公务卡使用及管理办法

公务卡使用及管理办法为进一步规范财务报销制度，减少现金支付结算，提高支付透明度，加强财务监督，根据XX关于实施公务用卡强制结算目录的通知文件精神，结合我单位工作实际，制定我局公务卡使用及报销管理办法： 一、公务卡结算的范围以现金方式支付的日常公用支出和单位批准的1万元以下的零星购买支出。包括：办公用品购置费、印刷费、差旅费、培训费、会务费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、租赁费、手续费、小型维修费及其他零星商品和服务购买等公务性支出。二、公务卡的使用和管理1、公务卡实行“一人一卡”实名管理。对新增工作人员，应及时组织办理公务卡的申领手续；对调离本单位的，应及时通知持卡人办理相关变更或注销手续。公务卡用于单位公务支出的结算，持卡人在未办理报销手续之前，无论是公务消费还是个人消费均属个人行为，个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。2、公务卡的卡片和密码均由个人负责管理。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理，并由发卡行及时通知单位财务部门维护公务卡管理系统，一般可申请1万至3万元的信用额度。3、持卡人自行负责日常对账，对消费交易有疑义的，可按发卡行相关规定提出查询；涉及公务消费的，可要求财务部门予以帮助。三、公务卡的报销规定1、持卡人应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，并取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证。2 、持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出，应早于发卡行的还款限期内到财务科办理报销手续。3、若遗失公务卡消费交易凭条（银联小票）的，持卡人可通过发卡行网点、电话银行、网上银行等途径查询，并把获取的“交易时间”“交易金额”“交易地点”等信息在财务报销凭证背面证明。4、公务卡能够透支提现，透支提现的相关费用由持卡人承担。超过还款日还款的：因持卡人报销不及时引起的，由持卡人承担相应的利息、滞纳金等；因预算单位归还款项不及时引起的，由单位承担利息等费用，并与发卡行协商消除对持卡人资信产生的影响。四、公务卡结算的报销原则1、使用公务卡结算，不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。2、持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得本人签名的公务卡消费交易凭条（银联小票）和相应的原始发票作为将来报销依据。3、有下列情形之一的，所产生费用由持卡人个人承担，不予报销：使用公务卡用于个人消费的部分；报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条（银联小票）不符的；持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等；因持卡人个人原因，未能在公务卡免息期内申请报销，所造成的罚息和滞纳金等；因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。五、公务卡结算的报销程序1、对于差旅费、会务费、招待费、购买物品等公务支出，使用公务卡结算的，应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条（银联小票）。2、持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续，最迟应于免息还款日前7天整理所有公务消费合规的原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条（银联小票），按财务报销审批程序进行报销。必要时，报销人还需提供购物明细或消费清单。3、持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单，并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息，经财务人员审核后先办理借款手续，于免息还款期前先将资金转入公务卡，日后按正常报销手续冲账报销。4、会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条（银联小票）及报销凭证等进行审核后，根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息，查询核对公务消费的真实性，审核确认后予以报销。六、持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定，规范使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果，由持卡人负责，单位不承担由此引发的任何责任。七、本暂行办法由财务科负责解释。 END