《管理信息系统》大作业-企业招聘管理信息系统分析报告

企业招聘管理信息系统分析报告一、系统开发背景1.系统现状及问题对于企业而言，企业招聘是一个十分重要的环节，它为企业提供了源源不断的优秀人才，是企业生命力和创造力的重要保证。因此，企业十分重视这个环节，每年都花费大量的人力、物力和财力来进行校园招聘和其他招聘。然而大多数企业对其招聘流程的管理仍然处于手工状态，并没有形成一个完整而有效的信息系统来对其进行管理。企业进行招聘时，招聘的进程不明晰，招聘相关人员之间的消息传递不及时，招聘进度缓慢，耗费无谓的时间和资源较多。招聘相关文件的管理过于零散，涉及人数过多，甚至造成某些文件没有进行存储。由此可以分析出潜在的需求：企业需要一个信息系统来对其进行管理，以降低招聘的相关成本，同时使更多的人力、物力和财力得到更好的用途，以达到最终更大的收益。2.系统目标及拟实现的功能系统目标：为企业招聘建立一个完善的信息系统，在企业用人需求确定后，利用该系统对企业的招聘流程来进行有效的管理。系统用户：与招聘相关的宣传人员（包括线上和线下）、面试人员、后期的培训人员（视企业具体情况而存在）、人事文秘以及各部门总监。拟实现的功能：本系统不对外开放，用户仅是企业内部与招聘相关的人员。系统针对的是企业招聘流程及相关信息的管理问题。通过本系统，涉及招聘的相关人员无需进行面对面交流和确认就可得知招聘的进程并根据系统提示及时开展下一步工作；同时，招聘相关文件实现自动存储，方便整理。I.主要功能：对企业招聘流程进行追踪以及相关信息进行管理。a.系统登录设有不同类型的用户，包括宣传人员、面试人员、培训人员、人事文秘以及部门总监（包括人事部总监、策划部总监、设计部总监、销售部总监、财务部总监等，此处可根据公司组织结构进行调整，本系统以xx传媒公司为例）；b.不同类型的用户拥有不同的账号，每一种类型可设有多个用户账号，每一种类型的用户登录后的界面只显示此类型用户所负责的业务部分；b.每个账号登录后的主界面上方都设有一条时间轴，可以显示招聘的当前进度；c.每个用户一旦完成自己业务范围内的任意一项子业务，都要对系统的时间轴进行更新，方便其他用户登陆后了解招聘的进度并安排工作；d.时间轴是按照业务流程的顺序设计的，某一类型用户的业务全部完成，系统会提醒接下来需要开始业务的用户；e.支持不同类型的用户之间互相传送文件和指令，并对通过系统传输的文件进行自动保存，放在系统的某一板块下，此版块仅在人事文秘登录后显示，该板块内的文件由人事文秘进行管理；f.系统支持word、excel、access等常用文件的导入导出，如支持简历的导入；支持面试者名单及信息、试用人员名单及信息、正式员工名单及信息的导出；II.拓展功能：为更好地辅助本系统，拟建立一个招聘网站，将其作为企业官网下的一个专属招聘网站，同时将此网站与本系统建立联系，实现各类文件的传输。该招聘网站的功能如下：a.发布招聘通知；b.上传宣讲会视频；c.收集简历并传输到本系统；d.从本系统导入面试者名单、试用人员名单、正式员工名单等并发布在该网站上，供应聘人员了解每一环节的结果。3.系统可行性分析管理上的可行性：本系统是基于企业的当前需求而提出的，能够切实解决企业存在的问题，大大缩减企业的投入,管理层表示十分支持，他们确实迫切需要一套管理信息系统来缩减企业在招聘上的成本。技术上的可行性：本系统的开发难度适中，当前的软、硬件技术能够较好地满足系统开发的要求。同时关于招聘网站的建立部分，当前存在类似的网站可以借鉴学习。经济上的可行性：本系统的开发成本包括前期调查成本、开发成本（开发人员费用、开发设备费用等）、后期的运行和维护成本。本系统的效益在于系统正式投入使用后，它可以大大节省企业在招聘管理上人力、物力以及财力的投入，可以使企业将更多的人力和财力投入到别的业务上，这是一个间接的、长期的效益。因此，从长远的角度来看，系统的开发收益是远远大于开发成本的。二、组织机构及职能分析组织机构图：职能：宣传人员：线上发布招聘通知；进行招聘宣讲；收集简历；将收集到的简历汇总成“简历文档”并上传到系统；筛选简历，并将简历符合要求的人员名单及信息整理成文档发送给面试人员。面试人员：利用宣传人员发送的面试者名单及信息进行面试，将通过面试的拟试用人员名单及信息整理成文档并通过系统发送给各部门总监审核。部门总监：负责试用名单的审核和试用人员的试用期考核，同时分别将成功通过的人员名单发送给人事文秘；人事文秘：将各部门总监审核通过的试用人员名单及信息、正式员工名单及信息进行存档，并在整个招聘流程结束后整理系统默认存储文件板块；培训人员：利用人事文秘发送的试用人员名单及信息进行培训。三、业务流程分析业务流程图如下：业务描述：1. 系统从宣传人员开始。宣传人员线上发布招聘通知，并收集简历；随后到指定地点开展宣讲，并继续收集简历；简历提交截止后，宣传人员将所有简历汇总做成简历文档进行存储；随后筛选简历，将简历符合要求的人员名单及信息发送给面试人员。2. 面试人员根据宣传人员发送的面试者名单及信息开始组织面试，并向面试者发送面试通知；随后进行面试，并筛选面试者，将面试通过的人员确定为拟试用人员，随后将拟试用人员名单及信息交给各部门总监分别审核。随后向审核未通过和面试未通过的人员均发送未通过通知。3. 通过审核的人员确定为试用人员，由人事文秘登记试用人员名单及信息并存档，随后人事文秘将试用人员名单及信息发送给培训人员，并向试用人员发送试用及培训通知。4. 培训人员根据人事文秘发送的试用人员名单及信息开展培训。5. 随后，试用人员开始试用期工作，各部门总监对本部门的试用人员进行考核。6. 考核通过的人员确定为正式员工，由人事文秘登记正式员工名单及信息并存档。随后人事文秘向未通过考核的员工发送辞退通知，向正式员工发送转正通知，系统结束。四、数据流程分析数据流程图如下：数据字典举例：1. 数据项举例：数据项编号：H03-05数据项名称：正式员工编号别 名：正式员工编码简 述：人事部某个员工的代码类型及宽度：字符型，4位取值 范围：“0001”“9999”2. 数据流举例：数据流编号：D2数据流名称：面试通知简 述：用来通知简历符合要求的人员参加面试数据流来源：面试人员数据流去向：应聘人员数据流组成：面试者编号+面试者姓名数据 流 量：2份/年高峰 流 量：4份/年3. 处理逻辑举例：处理逻辑编号：P3处理逻辑名称：筛选简历 简 述：筛选出简历符合要求的人员名单及信息 输入的数据流：收集到的所有简历处 理：根据简历的完整性和内容与公司要求的切合性，剔除简历不合要求的人员。输出的数据流：面试者名单及信息 处 理 频 率：每年2次 4. 数据存储举例：数据存储编号：F2数据存储名称：面试者名单及信息简 述：简历符合要求的人员的名单及信息数据存储组成：面试者编号+面试者姓名+面试者简历关 键 字：面试者编号相关联的处理：P3、P4(包括P4.1和P4.2和P4.3)五、系统功能分析功能结构图如下：系统功能：宣传流程追踪：宣传人员通过专属招聘网站发布招聘通知，并分享宣讲会视频，系统通过时间轴监督宣传人员的工作并向其他类型用户展示其进度，同时系统对简历文档进行保存。面试流程追踪：系统通过时间轴监督面试人员的工作并向其他类型用户展示其进度，同时系统对面试者名单及信息、拟试用人员名单及信息进行保存。培训流程追踪：系统通过时间轴监督培训人员的工作并向其他类型用户展示其进度。记录：人事文秘利用系统登记试用人员名单及信息、正式员工名单及信息，并进行保存。（注：人事文秘在招聘结束后要对系统默认存储板块进行整理）审核：各部门总监利用系统进行试用人员名单审核、试用期考核。不足之处：如果人员存在未完成任务而更新时间轴的行为，将会影响其他类型用户的工作安排和工作进度。因此，需要员工反映真实的情况，才有利于系统更好地运行。