MCPC-SAP-萌蒂制药现状与需求调研-Ver20

1 汉得信息技术股份有限公司HANDEnterpriseSolutionsCompanyLtd www hand 萌蒂制药SAP项目现状调研与业务需求总结 萌蒂 中国 制药有限公司 汉得信息技术股份有限公司版权所有 编制人 萌蒂SAP项目组 日期 June2011 目录 2 现状调研初步总结 1 现状调研主要工作 3 基本概念培训 业务单据 业务报表 工厂参观 车间参观 后勤业务访谈 财务业务访谈 项目管理访谈 后勤业务补充调研 现状调研报告 模块内现状讨论 顾问内部讨论 项目组集中交流 业务部门讨论 对萌蒂各部门业务在较短时间内快速掌握 确定业务主线 核心业务范围 整理业务面的主要问题 需求 初步建议 详细问题进入IssueLog 专题集中讨论 2011 5 19 2011 5 30 财务业务补充调研 2011 6 1 2011 6 7 2011 6 10 业务流程 需求建议清单 管理制度 项目管理补充调研 业务调研清单 问题需求和建议清单 4 问题需求范围 业务实施目标中的重要内容清理 业务调研问卷和访谈调研中梳理的主要业务问题 综合跨模块影响的业务专题 业务需求和高层管理目标的说明 订单管理 折扣信贷管理发运管理 库存SAP SDM接口开票 金税接口 货源管控采购计划管理采购收货与IQC批次和FIFO物料状态管理物料有效期管理 资源的定义计划体系生产批维护及审批半成品管理称重系统接口 项目分类立项申请采购甄选合同审批费用申请预算控制进度管控 主数据编码管理新旧会计准则切换材料成本核算方式HR系统接口网银接口 提出的方案建议 针对业务问题的原因分析 针对业务问题的考虑方向 针对业务问题的初步方案建议 针对业务目标的实现方向 目录 5 现状调研初步总结 1 6 销售与分销专题 1 订单管理 折扣 6 业务现状 目前标准销售订单流程 订单与产品批号一一对应 客户与送货地址一一对应 销售支持负责下单 应收会计维护折扣 建议或目标 灵活便捷的下单 发运及开票 物流商可自动确定 送货地址可自动确定 一张订单可对应多个物料 一个客户可对应多个送货地址 一张系统发票可对应多张金税发票 报表实时展现客户可享受现金折扣 减轻手工维护负担 7 销售与分销专题 2 信贷管理 7 业务现状 信用超额系统管控 信用超期人工管控 目前信用超额订单无法保存客户实际下单数量 目前特别发货情况没有报表清单形式体现 建议或目标 客户信用超额或者超期都由系统管控 被冻结订单无法传递生产需求也无法发货 应收会计收到审批完整的特殊发货请求 释放订单 系统实时更新客户的信用风险总额 开发特别发货情况报表 可体现某段日期内的审批情况 特别发货情况 以便有效对客户拖欠款情况进行管控 销售订单 Exceedcreditlimitation 超过信用额度 8 销售与分销专题 3 发运管理 库存 8 业务现状 目前发运流程销售支持根据先进先出原则在订单层面手工选择产品批号 库管员负责核实并反馈 目前系统中没有交货单单据 只是根据订单打印出交货通知单的格式 目前系统没有报表实时体现库存情况 每周二及周五发货后库管员手工扣减库存 建议或目标 SAP系统中增加交货单单据 有两点好处 1 可以省略订单打印环节 2更加灵活地进行发运管理 一张订单可对应多张交货单 多张订单可对应一张交货单 产品批号由系统根据先进先出的原则在交货单层面自动确认并可手工修改 无论是生产收货还是销售发货 系统会自动更新库存情况 并以报表形式展现 库房可及时了解库存情况 9 销售与分销专题 4 SAP SDM接口 待更新 9 业务现状 目前SUN系统与SDM系统没有接口 建议或目标 开发SAP系统与SDM二级经销商系统的接口 SAP系统中可展现4家麻药一级经销商与二级经销商之间的销售情况 明晰一级经销商库存以便销售预测 10 销售与分销专题 5 开票 金税接口 10 业务现状 目前开票流程SUN系统与金税系统没有接口 需要手工开具金税发票 SUN系统中没有维护系统发票 建议或目标 SAP系统中增加开票环节 及时更新应收 收入等会计科目 与FICO模块集成 针对需要手工开具金税发票的现状 启用金税系统与SAP系统接口互联来进行自动开票 可使系统中选中的销售发票生成金税发票系统能够接收的数据文件 直接导入金税系统 免去人工二次输入的麻烦 减少人为错误 并确保两边发票的金额一致 已生成金税发票的ERP发票 将自动回填金税发票号 便于对帐 通过定义用户权限 避免越权操作 确保系统安全 系统发票 金税发票 金额 客户 明细 金税发票号 目录 11 现状调研初步总结 1 采购业务专题 生产性采购需求流转 12 业务现状 生产部每月制定生产计划 流转至物流部 物流部在考虑库存总量 安全库存以及交货周期的前提下 手工制定采购计划 采购业务专题 生产性采购需求流转 13 建议或目标 货源管控 物料只能向特定供应商采购 不在货源清单下的供应商不允许发生采购业务 采购价格管控 记录采购价格 一方面简化前台操作 减少错误发生 另一方面实现不同期间的物料采购价格分析 采购需求确认 通过SAPMRP 物料需求计划 的运算 在考虑销售需求 生产需求 安全库存的前提下 产生采购需求 关税和进口杂费处理 对于进口采购 将关税和进口杂费对应到订单上 采购订单 发票 库存业务专题 14 业务现状 采购收货业务 采购收货业务与质量检验业务链接 通过手工单据 入库单 物料状态转移 库存业务专题 15 业务现状 生产发料业务 生产部出具 生产批指令 以及 物料申请单 至库官员 库管员后续拣配物料至车间 库存业务专题 16 业务现状 成品生产收货业务 生产完成后 质量部进行检验 由于检验时间较长 车间先填写 生产入库单 库管员将物料放置于待检区 待质量部出具检验结果后 库管员将物料转移至合格区或不合格区 库存业务专题 17 建议或目标 物料状态 加强库存发放安全性的控制 库存状态的转换 如待检变为合格 由质量人员控制 避免不合格材料流入生产工序中 批次管理与物料先进先出 通过批次管理 记录物料进库日期 物料有效期等信息 同时实现货物的先进先出 实现在库物料的精细化管理 物料有效期管理 通过批次记录的有效期时间 保证过期物料能提前被检测 同时避免过期物料流入正常的生产或成品发货业务中 单据功能 业务上流转的单据 如采购入库单 物料申请单 成品入库单等 通过系统打印 代替现时手工填写的情况 超量收货的控制 对于供应商送货超出订货数量的情况 需要进行容差控制 超出容差部分不能在原订单上接收 非生产性报废的控制 从财务分析报废费用的角度 在业务上区分非生产性报废的对应明细信息 如物料号 数量 批次和对应的财务凭证等 质量业务专题 18 业务现状 现时存在的检验业务包括 采购收货检验 生产过程检验 物料复检 发生检验的物料包括 原材料 辅料 包装材料等 质量业务专题 19 建议或目标 检验业务触发 采购收货 生产工序完成后自动触发检验业务 并将触发数据传达至LIMS系统 检验结果数据接收 具体质量检验业务完成后 LIMS最终结果数据 放行 不合格等 传送至SAP 以链接后续后勤业务流转 物料状态控制 加强库存发放安全性的控制 库存状态的转换 如待检变为合格 由质量人员控制 避免不合格材料流入生产工序中 目录 20 现状调研初步总结 1 计划与生产专题 1 资源的定义 21 建议和目标 将生产中用到的设备 班组等定义为资源 为资源定义缺省值 能力数据 排产数据 成本数据 定义人工 机器 制造等作业类型 问题现状 没有定义资源 手工统计能力数据 只统计工时 计划和生产专题 2 计划体系 22 问题现状 建议或目标 手工 BOM Routing 自动 报表 计划与生产专题 3 生产批维护及审批 23 问题现状 手工制定批指令 打印纸制批指令单据在各部门间传递审批 建议或目标 系统内制定批指令系统内审批打印已审批通过的批指令未通过审批的批指令不能打印下发 生产部制定批指令 物流部审核批指令 质量部审批批指令 传递纸制单据 传递纸制单据 系统内完成审批 计划与生产专题 4 生产半成品管理 24 问题现状 实际有半成品 包衣片 管理 但没设立单独料号 包衣片与成品使用同一个料号 库存 成本难于区分在制品管理 建议和目标 为包衣片设立单独的料号 便于库存及成本的区分 为半成品设立单独的MRP控制者及生产订单类型 对半成品进行库存管理 减少在制品 计划与生产专题 5 称重系统接口 25 问题现状 手工记录称重结果 人为核对物料及批号 人为核对配方信息 建议和目标 称重系统 生产批 物料及批号 重量 物料 BOM 生产批 生产批发料结果 目录 26 现状调研初步总结 1 项目管理专题 1 项目主数据 27 业务现状 项目分类 主要分为医学部和市场部项目 然后以产品维度进行划分 各部门自行定义编码规则 如下表 按照项目整体进行项目管理 建议或目标 明确所有项目分类和各部门所涉及的项目类型 制定统一的编码规则 将项目整体进行工作分解 每个项目分解为更细的子项目或工作 项目管理专题 2 项目过程管理 28 业务现状 项目过程管理分为项目立项申请 采购甄选 合同 采购订单 项目费用申请四个阶段 四个阶段均要进行审批流转 29 项目管理专题 2 项目过程管理 建议或目标 1万以上非生产性项目进行项目管理 实现立项申请 采购甄选 合同 采购订单三个流程的无纸化审批 项目费用申请审批在系统外完成后在系统中入账 立项申请 立项申请完成后根据立项申请判断是否进行采购甄选 如需进行采购甄选进入采购甄选流程 如不进行采购甄选则根据供应商类型判断进入合同或采购订单环节 供应商类型管理 采购甄选 根据供应商类型判断需要甄选评估的供应商数量 采购订单或合同 下采购订单时根据供应商类型判断是否需要签订合同并审批 项目管理专题 3 预算与进度管理 30 业务现状 项目预算分为年初 年中和年末三个版本 项目预算的调整在年中和年末集中进行 涉及到跨年度项目第二年有剩余预算的 重新立项 预算在编制和调整时起到控制作用 项目进度分为立项申请 采购甄选 合同及审批 费用申请四个大的阶段 建议或目标 设置年初 年中和年终三个成本计划版本 项目预算参考成本计划创建和调整 项目预算按照总体进行控制 不按照年度控制 跨年度项目第二年不在系统中重新立项 从项目立项开始 实现预算对项目成本的实时控制 在立项申请 采购甄选 合同及审批 费用申请四个大阶段的基础上把控每个阶段中的审批状态和时间节点 目录 31 现状调研初步总结 1 财务专题 1 主数据编码管理 32 业务现状 目前萌蒂内部已经存在一套主数据编码体系 主要包括 会计科目 最多10位 5级编码 其中往来科目与供应商 客户编码相同 数量较多 维护工作量大供应商 客户 与会计科目编码相同 按成本中心 科目明细划分 编码规则不统一 数量较多成本中心 2位编码 共计23个 不包含区域属性 需要单独统计 管理区域数据 如员工数量等项目 分为医学部 市场部两大类 均为5位编码 项目之间均为同级关系 未体现出层次结构属性 建议或目标 会计科目 启用统驭科目管理 压缩供应商 客户等往来科目数量 精简会计科目数量 供应商 客户 进一步明确分类原则 重新制定编码规则 精简供应商 客户数量 成本中心 对于销售类成本中心建议明细划分到销售区域 重新制定编码规则 同时需要考虑可扩展性项目 未来建议采用PS项目层次结构编码规则 体现项目之间的层级 隶属关系 财务专题 2 新旧会计准则切换 33 业务现状 目前萌蒂使用2007年以前 企业会计准则 进行财务核算与报告 其中 中方报表需要按中国会计准则进行披露 外方报表需要按IFRs要求进行披露 建议或目标 在满足企业高层管理目标的前提下 建议启用新 企业会计准则 进行财务核算 新 企业会计准则 体系涵盖了国际财务报告准则 IFRs的原则内容 可以进一步缩小现行 企业会计准则 与IFRs的差异 需要对现有会计科目表进行全面梳理与匹配 采用新