驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析.pdf

1 驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析 Vera Na 今天我想谈谈如何联系邀请驻华使馆 我打算分会前邀请的理论准备与理解 会前邀请的实 际步骤与会后邀请反思三个部分进行阐述 希望此文能给正在挠头想邀请驻华使馆参会的迷 茫的你们提供一丝帮助 第一部分 会前邀请的理论准备与理解第一部分 会前邀请的理论准备与理解 2016 年 5 月末公司有一个大型的会议需要邀请驻华使馆 但是据我所知公司之前并没有这 方面的邀请 所以成功的案例和经验都没有 更没有可以借鉴的东西 在会前一个月 领导 从外面找来一位朋友 简单讲了一下如何邀请驻华使馆 当时我还是很不解 但是按照他给 的提示与自己的理解写下了会前的理论内容 供大家参考 在与驻华使馆的联系沟通交流过程中应该准备以下几点 一 心理建设一 心理建设 胆大心细 在与驻华使馆的人员沟通交流过程中需要有较强的心理素质 胆子一定要大 意 味着至始至总都要有很强的说服力与感染力 具有随机应变与较强的逻辑思维能力 既要 高大上 又要接地气 心理承受能力要强 当对方态度很强硬或者不好的时候 要用真诚的心去感染他们 而不是 直接放弃 要有越挫越勇的精神 如果对方态度很好的话 要能够使自己的话题起到锦上添 花的作用 吸引对方的兴趣点 让对方替你把这件事传达给需要传达的人 这就是借别人的 嘴去完成你的事情 可能会更容易 但是做这件事的前提是你一定要吸引对方的兴趣点 并 能够清晰地把你要传达的事情交代清楚 这样在传话的过程中才不至于使事情失真 二 事前准备二 事前准备 头脑储备 需要将自己的产品与想法梳理清晰 并且能够流利地表达出来 心理准备 两手准备 越挫越勇与锦上添花 2 语言准备 熟练的英语 具有感染力的中文 资料准备 备忘录的格式与模板 函的国际通用格式与范例 礼物准备 具有公司特色或产品特色的小礼物 三 沟通技巧三 沟通技巧 寒暄式 通过寒暄拉近与对方的距离 然后再进入主题 开门见山式 直接单刀直入式的进入主题 四 沟通规划四 沟通规划 沟通的目的 近期 成功邀请使馆人员参加我们的论证筹备会 长期 深入挖掘使馆资源 本身并达到我们商业模式的利益最大化 沟通的问题 罗列出需要跟使馆沟通的问题并预想出对方可能的答案与应对语言 沟通的风险 罗列已知的风险 预估未知的风险并做好相应的应对措施准备 规避沟通过程中出现的已知与未知风险的方法 规避可规避的风险 沟通的时间 五月初 五月中旬 沟通的地点 驻华使馆或者约好的场所 沟通的联系人 驻华使馆的商务部或者教育文化部翻译 参赞 沟通的方式 传真 电话 邮件 短信 面谈 沟通的效果 使使馆人员对此次活动感兴趣 并且能够为双方带来长久的发展 五 沟通方式五 沟通方式 传真 发传真给使馆的商务处或者教育文化处 电话 可以作为附加的沟通方式 用开门见山的方式讲明事由 在最短的时间内让对方对 此项目感兴趣 邮件 邮件可以发送对方感兴趣的更多书面材料 面谈 灵活性比较大 需要具有和好的综合素质 2016 4 21 3 第二部分 会前邀请的步骤第二部分 会前邀请的步骤 会议在 5 月 27 日结束了 本次会议我按照自己的理解与理论 展开了以下的步骤 成 功邀请了两家驻华使馆到会 下面我将自己的做法一一罗列如下供大家参考 会议邀请的具体做法 1 搜索邀请函的模板 分析如何撰写 包括格式 用语 禁忌与一些注意的事项 2 查询驻华使馆的联系方式 整理成表格用来备用 此表格包括的部分 驻华使馆名字 该国全称 属于哪个洲 欧洲 美洲 非洲 亚洲 有无你想要找的部门 如商务处 教育文化处等加以备注 电话号码 传真号码 地址 联系人 该国驻华使馆首页的网址 方便日后信息不准确进行回找 邀请的状态 可以进行跟进 备注 用来标注有用信息 此部分工程比较浩大 如果需要详细的信息录入 分类整理的话至少要花上一个星期 全世界有 200 多个国家 感谢我的同事们帮我整理此部分 3 确定邀请公司或协会的名头 4 撰写邀请函 5 翻译成英文 准备双语版本 6 准备会议议程作为附件 7 邀请函上加盖公章 8 彩色打印邀请函 9 扫描所有邀请函为 PDF 格式 4 10 按照之前准备的驻华使馆信息发送传真 11 有很多传真无效或者发送失败 做好记录 并打电话确认最新传真信息 然后重新发送 传真 12 确认回函信息 进行电话沟通与对方详细询问是否需要接送 是否需要准备翻译等细 节问题 13 会前发信息或邮件进行确认 14 提前一天短信通知会议时间与地址进行提醒 再次确认是否参会 15 会场进行简单沟通 互换名片为日后进一步沟通做铺垫 16 在发送传真的同时也发送电子邮件 这样确保了成功率 第三部分 会后邀请反思第三部分 会后邀请反思 会后领导让我们反思一下会议 并做个总结 我首先想到的是如何写一些切身的体会与 邀请使馆的心得 写下来以供广大朋友参考 希望此文能给各位带来借鉴意义 1 邀请函的公司或协会名头 必须下一些功夫 据我在邀请驻华使馆的过程中多方学习 打听 并切身体会到驻华使馆每 天会收到大大小小会议邀请大概几百份 根本没有时间去一一过目 所以 邀请函的公司或 协会的名头非常重要 驻华使馆会按照级别进行排序 当然 也不能一概而论 一些大的国 家驻华使馆会很忙基本只跟级别高一点的联系 一些小国家如果他们对你的会议内容感兴趣 即使名头不是特别有吸引力也会跟你联系 2 邀请的时间 请务必在会前一个月以上进行邀请 一些大的国家的邀请时间基本要在 6 个月或以上 例如 德国 法国 美国这些国家 一些小国家 如果他们对你的会议内容感兴趣 前一天也会报 名参会 3 邀请函的主题与内容 邀请函的主题最好要宽泛一点 不要太狭窄 否则使馆也难以找到切入点 至于内容上一定 要要有吸引力 简单说 就是如何吸引驻华使馆来参加你的会议 有没有明确的目的与效果 5 4 邀请函的长短 邀请函一定要简短 言简意赅 去除掉冗余信息 中文一页 英文一页 如果有议程 也控 制在一页上 在电话沟通过程中 有些使馆明确只要英文版本 不要议程 5 邀请函的格式 邀请函的格式一定要规范 不能马虎 因为据我所知 所有的使馆如果派出人员参加会议的 话 那么此份邀请函一定会在该驻华使馆备案 所以如果你是此邀请函的撰写人 任务艰巨 哦 6 邀请函的递送 如果你有熟悉的朋友的话 可以直接递送 这样成功率会高很多 7 邀请的费用 大部分都不需要费用问题 但是按照中国的礼节 一些礼物的准备 邀请前的会谈会有一些 费用 这个需要看公司实力 量力而行 8 邀请方式 传真 邮件 面谈 请根据实际需要灵活运用 我要说的就这么多 如果此文能带给您一丝的帮助 也是我的荣幸 最后 感谢您的阅 读 2015 6 3 6 备注使馆知识 请问全世界目前共有多少个国家 世界上共有 224 个国家和地区 其中国家为 193 个 地区为 31 个 其中 亚洲 48 个国家 东亚 中国 蒙古 朝鲜 韩国 日本 5 东南亚 菲律宾 越南 老挝 柬埔寨 缅甸 泰国 马来西亚 文莱 新加坡 印度尼西 亚 东帝汶 11 南亚 尼泊尔 不丹 孟加拉国 印度 巴基斯坦 斯里兰卡 马尔代夫 7 中亚 哈萨克斯坦 吉尔吉斯斯坦 塔吉克斯坦 乌兹别克斯坦 土库曼斯坦 5 西亚 阿富汗 伊拉克 伊朗 叙利亚 约旦 黎巴嫩 以色列 巴勒斯坦 沙特阿拉伯 巴林 卡塔尔 科威特 阿拉伯联合酋长国 阿联酋 阿曼 也门 格鲁吉亚 亚美尼亚 阿塞拜疆 土耳其 塞浦路斯 20 注 锡金现已并入印度成为其一个邦 所以这里不出 现 详细请看 欧洲 43 个国家 1 个地区 北欧 芬兰 瑞典 挪威 冰岛 丹麦 法罗群岛 丹 6 东欧 爱沙尼亚 拉脱维亚 立陶宛 白俄罗斯 俄罗斯 乌克兰 摩尔多瓦 7 中欧 波兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德国 奥地利 瑞士 列支敦士登 8 西欧 英国 爱尔兰 荷兰 比利时 卢森堡 法国 摩纳哥 7 南欧 罗马尼亚 保加利亚 塞尔维亚 马其顿 阿尔巴尼亚 希腊 斯洛文尼亚 克罗地 亚 波斯尼亚和墨塞哥维那 意大利 梵蒂冈 圣马力诺 马耳他 西班牙 葡萄牙 安道 尔 16 非洲 53 个国家 6 个地区 北非 埃及 利比亚 苏丹 突尼斯 阿尔及利亚 摩洛哥 亚速尔群岛 葡 马德拉群 岛 葡 8 东非 埃塞俄比亚 厄立特里亚 索马里 吉布提 肯尼亚 坦桑尼亚 乌干达 卢旺达 布隆迪 塞舌尔 10 中非 乍得 中非 喀麦隆 赤道几内亚 加蓬 刚果共和国 即 刚果 布 刚果民主 共和国 即 刚果 金 圣多美及普林西比 8 7 西非 毛里塔尼亚 西撒哈拉 注 未独立 详细请看 塞内加尔 冈比亚 马里 布基 纳法索 几内亚 几内亚比绍 佛得角 塞拉利昂 利比里亚 科特迪瓦 加纳 多哥 贝 宁 尼日尔 加那利群岛 西 18 南非 赞比亚 安哥拉 津巴布韦 马拉维 莫桑比克 博茨瓦纳 纳米比亚 南非 斯威 士兰 莱索托 马达加斯加 科摩罗 毛里求斯 留尼旺 法 圣赫勒拿 英 15 大洋洲 14 个国家 10 个地区 澳大利亚 新西兰 巴布亚新几内亚 所罗门群岛 瓦努 阿图 密克罗尼西亚 马绍尔群岛 帕劳 瑙鲁 基里巴斯 图瓦卢 萨摩亚 斐济群岛 汤加 库克群岛 新 关岛 美 新喀里多尼亚 法 法属波利尼西亚 皮特凯恩岛 英 瓦利斯与富图纳 法 纽埃 新 托克劳 新 美属萨摩亚 北马里亚纳 美 北美洲 23 个国家 13 个地区 北美 加拿大 美国 墨西哥 格陵兰 丹 4 中美洲 危地马拉 伯利兹 萨尔瓦多 洪都拉斯 尼加拉瓜 哥斯达黎加 巴拿马 7 加勒比海地区 巴哈马 古巴 牙买加 海地 多米尼加共和国 安提瓜和巴布达 圣基茨和尼维斯 多米 尼克 圣卢西亚 圣文森特和格林纳丁斯 格林纳达 巴巴多斯 特立尼达和多巴哥 波多 黎各 美 英属维尔京群岛 美属维尔京群岛 安圭拉 英 蒙特塞拉特 英 瓜德罗 普 法 马提尼克 法 荷属安的列斯 阿鲁巴 荷 特克斯和凯科斯群岛 英 开曼 群岛 英 百慕大 英 25 南美洲 12 个国家 1 个地区 北部 哥伦比亚 委内瑞拉 圭亚那 法属圭亚那 苏里南 5 中西部 厄瓜多尔 秘鲁 玻利维亚 3 东部 巴西 1 南部 智利 阿根廷 乌拉圭 巴拉圭 4