《卓有成效的管理者》经典词句课件.ppt

本书中 德鲁克集中论述了一个管理者如何做到卓有成效 这本书是德鲁克最著名的管理学著作之一 倾注了德鲁克极大的心血 一位卓有成效的管理者 一般具有以下6个特征 1 重视目标和绩效 只做正确的事情 2 一次只做一件事情 并只做最重要的事情 他极为审慎地设定自己的优先顺序 随时进行必要的检讨 毅然决然地抛弃那些过时的任务 或者推迟做那些次要的任务 他知道时间是他最为珍贵的资源 必须极为仔细地使用它 3 作为一名知识工作者 他知道自己所能作出的贡献在于 创造新思想 远景和理念 他的原则是 我能作哪些贡献 为了达成整体目标 我如何激励他人做出自己的贡献 他的目标在于提高整体的绩效 4 在选用高层管理者时 他注重的是出色的绩效和正直的品格 他能敏锐地感觉到为一个关键职务选用人才 是一项非常艰巨的任务 卓有成效的管理者也知道 还没有人能永无过失 他知道人无完人 即使是最有能力的人也有弱点 他关心的是一个人能做什么 而不是他不能做什么 他致力于充分集中人员的知识和技能 利用这些优势达成组织的目标 5 他知道增进沟通的重要性 他有选择性地搜集所需要的信息 他知道有些事物不能被量化 而过多的信息会导致混淆和混乱 6 他只做有效的决策 一群平凡人 能做出不平凡的事业吗 卓有成效的管理者 告诉我们 这是完全可以做到的 只要我们组织中的每一个人都能做到卓有成效 卓有成效可以学会吗 答案是肯定的 卓有成效是可以学会的 每个人都必须卓有成效吗 卓有成效的管理者必须做到的事 但是所有的知识组织中 每一位知识工作者其实都是管理者 即使他没有所谓的职权 只要他能为组织做出突出的贡献 目录 第1章 卓有成效是可以学会的第2章 掌握自己的时间第3章 我能贡献什么第4章 如何发挥人的长处第5章 要事优先第6章 决策的要素第7章 有效的决策第8章 管理者必须卓有成效 管理者的工作必须要卓有成效 推敲起来 使某项工作产生效益 Toeffect 和 完成某项工作 toexecute 可视为同义词 身为管理者 首先必须要按时做完该做的事情 换言之 管理者做事必须有效 只要你努力 你的人生就能够卓有成效 知识工作者必须自己管理自己 自觉地完成任务 自觉地做出贡献 自觉地追求工作效益 知识工作者的工作动力 取决于他是否具有有效性 及他在工作中是否能有所成就 如果他的工作缺少有效性 那么他对做好工作和做出贡献的热情很快就会消退 他将成为朝九晚五在办公室消磨时间的人 记者问一位青年步兵上尉 在战场混乱的情况下 你如何指挥你的下属 那位青年步兵上尉回答说 在那里 我是惟一的负责人 当我的下属在丛林中遭遇敌人却不知道该怎么行动时 我也因为距离太远无法告诉他们 我的任务 只是训练他们知道在这种情形下应该如何行动 至于实际上该怎么做 应由他们根据情况加以判断 责任虽然在我 但行动的决策却由战场上的每个人自己决定 示例 对组织负有贡献的责任 能实质地影响该组织的经营能力及达成的成果 在一家机构中 一位市场研究员也许有200位下属 而别一家竞争企业里的市场研究员也许只有一个秘书 然而就两位市场研究员做出的贡献来说 却无太大差别 即使有所差别 也只是行政工作上一些细节的不同 有200位下属 当然远远比只有一个秘书能够多做许多事 但却并不表示他的产出和贡献一定更大 示例 示例 有200位下属的市场研究员 只有一位秘书的市场研究员 1 人数众多 集思广益 2 人数众多 产生众多问题 主管人员被问题缠身 焦头烂额 无暇顾及真正的市场研究和基本决策 3 整日忙于审核数据 没有时间考虑 我们的市场 到底情况如何 4 当市场发生重大变化 足以影响企业存亡都疏于察觉 1 能干的 成为公司发展的知识和愿景的源泉 2 能力很低的 将时间耗于细权末节上 以至于视而不见 听而不闻 管理者的时间往往只属于别人 而不属于自己 管理者往往被迫忙于 日常运作 除非他们敢于采取行动来改变周围的一切 管理者需要的是一套判断标准 使他们能够针对真正重要的事项去工作 使管理者缺乏有效性的第三项现实因素是 管理者本身处于一个 组织 之中 对管理者的有效性而言 最重要的人物 往往并不是管理者直接控制的下属 而是其他部门的人 即所谓 旁系人士 或是管理者本人的上司 一位管理者如果不能与这些人主动接触 不能使这些人利用他的贡献 他本身就没有有效性可言 管理者是身处一个组织 内部 受到组织的局限 具体地说 在组织的内部 不会有成果出现 一切成果都存在于组织之外 举例来说 企业机构的成果 是通过顾客产生的 企业付出的成本和努力 必须通地顾客买其产品或服务 才能转变为收入和利润 在组织内部所发生的 只有人工和成本 我们说企业内部的 利润中心 其实是客气的称呼而已 实质上应该是 人工中心 一个组织要产生一项既定成果 其工作量越少 表示成绩越好 如果要用10万人来生产市场上需要的汽车或钢铁 那就是一项工业技术的失败 人数越少 规模越小 内部的工作越轻 组织就越接近于完美 就越有存在的理由 而组织存在的惟一理由 就是为外部环境提供良好的服务 这一点 我们每一位管理者都应该清醒地认识到 今天有许多年轻的受过高等教育的人士 不论是在企业机构 医院还是政府 他们的缺点之一 是往往以自己精通了某一狭窄领域的专门学问而自满 不屑于其他 一位会计当然不一定需要钻研人际关系 一位工程师当然不一定要钻研如何促销产品 可是他们至少应该知道那些是什么样的领域 为什么要设计那些领域 那些领域到底做些什么 示例 我们选择人才的时候 并不要求他们要通才 知识渊博 才华横溢 那是不现实的 我们将会选择在某一领域有一技之长的人才 并且认他能够在这个领域里充分发挥 有效性是一种后天的习惯 是一种实践的综合 即然是一种习惯 便是可以学会的 不过要把习惯建立得很好 却是不容易的 习惯必须靠学习才能养成 就像我们学习乘法口诀一样 我们每天读乘法表 一遍又一遍 直到我们纯熟得不加思考随口可以说出 六六三十六 那就成为我们固定的习惯了 学习习惯就非得反复地实践不可 没有任何理由不让普通人通过练习来获得胜任某项工作的能力 1 有效的管理者知道他们的时间用在什么地方 他们所能控制的时间非常有限 他们会有系统地工作 来善用这有限的时间 2 有效的管理者重视对外界的贡献 他们并非为工作而工作 而是为成果而工作 他们不会一接到工作就一头钻进去 更不会一开头就探究工作的技术和手段 他们会首先自问 别人期望我做出什么成果 3 有效的管理者善于利用长处 包括自己的长处 上司的长处 同事的长处和下属的长处他们还善于抓住有利形势 做他们想做的事 他们不会把工人建立在自己的短处上 也绝不会去做自己做不了的事 4 有效的管理者集中精力于少数重要的领域 在这少数重要的领域中 如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果 他们会按照工作的轻重缓急设定优先次序 而且坚守优先次序 他们知道 要事第一 重要的事先做 不重要的事放一放 除此之外也没有其他办法 否则反倒会一事无成 5 有效的管理者必须善于做出有效的决策 他们知道有效的决策事关处事的条理和秩序问题 也就是如何按正确的次序采取正确的步聚 他们知道一项有效的决策 总是在 不同意见讨论 的基础上做出判断 它绝不会是 一致意见 的产物 他们知道快速的决策多为错误的决策 真正不可或缺勤的决策数量并不多 但一定是根本性的决策 他们需要的是正确的战略 而不是令人眼花缭乱的战术 目录 第1章 卓有成效是可以学会的第2章 掌握自己的时间第3章 我能贡献什么第4章 如何发挥人的长处第5章 要事优先第6章 决策的要素第7章 有效的决策第8章 管理者必须卓有成效 有效的管理者并不是一开始就着手工作 他们往往会从时间安排上着手 他们并不以计划为起点 认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点 那么如何将零星的时间集中成大块连续性的时段 以下三步骤可实现 一 记录时间二 管理时间三 统一安排时间 有效的管理者知道 如果要管理好自己的时间 首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的 在大型的组织中 如果职员绩效表现不错 往往是因为该组织的高级主管能定期地抽出时间来与他们进行交流 甚至一些资历较浅的职员交流 你认为我们组织的领导 对你的工作应该了解些什么 你对我们这个组织有什么看法 你觉得我们还是有哪些尚未开拓的机会 你觉得我们有哪些尚未察觉的危机 还有 你希望从我这里知道些什么 如果没有这样轻松的交流 职员工作就会丧失热情 成为得过且过的人 或者只关注自己的领域 看不到整个组织的需要与机会 当然这样的交流也是非常费时间的 示例 这实际上意味着管理者必须干更多的事 据说通用汽车公司前任总裁斯隆先生对于人事问题 从来不在问题第一次提出就做决定 他通常是先做一个初步判断 而初步判断往往也得花费好几小时 然后 他将问题搁置一旁 隔几天甚至几星期之后 再拿出来重新考虑 而且不会受第一次判断的影响 他往往要反复考虑好几次 斯隆先生一向以知人善任而闻名 有人问他用人的秘诀是什么 据说他的回答是 我没有秘诀 我只是有这样的感觉 我第一念到的人选 往往不会是最适当的人选 我总要反复再三 才做最后的决定 斯隆用人如此谨慎 然而我们也知道 其实在别的方面他并不是一个很有耐心的人 看到这则故事 您是否可以谈谈您的想法呢 示例 一件工作 用 脚 的时间越少 体力劳动 则需用 头 的时间肯定越多 脑力劳动 为了使一般工人 机械操作员等工作变得更容易 就必须更加重知识工作者的工作 创新与变革形成了对管理者时间的过度需求 所以作为管理者 一定要了解自己是如何使用时间的 第一步 记录时间耗用的实际情形 管理者经常保持这样一份的时间记录 每月定期拿出来检讨 有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段 每天记录 一年内记录两三个时段 这样他们就知道自己的时间花在哪里 哪些是浪费不需要做的 哪些可以做得更简单一些 哪些更应该深入些 等等 记录时间并不是一朝一夕的事情 必须持之以恒 第二步 系统的时间管理 1 首先找出什么事根本不必做 做了等于浪费时间 无助于成果 2 时间记录上的哪些活动 事情是否可由别人代替 3 管理者自己可以控制并可以消除的 管理者在浪费别人的时间 某财务部经理深感会议浪费太多的时间 通常不管讨论的是什么 他都通知财务部各单位主管全体来开会 其结果各主管为了表示自己对问题的关切 都表示意见 但意见却大多与问题无关 会议时间自然就拖长了 后来 这个财务经理想了一个两全的办法 开会前他先发一份通知 兹订于星期三下午3时 于四楼会议室 邀请赵钱孙李四君开会讨论下年度资本预算问题 如哪位需了解这个问题或愿意参与讨论亦请届时出席 如无法出席 我们将于会后立刻呈送记录 供各位参考并希望提供宝贵意见 示例 第二次世界大战期间 罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生就是一个实例 霍普金斯当年体衰力竭 举步维艰 每隔一天才能办公几个小时 因此 他不能不把一切事务撇开 仅处理真正重要的工作 但这丝毫无损于他的有效性 丘吉尔还对他钦佩备至 赞美他是一位 盖世奇才 他完成的任务 当年美国政府无人能出其右 当然霍普金斯只是一个特例 但他的故事 告诉我们大胆减少无谓的工作 绝对无损于有效性 示例 第一点 找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素 一个平静无波的工厂 必是管理上了轨道 如果一个工厂常是高潮迭现 在参观者看来忙得不可开交 就必是管理不善 管理好的工厂 总是单调无味 没有任何刺激动人的事件 那是因为凡是可能发生的危机都早已预见 且已将解决办法变成例行工作了 同一个危机如果重复出现 往往是疏忽和懒散造成的 第二点 人员过多 也常常造成时间浪费 某工作2人在2天内可以完成 4人一起做需几天完成 这样的问题对于小学生来说答案应该是1天 但是在一个组织里 正确的答案可能是4天 甚至于是永远无法完成 因为人员太多 大家的精力没有花在工作上 而是花在了协调关系上了 用一个人 应该每天的工作都需要用他 判断人数是否过多 有一个靠得住的标准 如果一个高级管理人员不得不将他的工作时间1 10花在处理所谓的 人际关系问题 上 那么这个单位就嫌人数过多了