公司档案管理手册

1/34 档案管理手册档案管理手册 目 录 一、分类方案 1.1 档案分类方案 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表 二、管理办法 2.1 归档文件整理方法 2.2 员工人事档案管理办法 2.3 建设工程档案管理办法 2.4 声像档案管理办法 2.5 会计档案管理办法 三、规章制度 3.1 档案保密制度 3.2 档案保管制度 3.3 档案统计制度 3.4 档案利用查阅制度 3.5 档案鉴定制度 3.6 档案销毁制度 3.7 档案库房管理制度 3.8 档案防火安全制度 3.9 档案管理的工作流程 四、其它 附表一 案卷封面 附表二 卷内文件目录 附表三 备考表 附件四 声像档案目录 附表五 案卷封面 附表六 卷内目录 2/34 一、分类方案一、分类方案 1.1 档案分类方案 1.1.1 目的 为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开 发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情 况，特制定本分类方案。 1.1.2 适用范围 本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公 司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。 1.1.3 定义 （1）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形 式的文件材料。 （2）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 1.1.4 管理职责 （1）浙江环球集团公司行政部负责制定企业档案分类方案 。 （2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行企业档案分类方案 。 1.1.5 分类原则 （1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业 档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当 考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为 了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。 1.1.6 类目的设置 （1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、 会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。 档案分类、归 档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。 （3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归档范围与保 管期限表中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。 （4）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案 实体的类目可空号不用。 1.1.7 分类方法 （1）行政管理类的归档文件采用：问题年度保管期限进行分类。 （2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。 （3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。 （4）会计档案类的二级类目按文种设置。 3/34 1.1.8 标识符号 （1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即： 行政管理类 - 0 经营管理类 - 1 建设工程类 - 2 会计档案类 - 3 特殊载体- 4 1.1.9 档号编制与排列 （1）文书立卷以文件级排列，示例： 02. 2001-1 | | | | 案卷顺序号 | | | 年度 | | 二级类号 | 一级类号 （2）文书以外按分类体系排列，示例： 1. 2. 4-1 | | | | 卷内顺序号 | | | 三级类号 | | 二级类号 | 一级类号 （3）行政管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为： 归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成 套性文件可集中排列。 归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内 容。 （4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为： 均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。 均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用 等工作。 （5）会计档案类的编号排列方法： 按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目 顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。 案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。 （6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企 业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以 采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。 1.2 档案分类、归档范围及保管期限表 一级 类别 类目 编号 类目名称基本范围 保管 期限 备注 4/34 1. 公司章程及修正案； 2. 股东会、董事会、监事会形成的各种决 议、决定； 3. 股本结构及相关权益的确定调整、股东 红利分配等 永久 股权管理 4. 董事长出具的授权委托书、证明、函等视文件 有效期 限 权证1. 非现行使用的营业执照、组织机构代码证、 商标证、税务登记证、资质证书及工商资 质申报资料； 永久 企业沿革本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿 革、大事记 永久 1. 本公司向上级单位报送的行政类请示及批 复，现平级单位的函等，支下级请求或报 告的批复等。 2. 企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳 动合同纠纷案件资料等。 3. 规章制度、规范性文件，上级单位下发的 规范性文件 长期行政文件 4. 与外单位签订的行政类合同、协议； 5. 本公司发文。 短期 1.各类会议、文娱活动的通知。短期会议活动 2. 政府重要领导人、知名人事视察本企业的 题词；3.总办公会议记录、纪要； 3. 其它重要行政专题会议纪要、记录。 长期 自有产权房产证、土地证原件（复印件） 、购 房协议 2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿） 、 清单、使用说明书、交接凭证； 永久资产设备 3.房屋租赁合同长期 1. 员工名册（每月） 、公司任免文件；永久 2. 人员录用、转正、调配、退休、考核晋升 等申批记录、聘用、奖惩文件； 行 政 管 理 类 0 人事劳资 3. 劳动工资年报、分配方案、员工职称、社 保材料 长期 一级 类别 类目 编号 类目名称基本范围 保管 期限 备注 4.员工教育培训记录短期 经 1 综合类1.借贷、担保、信用合同（资金类）长期 5/34 2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报 道的定稿及样本； 3.产品定价、调价请示及批复， 4.各类统计报表 永久 5.小区交接验收记录、交接明细表； 6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录； 长期 7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠 审批记录、房屋交货验收记录。 短期 营 管 理 类 销售合同类1.商品房买卖合同；商品房补充协议；车库买卖 合同；协议等 2.产品说明书 3.质量保证书； 4.明码标价书等 永久 建 设 工 程 类 2 建设工程1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图 （电子文档） 2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资 料 3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图 （电子文档） 永久 会 计 档 案 类 3 会计档案1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关 制度等； 2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类 统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理 材料、经济核算及依据材料等 按保 管期 限要 求 特 种 载 体 类 4 声像档案1. 政府重要领导人、知名人事视察本公司形成 的声像资料； 2. 本公司有关人员参加外界组织的重要会议， 会见以及外事活动形成的声像资料； 3. 本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰 等形成的声像资料； 记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声 像资料；其他楼盘的调研资料； 4. 本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资 料； 5. 本公司每次总办会录音资料等。 永久 一级 类别 类目 编号 类目名称基本范围保管 期限 备注 6/34 电子档案1. 本公司 OA 系统中形成的永久和长期类文件 （与纸质文件同） ； 2. 工程建设中形成的材料； 3. 本公司使用的各种数据文件； 4. 本公司设备运行中所需要的操作系统； 5. 公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动 中形成的材料； 6. 公司每次总办会的 PPT 永久 特 种 载 体 类 实物档案各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久 说明:本表供子公司（版板）参考执行，也可根据实际情况自行调整或另行制订 二、管理方法二、管理方法 2.1 归档文件整理办法 2.1.1 目的 为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国 家档案局归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 、 归档文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6)，结合 浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。 2.1.2 适用范围 本办法适用于浙江环球集团公司、各子公司办公文件归档的整理。 2.1.3 定义 （1）归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质 文件材料。 （2）归档文件整理-是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。 （3）件-是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件 为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文 与复文可为一件。 2.1.4 管理职责 （1）集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。 （2）各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。 2.1.5 整理要求和整理范围 （1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （2）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行档案分类、归档范 围与保管期限表 。 2.1.6 整理 7/34 （1）质量要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （2）装订、分类、排列、编号、编目 装订 归档文件应按件装订。 A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被 转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 B.装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，