最新500强企业总裁办总经办秘书店面筹建跟进手册

公司LOGO 总裁办秘书筹建跟进指导手册总裁办秘书筹建跟进指导手册目录(辣爸当家)一、跟进秘书的工作职责、工作流程3二、在各筹建阶段的跟进工作重点41、预备期2、计划期3、筹建前期4、筹建后期5、开业期6、调整期三、筹建跟进秘书需要关注的重要问题121、 如何合理安排自己的工作计划？2、 如何及时有效地发现筹建工作中的存在问题？3、如何进行筹建跟进过程中的信息汇报工作？4、如何解决自身专业知识和宏观综合跟进工作间的矛盾？5、如何撰写高质量的筹建跟进出差报告？四、筹建工作中的各种会议体系141、筹建工作总体例会及专题会议体系A、筹建例会体系 B、总体专题会议体系2、装修基建专题会议体系3、营销工作组专题会议体系4、市场策划组专题会议体系5、连锁店管理组专题会议体系6、公共关系组专题会议体系7、人力资源组专题会议体系8、售后、物流、客服组专题会议体系9、保安专题会议体系五、相关表单体系（所有表单项目见后附样稿）221、 筹建申请单2、 命名申请单3、“XX店”筹建通知书4、“XX店”筹建人员名单5、“XX店”筹建主要时点确认表6、“XX店”筹建工作日报表7、“XX店”筹建问题反馈表8、“XX店”开业人员分工及场地划分9、“XX店”开业保安方案10、“XX店”筹建工作总结11、“XX店”开业运营报告六、标准表单样本241、XXXX连锁 店筹建申请单2、XXXX连锁 店命名申请单3、XXXX连锁 店筹建通知书4、XXXX连锁 店筹建人员名单5、XXXX连锁 店筹建主要时点确认表6、XXXX连锁 店筹建工作日报表7、XXXX连锁 店筹建问题反馈表8、XXXX连锁 店开业期间人员分工及场地划分9、XXXX连锁 店开业期间保安方案筹建跟进秘书手册一、筹建跟进秘书的岗位职责、工作流程（一）岗位职责：全面了解新开连锁店筹建事宜。具体负责跟进筹建队伍的管理和各项工作计划的开展落实情况，负责收集和汇总筹建期间各种信息；负责定期向总裁办领导汇报筹建工作进度及存在问题，并跟进解决。店址签约（二）工作跟进流程： 跟进连锁发展中心确定计划开业时间了解项目基础情况及筹建申请单上报情况跟进连锁店命名申请单上报情况与财务中心、连锁发展中心确定连锁店具体名称 跟进筹建主要时点确认表及人员分工的制定、审核与连锁发展中心及集团相关中心沟通跟进筹建人员落实到位与连锁发展中心人力资源管理中心沟通跟进各筹建小组细分筹建工作计划制定情况跟进连锁发展中心筹建管理部及相关中心审核、备案 跟进筹建助理的组织、落实情况。具体会议安排见附表跟进筹建工作中的各种会议体系的召开情况及会议纪要的上报情况及时上报影响整个筹建进程的重大问题并跟进解决情况协调、解决筹建过程中出现的各种问题并跟进筹建工作计划的调整情况和总部连锁发展中心筹建管理部及其他对口中心保持通畅的沟通定期向集团高层领导汇报筹建工作的进展及存在问题跟进检查、落实各项开业准备工作协调开业期间出现的各种问题提交筹建跟进报告（出差）二、在各筹建阶段的工作重点整个筹建工作划分为以下几个阶段：预备期（筹建通知书正式下发之前）计划期（筹建通知书正式下发筹建全部人员到位）筹建前期（筹建人员全部到位正式开业前十五天）筹建后期（开业前十五天正式开业前两天）开业期（正式开业前两天开业结束）调整期（开业后两周）在不同阶段筹建跟进秘书的工作重点也各不相同：（一）预备期（筹建通知书正式下发之前）1、工作重点了解店址信息：签约时间、交房时间、房屋基础条件、当地市场特点等；了解现有人员的储备情况，跟进了解对可能存在的人员问题的相应准备工作。2、注意事项（1）房屋基础条件：装修基建是整个连锁店筹建过程中耗费时间最长、最硬性的指标，直接关系到开业时间的确定，所以筹建跟进秘书必须仔细了解房屋的基础条件，一般来说分为以下几个方面：A、顶：根据连锁发展中心设计部的方案确定是否需要重新吊顶、局部修补或维持原样；一般吊顶有石膏板、矿棉板、铝隔删（按费用高低排序），我司一般采用石膏板、矿棉板；B、地：根据连锁发展中心设计部的方案确定是否需要重新铺设地砖、局部修补或保持原样；我司的标准为60*60CM的米黄色镜面砖；C、墙：一般只需粉刷（刷白）即可；D、扶梯：如没有扶梯，但有扶梯井，只需通过总部物业管理部定做，尺寸测量、合同报批、签定周期约7天，制作周期约30天，安装、调试、装修期约7天（要特别关注扶梯外侧装修的责任方），共计45天左右（如情况特殊可做适当压缩），且要求在开业前取得验收合格证；E、电量：一定要按合同规定的电量进行核实，并计算我司的实际用电量（按60KW/1千平米计算，不含动力用电），若不够则需要增容、拉临时电或租用发电车；电力增容（购买变压器）费用一般都超过10万元，需要报审计办进行招标，但供电为垄断行业，供电局一般会指定一家公司负责，此时我司就没有其他选择，整个周期一般为1个月（正规流程，但根据实际情况会有所变化）；F、消防：所接受的房屋必须有消防验收合格证，否则我司在二次装修报验过程中出现原有消防系统的问题都应该追究房东的责任；G、承重：按设计院规定，电器商场的承重标准应该是350KG/平米，一般来说刚刚建成的商业用房不可能存在承重的问题，但对于年代较久或商场内有后来搭建区域的房屋就要特别关注承重问题，一定要到设计院去核实原始资料，如果存在承重问题，则需请设计院出具加固方案并要求房东承担责任。（假如贸然开业，会存在安全隐患，也有可能被公安机关强行封门。）（2）交房时间是影响整个筹建周期与计划制定的重要因素，跟进秘书必须了解所跟进新开店面的交房时间和房屋交接情况。同时要了解新开店面所在城市的家电市场容量、竞争对手店面分布、经营状况等基础信息。（二）计划期（筹建通知书正式下发筹建全部人员到位）1、工作重点（1）跟进总裁办、连锁发展中心确定计划开业时间（2）跟进连锁发展中心筹建班子的搭建情况（3）跟进筹建主要时点确认表的制定和确认情况2、注意事项（1）计划开业时间：一般店面的正常筹建期为40天（从签定合同至开业），我们在计划期确定的开业时间只是一个整体的目标计划，在实际的推进过程中可以作适当的调整；同时，在确定开业时间时尽量避开元旦、国庆、五一等大型节假日，在这种时候开业，工厂的资源并不会完全投向我司，而且对于一些准备仓促的店面，大型节假日期间高强度的终端销售会严重冲击我们的现场销售秩序，造成大量投诉和人员疲劳。（2）筹建主要时点确认表：该表是包含店面基础、配套建设、市场机会、各重点项目工作结点的筹建工作计划，对筹建工作具有较强的指导意义，同时也是筹建跟进秘书跟进工作的立足点。筹建跟进秘书应当在充分了解筹建单位人员构成及物业基础条件的情况下认真研究筹建主要时点确认表。（三）筹建前期（筹建人员全部到位正式开业前十五天）1、工作重点（1）跟进全部筹建人员落实到位情况。（2）跟进当地“筹建动员会”的召开情况及筹建会议体系的建立、筹建人员分工的明确情况。 （3）跟进各筹建小组负责人工作计划细分情况并收集相关资料。（4）营销：跟进营销组对当地市场、竞争对手、工厂态度等的调研情况；了解场地谈判标准、各事业部谈判指标的制定、分解；了解营销谈判进度的确立；了解各品类的基本定位、操作思路、对工厂的统一宣传口径、招商函件、大致品牌布局思路。（5）市场：跟进市场策划组对当地市场环境、媒体发行量、排名及价格等的调研情况；跟进当地整体宣传计划的制定；了解室内外广告位的位置的制定与明确、价格及各事业部的分配方案。（6）公关：了解公共关系组对政府部门、媒体、房东的拜访情况；重点关注消防报批、外立面报批情况。（7）行政：跟进行政组筹建办公室、设备、现场布置、通讯工具的落实情况；了解人员住宿、用餐的安排。（8）财务：了解当地营业执照注册地点的确定；重点关注当地纳税政策的确定；了解开户行的确定；了解筹建期间财务制度的建立。（9）人事：跟进人员招聘计划的确定及当地招聘情况，重点关注当地现场招聘会的情况。（10）物流：了解外库的选址、签约情况；了解物流配送能力的设计情况；重点关注工人的招聘情况、外租车计划数量及谈判情况。（11）售后：了解售后服务中心的建立；了解售后网点的选址、签约情况；重点关注工人招聘情况。（12）装修：跟进平面布局图、外立面效果图的确立和工作进度；了解装修工作量；重点关注装修进度计划；了解整体装修方案的确定；了解当地开工手续的办理情况；了解装修工程首付款的支付情况。（13）信息：了解ERP机房的装修进度；了解网络专线的申请情况。（14）商场：了解营业人员的到位情况，重点关注人员培训安排和考核情况。（15）保安：了解施工现场安全保卫方案的制定及落实情况。2、注意事项细分工作计划：所有筹建人员到达后，筹建跟进秘书应该跟进各筹建小组根据总部确定的筹建主要时点表细分本小组的筹建工作情况，跟进相关责任人的落实及具体进度制定情况；同时，由于筹建工作的多变性，筹建跟进秘书应当及时跟进细分计划的调整情况，使计划与实际相符合。（四）筹建后期（开业前十五天正式开业前两天）1、工作重点（1）营销：跟进品牌布局图的确定及资源争取情况；跟进工厂展台制作进度；了解资金计划、备货计划；了解广告位落实到位情况；跟进促销员到位情况；了解产品到货及入库情况；了解开业销售计划的制定分解和开业预亏报告产品定价方案的制定；重点跟进特价机资源的争取及特价机货源的正常入库；了解各品类开业促销方案的制定；了解优惠单制单情况；重点关注通讯、数码等现场销售可提货商品的及时入库，避免货源的问题影响开业期间的销售。（2）市场：了解整体宣传计划的制定与实施进度；了解新闻发布会的准备与召开情况；了解各类软硬广告的发布情况；重点跟进整体促销活动方案的讨论和制定、各产品促销活动方案的讨论和制定、竞争对手促销方案的预计和研讨、促销活动细节的计划与分工；重点跟进户外活动的落实及各项促销活动、户外布置场地（其中户外场地使用需外联办公室配合审批到位）；了解开业现场路演和需要抽号产生的商品的场地确认情况；了解舞台、电源、音响、抽奖箱的到位情况；跟进抽号注意事项及抽奖流程的明示等各项准备工作；重点跟进现场拍照人员的确定、照相、摄像器材的准备。（作用如下：品牌开业资源费用结算，开业期间突发事件，尤其是竞争对手扰乱引起的现场状况的证据留存。）（3）公关：重点跟进消防验收；重点跟进开业活动报批；了解各种开业期间公关情况；主要跟进内容包括（新店开业前的当地公安部门备案；户外路演活动的报批；开业时车辆及交通秩序的维持；外请警力的申请；卫生许可证的办理；促销活动场地申报；开业期间政府部门人员的邀请；物价标签的申办