机关档案管理实施细则

公司机关档案管理实施细则1 基本要求 1.1 本细则所称档案是指公司机关（以下简称机关）在各项管理工作中形成的、具有保存价值的、不同形式、不同载体的记录材料（以下简称文件材料）。 1.2 机关档案是公司档案的重要组成部分，是公司生产经营、改革发展决策部署和工作安排的真实记录，是不可或缺的重要信息资源。机关各部门形成办理的应归档文件材料，须整理后移交机关档案部门统一保管，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。 1.3 机关档案工作是机关工作的组成部分，是维护公司合法权益、传承企业文化、信息风险防范的基础工作。 1.4 机关档案管理执行“集中统一管理”的管理原则。 2 管理机构及职责 2.1 办公室负责机关各部门管理类档案管理；人事部负责党组管理干部及机关员工人事档案管理（人事档案收集整理、保管和利用按照人事档案管理规定执行）；各部门负责本部门各类文件材料的收集整理工作，按期向办公室、人事部移交。 2.2 办公室主要履行以下职责： 2.2.1 贯彻执行上级档案工作的法律、法规和制度，制定并组织实施机关各类档案管理标准办法。 2.2.2 集中统一管理机关的档案，确保档案安全。 2.2.3 积极开展档案实体查询和网上查询服务，为机关和企业各项工作提供便利。 2.2.4 监督指导各专业档案管理。负责对机关各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督指导、检查。 2.2.5 负责机关专兼职档案人员的业务培训。 2.2.6 负责机关档案信息化工作。 2.3 各部门（办公室或综合处）主要职责： 2.3.1 建立部门处室归档管理网络，监督指导各处室完成文件材料收集整理工作。 2.3.2 检查汇总本部门年度归档文件材料，向办公厅办理档案移交工作。 3 收集整理与归档 3.1 归档范围 根据国家档案局企业文件材料归档范围和档案保管期限规定及机关各部门工作职责、内部控制手册和业务流程等管理要求，对在工作中形成办理的文字、电子、声像和实物等文件材料，依照归档原则要求，制定归档明细表（详见附件），各部门归档明细表每年修订一次。 3.2 归档时间 3.2.1 各部门管理类文件材料（文书、合同等）于次年6月底前完成整理移交归档；重大及一般合同（协议）由合同主办部门于次年6月底前完成整理移交归档；明传电报、党中央国务院及国家部委来文由办公厅（文件处）于次年4月底前完成整理移交归档。 3.2.2 会计档案由相关部门专业处室收集整理归档，其档案由相关专业处室保管1年后向办公室移交。 3.2.3 固定资产投资建设项目（基建工程、科研项目、信息化项目）形成的文件材料在项目竣工后3个月内完成收集整理工作，项目档案验收按照公司建设项目档案验收细则执行，验收通过后向办公室移交归档。 3.2.4 公司战略协议（意向书）、声像档案、电子文件（数据）光盘或移动硬盘、奖牌证书、公司接受的赠品等文件材料，在工作结束后，1个月内向办公室移交归档。 3.2.5 重大活动（指重要会议、重要人物来访、大型庆典、大型展览、重要文化活动、突发事件处理等）形成的文件材料，在活动（会议）结束后，由承办部门向办公室移交归档。 3.2.6 应随时归档的文件材料： 3.2.6.1 属档案信息变更、修改及补充归档的文件材料； 3.2.6.2 机构调整、员工离岗离任，应移交归档的文件材料； 3.2.6.3 其他工作结束后应归档的文件材料。 3.3 归档要求 3.3.1 实行“谁形成，谁归档”的归档整理制度，即各部门文件材料由部门处室或形成者收集整理归档，并录入“公司档案管理系统”。 3.3.2 归档文件材料应确保齐全完整，准确有效。 3.3.3 管理类文件材料整理以“件”为单位，应符合归档文件整理规则（DA/T22）的要求。 3.3.4 会计档案整理应符合会计档案案卷格式（DA/T39）的要求。 3.3.5 建设项目档案整理应符合国家相关行业管理标准规范。 3.3.6 审计档案的整理应符合公司审计档案管理办法的要求。 3.3.7 电子文件材料归档符合电子文件归档与管理规范（GB/T18894）的要求。 4 档案接收与保管 4.1 各类档案接收前须认真检查，检查验收合格后方可办理档案移交手续。 4.2 各类档案应建立管理台账。 4.3 档案存放应排放整齐，库房、柜架标识清晰。 4.4 特殊载体档案按保管要求分别存放。 4.5 特类档案（党组会议记录材料、人事任免、案件卷宗等需特别管理的文件材料）实行专人专柜管理。 4.6 档案库房、阅览室、办公室实行三分开，非档案人员未经允许不得进入档案库房。 4.7 档案库房应达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防污染、防有害气体及防有害生物等“八防”要求。 4.8 档案库房设备应定期检查，存在隐患应及时报告并通知机关服务中心相关部门排除。 4.9 每年12月开展一次库藏档案清理核对工作，做到账、物相符。 4.10 对保管期限已满应予销毁的档案，由办公厅会同档案形成部门按照国家有关规定开展鉴定与销毁工作。 5 档案借阅管理 5.1 办公室对机关及企业开展档案查阅、档案复制、来函代查、出具档案证明、档案业务咨询等服务。 5.2 机关工作人员查阅档案时，须出示机关门禁卡或部门办公室介绍信。 5.3 涉及国家秘密及公司核心商业秘密、知识产权保护的档案，须经档案形成部门同意，方可查阅。未经允许，不得向外部人员提供档案查阅服务，确因工作需要，由主办部门出具书面档案查阅批件并指定专人负责办理借阅手续。 5.4 查阅审计、纪检监察档案须经形成部门领导批准；查阅党组会、董事会、监事会、经理办公会等会议材料档案须经办公厅领导批准；查阅党组会原始记录、录音须经集团公司党组书记批准。 5.5 涉及国家秘密和公司核心商业秘密的档案不得借出，确因工作需要借出时，须提供书面申请，借出档案按公司保密管理规定妥善保管。 5.6 查阅档案时，不得损坏、删改、涂沫、剪贴、拆散档案。 5.7 未经办公厅和档案形成部门允许，任何单位或个人不得擅自公布档案内容。 5.8 库藏档案因工作需要借出时，使用后应及时归还，借出时间不得超过7天，借出档案不得转借他人。 5.9 涉及国家秘密及公司核心商业秘密的档案一律不得复制上网，不得擅自复制。 5.10 查阅档案须认真办理借阅登记。 6 处罚与监督检查 6.1 对违反本细则规定的，将依据国家档案管理违法违纪行为处分规定及公司相关规定给予通报或处分；涉嫌犯罪的移交司法机关依法处理。 6.2 机关档案管理工作的监督检查按照公司档案工作评价规定执行。