最新500强企业商业物业交房工作基本流程及注意事项

公司LOGO新开店面的交房工作基本流程及注意事项（辣爸当家）1、有关08年交房流程实施的相关说明：（1）交房流程实施的必要性：交房管理的工作中暴露出的问题：i合同约定的交房时间不能确定，严重影响我司后期筹建计划的安排，且由于信息反馈渠道的不畅致使总部不能及时掌握房屋的交接现状，安排后期的应对措施；ii在后期筹建工作中，对于应由房东负责的基建及设备问题，往往为了确保正常开业，只能自行维修、改造，大大增加了筹建费用；（2）交房流程实施的主要目的：控制、明确大区的交房时间安排，及时掌握店面物业现状及相关问题，保证后期筹建计划安排的科学、严谨；提前发现、处理房东方物业设备存在的问题，减少因后期赶筹建进度而产生额外的筹建费用；规范信息传递渠道的方式、时间，为集团领导的决策提供科学、准确的信息；成立交房工作组专门与房东办理交接事宜，做到责任到人；交房流程实施的主要原则：子公司、大区与房东办理交接手续，必须待总部相关部门审批同意后方可与房东办理正式的房屋交接手续，在总部审批同意之前，当地不得与房东方办理交接手续，否则将对相关责任人进行严肃处理。严格按照合同条款与特殊情况灵活处理相结合。2、08年交房流程执行的操作方法：申请准备阶段：（签约后交房申请单审批结束前）连锁开发中心开发一部在签约当天将签约信息（终版签约合同）通过电子档途径通知筹建管理中心筹建计划部.筹建计划部在与当地连锁发展部确认基础信息后将该店面及其基本信息列入近期交房管理安排表。跟进大区及时上报勘查申请单当地总经办组织、牵头成立包括行政物业、安全保卫、连锁发展等部门在内的交房工作组，并确保于合同约定的交房日前二十天将交房申请单上报至筹建管理中心筹建计划部，说明计划交房的时间、房屋现状、存在及可能存在的问题与当地的应对措施，具体流程如下：子公司总经办上报勘查申请单子公司负责人审核大区负责人审核筹建管理中心筹建计划部审核通知提交人、大区(或子公司)行政物业负责人、大区连发负责人、计划部交房管理组跟进大区及时上报交房人员名单当地总经办组织、牵头成立包括行政物业、安全保卫、连锁发展等部门在内的交房工作组，并确保于合同约定的交房日前十天将交房人员名单上报至筹建管理中心筹建计划部，说明参与交房的各部门人员及其分工，具体流程如下：子公司总经办上报勘查租赁物人员名单子公司负责人审核大区负责人审核筹建管理中心筹建计划部审核通知提交人、大区(或子公司)行政物业负责人、大区连发负责人、计划部交房管理组验收反馈阶段：（交房申请审批结束后总部审批同意前）在交房申请单、人员名单审批结束后，筹建计划部根据筹建管理中心的审批意见制作交房勘测通知书，通知行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部，请其指导、监督、跟进大区的交房管理工作，同时网发交房人员名单，要求大区在交房人员名单下发后的两个工作日内上报交房勘测反馈单（物业部分与安全保卫部分各一份）、消防合格证明、现场照片等，以供总部各相关部门审批。制作并下发交房勘查通知书筹建管理中心筹建计划部在勘查申请单、勘查租赁物人员名单流程完成后，制作交房勘测通知书并通知行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部，说明租赁物的各种基础信息及注意事项，请其指导、监督、跟进当地的交房工作，具体流程如下：筹建计划部制作店面勘查通知书筹建管理中心审核筹建管理中心总监审核通知行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部、当地总经办跟进大区及时上报交房勘查反馈单（物业部分、安全保卫部分）在交房人员名单下发后的两个工作日内，当地总经办须确保交房工作组形成的交房勘测反馈单物业部分与安全保卫部分分别上报至行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部，行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部在收到交房反馈单后指导当地交房工作组解决交房中存在的问题，并于次日上午将处理意见反馈至筹建管理中心筹建计划部，并由筹建管理中心审核决定是否正式交房，具体流程如下：子公司总经办上报交房勘查反馈单（物业部分、安保部分）子公司负责人审核大区负责人审核行政管理中心安全保卫部审核行政管理中心物业部审核筹建管理中心筹建计划部审核 与合同 与合同约定不符商务部审核 约定相符筹建计划部接收 筹建计划部交房管理组制作交房确认书房屋交接实施阶段：（总部审批同意结束后正式办理交接手续）交房勘测反馈单流程完成后，筹建管理中心筹建计划部根据相关中心及部门的审核意见制作同意交房的店面交房确认书，网发当地、行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部，大区、子公司在接到交房确认书后才能与房东办理正式的交接手续，具体流程如下：筹建计划部交房管理组制作店面交房确认书筹建管理中心筹建计划部审核筹建管理中心审核网发当地总经办，大区连锁发展部，行政管理中心物业部、行政管理中心安全保卫部后期跟进阶段：（正式办理交接手续后开业前）、正常情况下：筹建计划部交房管理组在交房确认书下发后将交房管理工作中的相关报表资料整理完毕、归档后交与开发中心履约部，并在连锁店基础信息查询表中添加已交房店面的信息。需整理归档的基本资料有：交房申请单、交房人员名单、交房验收通知书、交房验收反馈单（物业、安全保卫）、交房确认书及相关报告、消防合格证明、照片等。、特殊情况下：因房东方现在的物业状况无法达到合同中约定的交付条件，经开发中心，连发总部签字确认，施工队可提前进场，交房事宜放在施工队进场后解决的，此店情况连同相关部门签字的文件一并交与开发中心履约部,由履约部跟进解决交房问题.、因交房的交接明细有多个项目，一般店面有可能无法全部如合同约定的那样完整交付，经过连发总部执行总裁特批后，同意现有合格的物业进行交接，其它物业等完善后再进行交接的；或同意先部分交接，之后再要求房东负违约责任的，此店情况连同连发总部执行总裁的签字文件及前期资料一并交与开发中心履约部,由履约部跟进解决后续完交房问题.、当地在交房后，需将与房东方签字确认的房屋交接单传真至筹建计划部备案。由计划部连同前期资料一并交与开发中心履约部备案。、交房组不定期将筹建计划期及筹建管理期内未交房店面问题进行汇总，交于开发中心开发一部进行确认，由开发一部跟进问题店面，指导当地解决问题，并将解决后的情况汇总反馈给筹建计划部。交房工作中的特殊情况处理：在实际交房工作中有很多因素存在并影响我司的交房工作，如：房屋为在建房,物业状况不能按合同约定执行；房屋产权变动等；房东欲违约我司筹建周期不够等原因，往往不能严格按照合同约定的时间、条件去办理交接手续，使交房时间延迟或提前进场施工，这时需要子公司、大区按集团流程、规定提交延迟交房申请报告 、提前进场装修申请报告 ,有时还需要大区根据实际情况提交请示报告。提前进场装修申请报告的说明： 交房人员名单下发后两个工作日内，当地总经办需协调交房工作组确保将提前进场装修申请报告上报至筹建管理中心筹建管理部，说明提前进场装修的原因、房屋现状与合同约定的差距、房东方未完成部分的完成时间节点承诺及有关免租期的补充协议等，并由连发总部开发中心、法务部、连发总部设计部、筹建管理中心、装饰管理中心、连发总部审核，具体流程如下：子公司总经办上报提前进场装修报告子公司负责人审核大区负责人审核筹建管理中心审核装饰中心审核连发总部审核 通知提交人、筹建计划部、行政管理中心交房工作中的注意事项：1）、在实际交房过程中遇到原则性问题，如：在勘测反馈时发现合同约定的交付日当天房东无法按照合同约定的物业交付条件交付给我司时，或房东方有意不与我司人员进行勘测影响交房进度时等，筹建计划部交房管理组需将所有店面交房情况进行汇总，以书面形式于每天反馈给开发中心。开发中心接到此汇总表后需与当地沟通，督促当地相关人员与房东方进行沟通，以避免上述原因影响我司正常的筹建进度。2）、交房通知书下发后，需将整套交房过程中涉及到的资料全部移交开发中心履约部汇总，并注明后续是否需开发中心履约部跟进的解决。避免筹建中心与开发中心因交接不清楚，而给集团带来损失。3）、部分物业设备设施专业性较强，需要加强了解、沟通；如电梯应联系与我司有电梯维保合同关系的维保单位的电梯技术人员参与电梯交接工作，协助我司完成电梯交接工作。4）、各项物业设备设施在具备现场试运行条件的应当进行现场试运行，若不具备现场试运行条件的，依据合同如由业主提供完好并能正常使用物业设备设施的，应当在备忘录中对相关问题进行明确（如不能运行的可以明确相关物业设备设施的交接是以外观进行交接），以减少后期责任不清晰所带来的不必要的纠纷。5）、物业筹建管理组在了解合同相关交接信息时，必须注意是否按现状交接，并且应当注意所述“现状”是指连发与业主签定合同时的“现状”，还是我司与业主进行实际交接时的“现状”。6）、前期，现场察看过程中会出现因租赁物内部分物业设备设施为前期承租方所有，但实际交接时前期承租方已经将其所装物业设备设施拆除的情况。7）、待总部审批同意后方可与房东办理正式的房屋交接手续，在总部审批同意之前，当地不得与房东方办理交接手续，否则将对相关责任人进行严肃处理。8）、做好房屋交接后的看管保护工作，安排保安人员进入现场值班，明确各时段值班人员责任；检查所有通道、防盗门锁是否完好。3、交房工作指导书为了指导大区更好的完成交房工作及合理掌握交房工作时间节点，总部筹建计划部将定期制作交房工作指导书，并于签约合同传至筹建计划部一天内下发相应的大区，子公司。第 7 页 共 7 页