责人或其授权人员按月审阅备查簿，并签字确认。财务部门出纳每月从银行取得定期存款对账单，独立于存单保管人的财务人员每月将定期存款存单、备查簿、定期存款对账单及明细账进行核对，并在备查簿上签字确认。财务部会计人员每月末根据权责发生制的原则，依据定期存款本金、利率及存款期限计算利息收入，并进行相应的账务处理。存单保管人（通常为出纳）对定期存款到期情况进行监控，定期存款到期前，由财务部专门人员提出定期存款到期处理方案，报财务部负责人审批。定期存单到期时，于到期日由财务部门指定人员陪同存单保管人到银行柜台办理续存或转入活期手续。定期存款到期并转入活期后，出纳将定期存款的到期回单提交财务部门会计人员，会计人员对到期回单进行复核并编制记账凭证，记录定期存款减少并确认存款利息收入。1.4 预留印鉴管理用于银行支取的预留印鉴分人保管。公章及财务专用章由专人负责保管，个人名章由本人或其授权人员保管。严禁由一人保管所有银行预留印鉴。如需变更印鉴保管人，印鉴保管人填写印鉴移交交接单，并由移交人、接收人及监交人分别签字确认。财务部门专门人员将印鉴移交交接单视同会计档案进行保管。预留印鉴需要变更时，财务部门填写单位更改印鉴及户名申请表，经财务部门负责人或其授权人员审批签字后向银行提出变更申请。财务部门专门人员将历次预留印鉴变更填写的单位更改印鉴及户名申请表作为会计档案进行保管。财务部门建立预留印鉴变动记录，记录各银行账户的预留印鉴的变动情况。独立于印鉴保管的人员定期或在预留印鉴变动频繁时对预留印鉴与授权使用人员情况进行审阅和核对，检查在人员发生变更的情况下，印鉴及其授权使用人员是否及时进行相应调整。会计检查人员每季度对预留印鉴的保管情况进行检查并在会计检查报告中说明。1.5 银行余额调节表的编制独立于银行存款账务记录人员的财务部门专门人员每月根据银行对账单与总账、明细账进行核对并编制银行存款余额调节表，对未达账项列明原因并对平进平出项目及长期未达账项进行跟进。对于银行对账单中的异常或大额支出，财务部门银行存款余额调节表编制人员向银行进行核实和再确认。银行存款余额调节表经编制人签字、盖章后提交独立于银行存款实物和账务管理的财务部门专门人员审阅，审阅人员对未达账项进行审阅并检查长期未达账项是否得以及时清理后签字/盖章，以保证银行存款余额调节表编制的准确性。财务人员对未达账项进行跟进和清理或对大额未达账项进行会计调整。会计检查人员每季度对银行存款余额调节表编制和清理未达账项的情况进行检查并在会计检查报告中说明。2. 网上银行管理2.1 网上银行的开通总部调研各省公司开通网上银行的政策和操作程序，并在此基础上制定统一的指导性政策，规划各省公司开通网上银行的程序和权限。省公司对地市公司选择网上银行以及开通查询或转账业务的权限进行具体规定。财务部门按照公司合同会签的具体流程与联网银行签订合作协议，用于规范双方的业务行为、划分各自的权利和义务。财务部门填写银行提供的网上银行开户申请表并提交网上银行企业客户服务协议书至具有相应审批权限的管理层或其授权人员进行审批，审批人在网上银行开户申请表上签字确认并加盖公司章。2.2 网上银行的访问权限通过网上银行进行付款，需经过录入、复核和审批方可生效。根据交易的金额和性质的不同，付款的录入、复核和审批由具有不同权限的财务人员担任。根据交易的性质和收款方，复核及审批人员在复核及审批过程中检查款项支付的适当性，防范将大额款项拆分后分批支付的情况发生。2.3 用户证书与密码管理网上银行的使用人员持有各自的唯一的用户证书和密码，避免一人同时持有或使用多个用户证书与密码的情况。使用人员收到用户证书与密码后，确认用户证书有效及密码密封完好，并妥善保管；使用人员不得将证书与密码交给其他未经正当授权的人员使用。网上银行使用人员定期（至少每三个月）更换密码，防止泄密。一旦发现或怀疑用户证书被盗用、遗失、损坏或密码不当泄露等情况，使用人员及时通知开户银行办理挂失手续并上报管理层。3. 票据的管理票据主要包括支票、银行承兑汇票、商业承兑汇票。3.1 票据领用3.1.1 支票领用出纳根据经会计人员复核签章后的附有完整原始凭证的记账凭证开具支票。支票开出并领用后，出纳在原始凭证上加盖“付讫”章，连同支票存根、支票申领单等转交会计人员，并在支票领用登记簿中记录。支票领用人需在支票申领单/支票领用登记簿中签收。对于因预借资金而开具的支票，资金预借人持经适当授权人员审批的支票申领单，向出纳领用支票。出纳在支票领用登记簿中记录领用支票的信息。支票领用人需在支票申领单和支票领用登记簿中签收。出纳将支票存根、支票申领单转交会计人员进行账务处理。财务部门出纳对支票使用情况进行跟进并监控支票领用人的及时核销。空白支票由专门人员保管。3.1.2 汇票领用汇票视同现金管理并建立票据领用登记簿对票据的领用情况进行逐笔登记。独立于票据保管人的人员定期将票据存根与票据登记簿进行核对，无误后在票据登记簿上签字。需要开具承兑汇票时，相关业务人员或财务部门专门人员根据需求单位的要求提出书面申请，经财务部门负责人审批后加盖公章并提交相关银行。银行审核并同意承兑后，财务部门专门人员与银行协商由银行对汇票进行承兑的具体事宜。协商一致后，财务部门经适当授权的人员与银行签订银行承兑汇票协议并由双方授权人员在汇票上签字并加盖公章。银行承兑汇票协议签署后，财务部门出纳按照银行的相关程序办理银行承兑汇票。银行承兑汇票开出并领用后，出纳在原始凭证上加盖“已付讫”章，连同汇票回单、汇票申领单等转交会计人员，并在票据领用登记簿中记录。承兑汇票领用人需在汇票申领单/汇票领用登记簿中签收。3.2 支票的收取收到业务部门转交的支票后，财务部门对支票进行核验，检查票据的真实性和有效性，并于当日或次日交存银行。出纳将银行回单转交会计人员，会计人员将支票金额与相关合同、账务信息进行核对后进行账务处理。如果发生退票，出纳通知业务部门相关经办人进行追收。同时，出纳将银行退票回单转交会计人员进行账务处理。4. 现金管理4.1 现金实物管理根据自身现金流动情况，各公司建立库存现金限额管理制度，现金限额经适当授权的管理层书面批准后实施。独立于现金管理的财务部门专门人员定期或不定期参加现金盘点时对库存现金限额进行监控。除根据现金管理暂行条例规定可以使用现金的，其它款项的支付须通过开户银行转账结算，不得以大额现金的形式支付。不得坐支现金，营业缴款和其他销售收入所收回的现金须及时送存银行（具体流程参见收入和计费业务流程），日常经营所需开支的现金从库存现金中支付或从银行提取，提取现金时需在现金支票上注明款项的用途。4.2 现金的收付和盘点需要对外支付的部门提出付款申请，提交证明款项支付的原始凭证，经部门负责人审批同意后提交财务部门。根据款项的性质和涉及金额的不同，财务部门负责人和/或公司管理层根据费用审批权限对付款进行审批。出纳根据经会计人员复核签章后的附有完整原始凭证的记账凭证办理现金收付。现金收付后，出纳在收、付款凭证上加盖现金收（付）讫章并由收付款人签字，并将收付款凭证等转交会计人员进行账务处理。出纳对现金管理做到日清月结。财务部门独立于出纳的人员对现金进行定期（如每周）盘点和不定期抽查，就库存现金实物和账面记录进行核对。参与盘点的人员在现金盘点表上签字确认并对盘点差异进行跟进。对于发现的长短款情况，盘点人员向具有相应权限的管理层进行书面汇报并在取得管理层审批后进行账务调整。会计检查人员至少每季度抽查盘点一次现金，对于盘点结果、库存现金限额执行情况及发现的长短款情况向具有相应权限的管理层提交会计检查报告，并在取得管理层审批后进行相应处理。5. 现金的捐赠现金捐赠由捐赠单位的经办部门通过OA系统提出申请，经财务部门等相关部门会签后，根据金额和性质提交适当层级的公司管理层审批。对于非公益性、非救济性、对关联单位捐赠，以及年度累计捐赠超过人民币100万元人民币的捐赠，捐赠单位报总部具有适当权限的管理层审批。人民币100万元以内的现金捐赠由捐赠单位根据现金支出的审批权限取得本公司具有相应权限的管理层审批。财务部门在支付并取得捐赠经办部门提交的捐赠收据或其他有效确认文件后，进行账务处理。6. 省公司对地市公司收支两条线管理6.1 资金的上缴地市公司通过收入专用账户汇集收入资金，每月向省公司上缴。省公司财务部门主管资金的人员根据地市公司每月提交的财务报表确认地市公司应上缴资金总额并根据银行进账单的到账日期检查资金上缴是否及时。省公司财务部门专门人员按月对地市公司资金实际上缴比例等情况进行考核，提交财务部门负责人审阅后以书面形式通报公司管理层。6.2 资金的拨付省公司财务部门每年制定并批准地市公司运营周转金额度，用于地市公司的日常